Los asientos contables de las facturas
FacturaScripts genera automáticamente un asiento contable al guardar una factura de venta o de compra con un total distinto de cero. El asiento queda vinculado a la factura y puedes consultarlo desde su pestaña Asientos.
Si la configuración contable está incompleta, la factura puede guardarse sin asiento. En ese caso puedes corregir la configuración y volver a generarlo, de forma individual o en bloque.
⚙️ Qué contabiliza FacturaScripts
El asiento de la factura recoge:
- La deuda del cliente o con el proveedor.
- Las ventas o compras, separadas por las subcuentas configuradas en los productos o familias cuando corresponda.
- El IVA soportado o repercutido y el recargo de equivalencia.
- Las retenciones, los suplidos y las particularidades de operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo.
Si un producto o su familia no tienen una subcuenta específica, se utiliza la cuenta especial de ventas o compras. En las facturas rectificativas se usan las cuentas especiales de devoluciones cuando están configuradas.
La fecha del asiento es la Fecha de devengo de la factura; si está vacía, se utiliza la fecha de la factura. El diario y el canal analítico se toman de la serie.
🧾 Generar el asiento de una factura
- Abre la factura desde Ventas → Facturas o Compras → Facturas.
- Entra en la pestaña Asientos.
- Si no aparece ningún asiento, pulsa Generar asiento contable.
Cuando termina correctamente, el asiento aparece en esa misma pestaña y puedes abrirlo para revisar sus partidas.
Si la factura ya tiene un asiento vinculado, FacturaScripts muestra un aviso y no crea otro.
🪄 Generar los asientos pendientes en bloque
En los listados Ventas → Facturas y Compras → Facturas, abre el botón Acciones y pulsa Generar asientos contables. El botón solo aparece cuando hay facturas recientes pendientes de contabilizar.
No necesitas seleccionar facturas. Esta acción no utiliza las filas marcadas ni los filtros del listado: en cada ejecución procesa hasta 300 facturas del mismo tipo que cumplan estas condiciones:
- No tienen asiento vinculado.
- Su total es distinto de cero.
- Su fecha está dentro del último año.
- El usuario tiene permiso para acceder a ellas.
Si hay más de 300, vuelve a ejecutar la acción. Para una factura de hace más de un año, utiliza el botón Generar asiento contable de su propia pestaña Asientos.
Si una factura del lote no se puede contabilizar, la operación se cancela. Corrige el error indicado y vuelve a ejecutarla.
🔍 Encontrar facturas sin asiento
En el listado de facturas, pulsa Filtros y activa Factura sin asiento contable. Así podrás localizar las facturas que necesitan revisión, incluidas las antiguas que la acción masiva no procesa.
🔄 Qué ocurre al modificar o eliminar una factura
Cuando modificas datos que cambian la contabilidad de una factura editable, FacturaScripts elimina el asiento vinculado y genera uno nuevo con los importes actualizados. Por este motivo, los cambios manuales realizados directamente en ese asiento pueden perderse si después vuelves a modificar la factura.
Al eliminar una factura también se eliminan sus recibos y su asiento. Si el asiento no se puede eliminar, tampoco se elimina la factura.
Para corregir una factura ya emitida o contabilizada es preferible crear una factura rectificativa, conservando así la trazabilidad.
💰 Asiento de la factura y asiento del cobro o pago
Son operaciones distintas:
- El asiento de la factura registra la venta o compra, los impuestos y la deuda con el cliente o proveedor.
- El asiento del cobro o pago cancela esa deuda contra la cuenta bancaria o de caja de la forma de pago.
Al marcar un recibo como pagado, FacturaScripts registra el pago y genera su asiento automáticamente. Si ese asiento no se pudo crear, abre el recibo, entra en la pestaña Pagos, selecciona el pago y pulsa Generar asiento contable.
Consulta los recibos de facturas de venta o los recibos y pagos a proveedores para ampliar esta parte.
⚠️ Motivos habituales por los que no se genera
- La factura tiene total cero o ya tiene un asiento.
- El ejercicio contable no existe, está cerrado o no tiene un plan contable cargado.
- Faltan cuentas o subcuentas en el ejercicio.
- No se puede obtener la subcuenta del cliente, proveedor o acreedor.
- Faltan cuentas especiales de ventas, compras, devoluciones, suplidos u otras necesarias.
- Los impuestos o retenciones no tienen las subcuentas necesarias.
- El asiento resultante no cuadra.
Lee el aviso que aparece al generar el asiento: normalmente indica la cuenta, el impuesto, el cliente, el proveedor o el ejercicio que debes revisar.