Registro de jornada laboral
Es un informe en PDF pensado para cumplir con la obligación legal de registrar diariamente el horario de cada empleado. Genera una planilla mensual, una hoja por empleado, con los marcajes de entrada y salida, lista para firmar y archivar.
Se accede desde el menú RRHH → Registro de jornada laboral.
Elegir los empleados a imprimir
Antes de generar el PDF hay que indicar de qué empleados se quiere imprimir la planilla del mes. Para ello hay un selector con dos modos: Todos los del periodo y Personalizado.
Todos los del periodo es la opción marcada por defecto. Imprime la planilla de todos los empleados que estuvieron de alta en algún momento del mes y año seleccionados, aunque ya no formen parte de la empresa en el momento de imprimir. Por ejemplo, si se imprime el registro de marzo y un empleado causó baja en abril, su planilla de marzo se incluye igualmente, porque sí trabajó ese mes.
Personalizado permite elegir a mano el grupo concreto de empleados a imprimir. Al seleccionar esta opción aparece una segunda zona con dos listas: a la izquierda los empleados disponibles y a la derecha los empleados seleccionados, que son los que finalmente se imprimirán. Entre ambas listas hay cuatro botones para mover empleados de una a otra:
- La flecha doble hacia la derecha pasa todos los empleados visibles en ese momento en la lista izquierda hacia la derecha.
- La flecha sencilla hacia la derecha pasa únicamente los empleados que se hayan marcado en la lista izquierda.
- La flecha sencilla hacia la izquierda devuelve a la lista de disponibles los empleados marcados en la lista derecha.
- La flecha doble hacia la izquierda vacía por completo la lista de seleccionados, devolviendo todos los empleados a la de disponibles.
En ambas listas los empleados se mantienen siempre ordenados alfabéticamente, también después de moverlos de una lista a otra.
Encima de la lista de disponibles hay un cuadro de búsqueda: al escribir, la lista se filtra al momento mostrando solo los empleados cuyo nombre contiene el texto escrito. Junto al buscador hay una casilla Solo activos, marcada por defecto, que oculta de la lista de disponibles a los empleados que están de baja. Al desmarcarla aparecen también los empleados de baja (destacados en rojo, con la fecha de su baja), por si hiciera falta imprimir su planilla, por ejemplo un registro antiguo pendiente de firmar.
Si se ha elegido el modo Personalizado, es obligatorio pasar al menos un empleado a la lista de seleccionados: si se intenta imprimir con esa lista vacía, aparece un aviso y el botón de imprimir permanece deshabilitado hasta que se seleccione a alguien.
Qué imprime cada hoja
Cada hoja de empleado incluye:
- Una cabecera con los datos de la empresa (nombre, NIF y código de cuenta de cotización a la Seguridad Social) y los del empleado (nombre, NIF y su propio código de cotización).
- El mes y el año seleccionados.
- Una rejilla con un bloque por cada día del mes, dividido en Mañana y Tarde, y dentro de cada uno las columnas de Entrada y Salida.
- El total de horas efectivas de cada día.
- Una columna de firma para el registro manual o para validar el registro impreso con datos.
- Una fila final con el total de horas del mes completo.
Cuando la hoja de un empleado ocupa más de una página, cada página lleva su propia numeración ("página 1 de 2", "página 2 de 2"), independiente de la de los demás empleados que se impriman en el mismo lote.
Formato: Resumido o Detallado
Antes de imprimir se elige uno de estos dos formatos:
- Resumido: una sola línea por día, con la primera entrada y la última salida de la mañana y de la tarde. Ocupa siempre una única cara A4, por lo que es el más cómodo para archivar.
- Detallado: muestra todos los tramos de entrada y salida fichados durante el día (por ejemplo, si el empleado ha fichado varias pausas). Puede ocupar más de una página si el empleado tiene muchos tramos registrados en el mes.
Contenido: Con fichajes o Plantilla vacía
También se elige qué datos debe llevar la planilla:
- Con fichajes: se imprimen los marcajes reales que el empleado registró ese mes.
- Plantilla vacía: se imprime la rejilla en blanco, para que el registro se rellene y firme a mano. En el formato detallado, la plantilla vacía se reparte en dos páginas (para imprimir a doble cara en un único A4), con dos líneas en blanco por día.
Días sombreados
Los días que no correspondían trabajar al empleado (según su turno laboral) y los festivos aparecen sombreados en gris claro, para distinguirlos de un vistazo de los días laborables sin fichar.
Si un día sombreado tiene fichajes reales (por ejemplo, un sábado trabajado excepcionalmente), el sombreado y los datos conviven sin problema en la misma celda.
Vacaciones y bajas médicas
Cuando un día del mes corresponde a un periodo de vacaciones o de baja médica del empleado, en lugar de la rejilla de entradas y salidas se muestra el texto correspondiente ("Vacaciones", "Baja", etc.) al principio del día, entendiéndose que aplica a toda la jornada.
Un día laborable sin ningún fichaje y sin ninguna incidencia asociada se deja en blanco a propósito, para que pueda completarse o justificarse a mano.
Nota sobre el total de horas
El total de horas de cada día y del mes recoge las horas efectivas trabajadas: si el empleado fichó alguna pausa (por ejemplo, para comer), ese tiempo se descuenta del total. En el formato resumido con datos, una nota al pie de la hoja recuerda esta circunstancia.