Contabilizar las nóminas

Al contabilizar una nómina, el programa crea el asiento de la nómina del periodo: recoge en el Debe los devengos y en el Haber las retenciones, la Seguridad Social y el líquido pendiente de pagar a cada empleado, con una partida por cada concepto de cada empleado. Antes de contabilizar, la nómina debe estar revisada, como se explica en crear la nómina del mes.

⚙️ Antes de empezar

• En la configuración de Recursos Humanos debe estar elegido el Diario en el que se crearán los asientos.
• La Fecha de la nómina debe pertenecer a un ejercicio de su empresa que esté abierto.
• Todas las subcuentas de las líneas de la nómina deben existir en ese ejercicio.
• La nómina debe tener al menos un empleado.

📒 Contabilizar

1. Abre la nómina desde menú RRHH → Empleados, pestaña Nóminas.
2. Pulsa el botón Contabilizar y confirma.
3. Revisa los asientos creados en la pestaña Asientos de la nómina.

El asiento se crea con:

• Fecha: la Fecha de la nómina.
• Concepto: la Descripción de la nómina.
• Diario: el elegido en la configuración de RRHH.
• Partidas: una por cada línea de la nómina de cada empleado, en la subcuenta y la columna (Cargo) de la línea, con el concepto "Salario: " seguido del nombre del empleado.

Si usas canales de contabilidad analítica, las líneas de cada canal se contabilizan en asientos separados, cada uno con su canal.

Las líneas con importe cero también generan su partida, a cero. Si una línea tiene importe negativo, como unas horas extras negativas, su partida se registra en la columna contraria con el importe en positivo.

Si falta alguno de los requisitos, el programa muestra el aviso correspondiente (ejercicio no encontrado o cerrado, subcuenta no encontrada, error durante la contabilización) y no crea ningún asiento.

Los asientos de la nómina quedan bloqueados para que no se modifiquen por error desde la contabilidad.

🧾 Ejemplo de asiento con importes de la gestoría

Con el salario del ejemplo 1 de preparar el salario de los empleados, la nómina de un empleado genera estas partidas:

• 640 Sueldos y salarios (base salarial): 1.600,00 al Debe.
• 640 Sueldos y salarios (complemento salarial): 200,00 al Debe.
• 642 Seguridad Social a cargo de la empresa: 569,70 al Debe.
• 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores (empresa): 569,70 al Haber.
• 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores (trabajador): 117,00 al Haber.
• 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: 216,00 al Haber.
• 465 Remuneraciones pendientes de pago: 1.467,00 al Haber.

El Debe y el Haber suman 2.369,70. Con varios empleados, el asiento recoge las partidas de todos ellos.

🧾 Ejemplo de asiento con retenciones por porcentaje

Con el salario del ejemplo 2 y 4 horas de más en el periodo:

• 640 Sueldos y salarios (base salarial): 1.600,00 al Debe.
• 640 Sueldos y salarios (complemento salarial): 200,00 al Debe.
• 640 Sueldos y salarios (horas extras): 60,00 al Debe.
• 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores (trabajador): 120,90 al Haber.
• 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: 223,20 al Haber.
• 465 Remuneraciones pendientes de pago: 1.515,90 al Haber.

El Debe y el Haber suman 1.860,00.

🗂️ La pestaña Asientos

Muestra los asientos creados por la nómina con su Canal, Número, Ejercicio, Diario, Concepto contable, Importe, la Fecha creación (cuándo se contabilizó) y la Fecha de asiento. Pulsa sobre un asiento para abrirlo en la contabilidad.

↩️ Deshacer la contabilización

Mientras la nómina tiene asientos no se puede recalcular. Para corregirla:

1. En la pestaña Asientos de la nómina, marca todos los asientos y pulsa Eliminar. Se borran los asientos de la contabilidad.
2. Corrige la nómina y pulsa Recalcular, como se explica en crear la nómina del mes.
3. Vuelve a pulsar Contabilizar.

Si eliminas la nómina completa, se eliminan también sus asientos.

💳 Los pagos de la nómina

El programa crea el asiento de la nómina. El pago del líquido a los empleados, el de los seguros sociales y el ingreso de las retenciones se registran desde el área de contabilidad, como cualquier otro pago:

• Pago del líquido a los empleados: 465 al Debe y la cuenta del banco (572) al Haber.
• Pago de los seguros sociales, normalmente el mes siguiente: 476 al Debe y 572 al Haber.
• Ingreso de las retenciones al presentar el modelo 111: 4751 al Debe y 572 al Haber.