Panel del Empleado
El Panel del Empleado agrupa las opciones que un empleado, tras haber iniciado sesión, puede necesitar diariamente, tales como datos de asistencias, vacaciones y archivos descargables. Esta opción se encuentra dentro del menú en Recursos Humanos → Panel de Empleado.
Para un funcionamiento adecuado, es necesario vincular al empleado con un usuario. Esto se puede realizar en la ficha del empleado, en el apartado Recursos Humanos mediante el campo desplegable Usuario. Es imprescindible que cada empleado que vaya a registrar asistencias tenga un usuario creado y que ese usuario tenga acceso a la opción Panel de Empleado en la configuración de roles. Recomendamos crear un grupo específico para aquellos casos en los que el usuario solo deba acceder al panel, sin acceso a otras opciones de la aplicación.
Los datos que el empleado/usuario puede ver están organizados en varias pestañas:
- Asistencias: Turno Laboral, Horario, Asistencias y Vacaciones.
- Otros: Vales de empleado y su liquidación. Esta pestaña solo aparece si el empleado tiene vales pendientes registrados.
- Archivos: Lista de documentos personales a los que el empleado tiene acceso.
🕒 Turno Laboral
Este panel, ubicado en la parte superior, indica las horas trabajadas en relación con el turno asignado al empleado durante la semana. Es un panel desplegable que, inicialmente, aparece minimizado, ya que también está diseñado para dispositivos móviles. Al hacer clic en el signo más (+) situado a la derecha, se muestra un comparativo semanal entre las horas teóricas, las reales y su diferencia. Además, se indica si existen incidencias en el registro de horas y el total de horas de la semana.
Cada fila de la tabla está identificada por una letra:
- T: Horas teóricas, las que el empleado debería trabajar según su horario.
- R: Horas reales, las efectivamente registradas mediante fichajes.
- D: Diferencia entre ambas. Los valores negativos se muestran en rojo, igual que el total semanal de la última columna.
- I: Incidencia del día, si la hay. Esta fila solo aparece cuando existe alguna incidencia en la semana.
Cuando hay incidencias o la diferencia semanal es negativa, el título de la tarjeta y el icono de desplegar se muestran en rojo, de modo que el empleado detecta el problema sin necesidad de abrir el panel.
🚨 Leyenda de Incidencias
- BE: Baja por Enfermedad
- VA: Día de Vacaciones
- PH: Día Festivo
- FE: Falta la Entrada
- FS: Falta la Salida
- SA: Día Sin Asistencia
- FT: Falta Turno de Trabajo
- JA: Asistencia Justificada
🖼️ Ejemplo
🗓️ Horario
Justo después del Turno Laboral, este panel permite consultar el horario a cumplir para cada día de la semana. Por cada periodo diario, se muestra una línea vertical correspondiente a cada día, con las franjas horarias a laborar. El día que se está consultando aparece resaltado en negrita.
🖼️ Ejemplo
⏱️ Asistencias
En este apartado, el empleado puede consultar los registros de sus marcajes en una lista. Por defecto, se muestran los marcajes del día actual, pero se puede navegar a días anteriores mediante los iconos << y >>. Cuando se consulta un día distinto al actual, la cabecera de la lista muestra la fecha consultada en lugar del título Asistencias.
En la parte superior hay tres botones que permiten al empleado interactuar rápidamente con sus marcajes del día:
- Entrada: Registra una entrada en la fecha y hora actuales.
- Salida: Registra una salida en la fecha y hora actuales.
- Manual: Abre una ventana donde el usuario puede solicitar marcajes en la fecha y hora deseada. Este botón solo aparece si el fichaje manual está permitido en la configuración de Recursos Humanos. El funcionamiento se detalla más adelante, en el apartado Fichaje Manual.
Si la aplicación tiene activada la geolocalización, el navegador solicitará permiso de ubicación al fichar y esta se guardará junto al marcaje. Si el empleado deniega el permiso, el marcaje se registra igualmente dejando constancia de que la ubicación no estaba disponible.
Cada línea de la lista muestra la fecha, la hora, si es entrada o salida y el motivo o la incidencia asociada. Los marcajes pendientes de autorización se muestran en rojo. Si un marcaje de entrada se ha producido con retraso respecto al horario, en lugar del motivo se indica RETRASO junto a los minutos acumulados.
Si la lista de marcajes corresponde al día actual, se permite al usuario eliminar un marcaje registrado; en el lado derecho aparece un icono de papelera. Los marcajes de días anteriores no se pueden eliminar. Al borrar un marcaje queda registrado internamente que la eliminación la realizó el propio empleado.
Finalmente, en la parte inferior se muestra un resumen del total de horas trabajadas.
⚠️ Aviso de retrasos
Si el empleado supera el número máximo de retrasos permitidos dentro del periodo de control configurado en Recursos Humanos, se muestra un aviso destacado en rojo sobre los botones de fichaje. Este aviso desaparece automáticamente cuando los retrasos dejan de estar dentro del periodo controlado.
🔁 Marcajes olvidados
Cuando la lista detecta dos marcajes consecutivos del mismo tipo, es decir, que falta una entrada o falta una salida entre ellos, se muestra un botón rojo entre ambas líneas indicando el error. Al pulsarlo se abre directamente la ventana de fichaje manual con la fecha ya seleccionada, el motivo Fichaje olvidado y una indicación de la hora mínima o máxima que se puede introducir para que el marcaje sea coherente. El empleado solo tiene que completar la hora y confirmar.
