Diferencias entre Albaranes, Facturas, Pedidos y Presupuestos
FacturaScripts permite trabajar con presupuestos, pedidos, albaranes y facturas tanto en compras como en ventas. Cada documento representa una fase distinta de la operación y puede generar el siguiente sin tener que volver a escribir las líneas.
📝 Presupuestos
Un presupuesto comunica precios y condiciones a un cliente o recoge una oferta de un proveedor. No confirma todavía la operación y, con los estados predeterminados, no modifica el stock.
Los presupuestos de venta pueden tener una fecha de caducidad. Puedes indicar el plazo predeterminado en Administrador → Panel de control y cambiar la fecha en cada presupuesto. Al abrir el listado, los presupuestos vencidos pasan al estado de caducado.
Cuando se acepta un presupuesto, puedes convertirlo en pedido o directamente en factura mediante sus estados.
🛒 Pedidos
Un pedido refleja un compromiso de compra o venta. Con los estados predeterminados:
- Un pedido de venta suma unidades a Reservado: siguen físicamente en el almacén, pero ya están comprometidas con un cliente.
- Un pedido de compra suma unidades a Pendiente de recibir: todavía no han llegado, pero esperas recibirlas del proveedor.
Los pedidos se pueden cancelar o convertir en albaranes o facturas.
📦 Albaranes
Un albarán acredita la entrega o recepción de mercancía. Con los estados predeterminados, el albarán de venta resta existencias y el de compra suma existencias.
Después puedes convertir uno o varios albaranes en una factura. Si agrupas varios, obtendrás una sola factura con las cantidades pendientes.
- Cómo hacer un albarán de venta
- Cómo registrar un albarán de compra
- Cómo agrupar albaranes en una sola factura
🧾 Facturas
La factura es el documento fiscal de la operación y permite controlar cobros o pagos mediante recibos. Con los estados predeterminados, las facturas de venta restan stock y las de compra lo suman.
Si la factura procede de un albarán, el programa traspasa el movimiento: el documento de destino actualiza el stock y no se cuenta dos veces.
🔄 El papel de los estados
El efecto real de un documento no depende solo de que sea un presupuesto, pedido, albarán o factura: lo determina su estado. Cada estado indica si el documento es editable, cómo actualiza el stock y qué tipo de documento puede generar.
Los valores de Actualizar stock son:
- No hacer nada: no altera ninguna cantidad.
- Reservar: aumenta la cantidad reservada.
- Prever: aumenta la cantidad pendiente de recibir.
- Restar: reduce las existencias físicas.
- Sumar: aumenta las existencias físicas.
Puedes consultar y configurar los estados en Administrador → Panel de control → Estados. Si los personalizas, el comportamiento puede ser distinto del descrito arriba.
Para ampliar la información, consulta los estados del documento y el stock del producto.
🪄 Agrupar, dividir o aprobar parcialmente
Desde los listados de presupuestos, pedidos y albaranes puedes seleccionar uno o varios documentos y abrir Acciones → Agrupar o dividir. El asistente permite combinar documentos compatibles o generar solamente parte de sus líneas.