Grupos y permisos de usuario

En FacturaScripts los permisos no se asignan usuario por usuario, sino a través de grupos. Para limitar lo que puede hacer una persona hay que crear un grupo con esas restricciones y asignarle el usuario. Puedes gestionar los grupos desde el menú Administrador → Usuarios, pestaña Grupos.

Los usuarios marcados como administradores no se ven afectados por los grupos: tienen acceso total a todo y no se les puede restringir. Los permisos solo tienen efecto sobre los usuarios que no son administradores.

👥 Crear un grupo

Pulsa el botón nuevo, escribe una descripción o nombre para el grupo y pulsa guardar. Una vez guardado aparecen dos pestañas más:

Reglas: los permisos del grupo, página por página.
Usuarios: los usuarios que pertenecen al grupo. Desde aquí puedes añadir o quitar varios de una vez, en lugar de ir a la ficha de cada usuario.

🔑 Las reglas de acceso

En la pestaña Reglas aparece la lista de todas las páginas del programa, cada una con seis casillas:

Mostrar: el usuario puede acceder a la página. Es la casilla principal: si la desmarcas, la regla se borra por completo y las otras cinco casillas dejan de tener efecto. Marca siempre Mostrar antes de dar cualquier otro permiso.
Mostrar solamente registros del usuario: el usuario solo verá los registros creados por él mismo o vinculados a él. Lee el apartado Solamente mis registros porque tiene varios detalles importantes.
Permitir modificar: puede crear y editar registros.
Permitir importar: puede cargar datos desde un archivo.
Permitir exportar: puede imprimir o descargar el listado en PDF, Excel, CSV, etc.
Permitir eliminar: puede borrar registros.

Después de marcar o desmarcar casillas, recuerda guardar.

📖 Listados y formularios son páginas distintas

Este es el error más habitual al configurar permisos. En la lista de reglas aparecen tanto los listados (por ejemplo, el listado de facturas de cliente) como los formularios de edición (la ficha de una factura), y son páginas independientes.

Si le das acceso al listado de facturas pero no al formulario, el usuario verá la lista pero no podrá abrir ninguna factura. Y si quieres que pueda editarlas, el permiso modificar tiene que estar en el formulario, no solo en el listado.

👨‍👩‍👧 Si el usuario pertenece a varios grupos

Los permisos de los distintos grupos se suman: basta que uno de los grupos permita modificar para que el usuario pueda modificar.

⚠️ Pero cuidado, porque la restricción Mostrar solamente registros del usuario también se suma, y al ser una restricción el resultado es el contrario de lo que se espera: si cualquiera de los grupos del usuario la tiene marcada, el usuario queda restringido, aunque otro grupo no la tenga. Añadir un grupo más permisivo no levanta esa restricción; hay que quitarla del grupo que la impone.

🙋 Solamente mis registros

Cuando marcas Mostrar solamente registros del usuario, FacturaScripts filtra los listados para que el usuario solo vea lo que es suyo. La propiedad se decide con dos campos, según los tenga la tabla:

El agente vinculado al usuario (campo agente de su ficha).
El usuario que creó el registro.

Si el registro coincide con cualquiera de los dos, el usuario lo ve.

⚠️ Necesita un agente asignado

Si la página trabaja con registros que se identifican por agente (facturas, albaranes, pedidos, presupuestos…) y el usuario no tiene un agente asignado en su ficha, no cumple ningún criterio de propiedad y el listado le aparecerá completamente vacío.

Por eso, si activas esta restricción, asigna siempre un agente al usuario.

Páginas donde no tiene efecto

Si la tabla de esa página no guarda ni agente ni usuario (por ejemplo, familias, fabricantes o impuestos), no hay forma de saber de quién es cada registro, y la restricción simplemente no se aplica: el usuario verá todos los registros.

💡 Ejemplo: un comercial que solo ve sus ventas

Crea un agente para el comercial.
En la ficha del usuario, asígnale ese agente.
Crea un grupo llamado Comerciales.
En la pestaña Reglas, busca las páginas de clientes, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de venta, tanto los listados como los formularios, y marca en todas ellas Mostrar, Mostrar solamente registros del usuario y Permitir modificar. Deja sin marcar Permitir eliminar.
Guarda, y en la pestaña Usuarios del grupo añade al comercial.

Si además no quieres que vea los precios de coste ni los beneficios, usa los niveles de usuario.