RRHH: Archivos y/o documentos de los empleados

Podemos incluir distintos tipos de documentos a la ficha de los empleados. Para ello necesitaremos primero completar la lista de los distintos tipos de archivos que vamos a permitir. Por defecto el plugin crea: Contrato, D.N.I / N.I.E, Nómina, Justificante, Otros, pero podemos añadir otros tipos o clasificaciones según nuestras necesidades.

Para administrar (consultar, modificar y/o crear nuevos) debemos ir al menú RRHH, y escogemos la opción Datos básicos. Nos aparece una pantalla con distintas pestañas, debiendo pulsar sobre Tipos de Documentos.

Añadir un documento

Estando en la ficha del empleado al cual pertenece el documento, podemos consultar los archivos adjuntos a su expediente pulsando sobre la opción Archivos situada justo en el menú a la derecha de la ficha. Al pulsar podremos ver la lista de documentos junto con una pequeña previsualización del documento. También podemos ver el detalle y descargar una copia del documento pulsando el botón Descargar.

En la parte superior de la lista de documentos encontramos el botón Añadir que nos permite, en la ficha que se despliega, introducir un nuevo documento. Los documentos, además del propio archivo, permiten un conjunto de datos que nos ayudan a gestionarlos:

  • Año: Permite agrupar los documentos en el panel del empleado por cada ejercicio.
  • Tipo: Indica el grupo o clasificación a la que pertenece el archivo. Esto también se ve reflejado en el panel del empleado.
  • Caduca: Es la fecha en la cual el archivo dejará de ser válido. Es útil, por ejemplo en el caso de contratos. Cuando existen archivos caducados aparecerá una nueva pestaña al consultar la lista de empleados.
  • Público: Indica si el archivo saldrá visualizado o disponible para el empleado en su panel. Los archivos privados o no públicos sólo se pueden consultar por los empleados que tienen acceso a la ficha del empleado.

Panel del Empleado

Cuando un empleado tiene documentos marcados como públicos, al visualizar su panel de empleado se muestra una pestaña junto a la de Asistencias con el título de Archivos. En esta nueva pestaña se le muestran todos sus documentos agrupados por Tipo -> Año. El empleado puede ver o descargar dicho archivo mediante el botón Descargar.


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