❓ Tiempo computable
Si en la configuración de Recursos Humanos está activada la pregunta de tiempo computable, al pulsar Entrada o Salida fuera del horario asignado para ese día, el panel preguntará si ese tiempo excedido de las horas de trabajo, debe computar como horas extras. Si el empleado responde que sí, el marcaje se registra con la hora real; si responde que no, el marcaje se ajusta automáticamente al límite del periodo de trabajo. Cuando el fichaje se realiza dentro del horario previsto no se pregunta nada.
✍️ Fichaje Manual
La ventana de fichaje manual permite al empleado registrar marcajes que no ha podido hacer en tiempo real. Se elige primero el tipo de fichaje:
- Entrada: Registra únicamente una entrada.
- Salida: Registra únicamente una salida.
- Jornada completa: Registra la entrada y la salida de un mismo día en una sola operación. Al seleccionarlo aparece un segundo campo de hora para indicar la salida. Ambos marcajes comparten el motivo y el justificante, y se crean de forma conjunta.
En todos los casos hay que indicar la fecha, la hora y un motivo, que es obligatorio. Opcionalmente, se puede adjuntar un documento justificante en formato imagen, PDF, DOC, DOCX u ODT. El archivo se comprueba antes de enviarlo, tanto por formato como por tamaño máximo permitido por el servidor.
La aplicación realiza las siguientes comprobaciones antes de aceptar el fichaje:
- La fecha y hora indicadas no pueden ser posteriores al momento actual.
- En una jornada completa, la hora de salida debe ser posterior a la de entrada.
- En una jornada completa, el tramo indicado no puede solaparse con marcajes ya existentes de ese día.
Todos los marcajes manuales quedan pendientes de autorización por parte de Recursos Humanos y se muestran en rojo en la lista de asistencias hasta que se autorizan.
El justificante adjunto se guarda además como documento del empleado, dentro del tipo Justificante, y queda disponible para su descarga desde la pestaña Archivos.
🖼️ Ejemplo
🔍 Consulta del Histórico
En la cabecera de la lista de asistencias, a la izquierda de la flecha de avance de día, hay un icono de lupa que abre la ventana de consulta del histórico de fichajes. Es una consulta de solo lectura: nunca modifica ni elimina los marcajes originales.
La ventana ofrece tres accesos rápidos: Esta semana, Semana pasada y Este mes. Al abrirse muestra directamente los datos de la semana actual. Debajo, el enlace Avanzado despliega una búsqueda por rango de fechas personalizado, indicando fecha de inicio, fecha de fin y pulsando Buscar.
El rango consultado no puede superar los 30 días. Por ese motivo, el acceso rápido Este mes muestra como máximo los últimos 30 días cuando el mes en curso ya es más largo.
Los resultados se presentan agrupados por día. Cada día muestra su total de horas en la cabecera y, dentro, cada periodo de trabajo con su hora de entrada y de salida y el tiempo correspondiente. Los periodos incompletos, aquellos a los que les falta la entrada o la salida, se muestran en rojo con la etiqueta Incompleto y no suman tiempo. En la parte inferior de la ventana se muestra el total general del rango consultado.
🖼️ Ejemplo
🌴 Vacaciones
En este apartado se visualiza la lista de solicitudes de vacaciones realizadas por el usuario, indicando el periodo solicitado y el total de días a descontar. Similar a las asistencias del día, el empleado puede eliminar los periodos de vacaciones siempre que la fecha de inicio no haya comenzado.
En la parte superior de la lista, hay un botón que permitirá al empleado solicitar un nuevo periodo de vacaciones. Al pulsarlo, aparecerá un formulario para introducir las fechas y el motivo que, al confirmar, quedarán pendientes de autorización. Las solicitudes de vacaciones no autorizadas se mostrarán en rojo en la lista.
En la parte inferior se presenta un resumen del estado de las vacaciones con tres cifras: el Total de días solicitados, los días ya Disfrutados y el Máximo de días que corresponden al empleado. Este resumen solo se muestra cuando hay periodos solicitados.
📁 Archivos
En la pestaña de Archivos, se agrupan por tipo los documentos adjuntos a la ficha del empleado y marcados como públicos. Marcar los documentos como públicos significa que son accesibles para el empleado correspondiente, así como para el personal autorizado en la aplicación. Si no están marcados como públicos, los documentos serán de uso interno y no serán visibles para el empleado.
La lista de documentos de cada tipo se puede consultar simplemente haciendo clic en el icono + situado a la derecha de cada grupo. Entre estos grupos aparecen también los justificantes que el propio empleado haya adjuntado en sus fichajes manuales.
🖼️ Ejemplo
📝 Otros
En esta pestaña se muestra información variada y de interés para el empleado, como el estado de los Vales o adelantos de dinero que la empresa ha otorgado al empleado por diversos conceptos, así como el registro de las devoluciones realizadas por el mismo. La pestaña solo está disponible si el empleado tiene algún vale registrado.
🖼️ Ejemplo
⚙️ Ajustes que afectan al panel
Algunas de las opciones descritas dependen de la configuración general de Recursos Humanos y son comunes a toda la plantilla:
- Fichaje manual: muestra u oculta el botón Manual de la lista de asistencias.
- Preguntar si es computable: activa la pregunta de tiempo computable al fichar fuera del horario.
- Usar localización GPS: hace que cada fichaje guarde la ubicación desde la que se realiza.
- Retrasos: los minutos de cortesía, el número máximo de retrasos y el periodo de control determinan cuándo se marca un retraso en la lista y cuándo se muestra el aviso de exceso de retrasos.