Alta de empleado para el Panel de Asistencias
El Panel de Asistencias es una pantalla pensada para instalarse en un dispositivo fijo, normalmente una tablet colgada a la entrada del centro de trabajo, en la que cada empleado teclea su credencial y pulsa Entrada o Salida. Su objetivo es sustituir al típico reloj de fichar o dispositivo biométrico, sin necesidad de comprar hardware específico.
La diferencia esencial con el Panel de Empleado es que aquí los trabajadores no tienen usuario en la aplicación: se identifican con un código numérico personal, la credencial, que se guarda en su ficha de empleado. Ese código es el que une el fichaje con la persona.
Resumen de los pasos
- Crear un usuario para el punto de fichaje y un rol que solo dé acceso al Panel de Asistencias.
- Configurar en RRHH la longitud de la credencial y, si se quiere, la geolocalización.
- Asignar una credencial distinta a cada empleado en su ficha.
- Preparar la tablet: entrar una sola vez con el usuario del punto de fichaje y dejar el panel abierto.
Por qué hace falta un usuario si los empleados no lo tienen
La aplicación no muestra ninguna pantalla a quien no haya entrado antes con un usuario y una contraseña. El Panel de Asistencias no es una excepción: aunque los empleados se identifiquen con su credencial, alguien tiene que haber abierto sesión previamente en ese dispositivo para que la pantalla esté disponible.
La solución es crear un único usuario que representa al punto de fichaje, no a una persona. Se entra con él una sola vez en la tablet, se deja el panel abierto y ya no vuelve a pedirse la contraseña. Los empleados nunca conocen ese usuario ni lo necesitan: solo teclean su credencial.
Esto también explica por qué se recomienda un dispositivo dedicado y no que cada trabajador abra el panel en su móvil. FacturaScripts mantiene una sola sesión activa por usuario: cuando alguien entra con una cuenta desde otro dispositivo, la sesión anterior deja de valer automáticamente. Si toda la plantilla compartiera el mismo usuario en sus teléfonos, cada empleado que entrara echaría al anterior, y todos acabarían escribiendo usuario y contraseña en cada fichaje. Para eso ya existe el Panel de Empleado, donde cada trabajador tiene su propia cuenta.
Paso 1: crear el usuario del punto de fichaje
Se hace desde Admin → Usuarios → Nuevo usuario:
- Usuario (nick): un nombre que identifique al puesto y no a una persona, por ejemplo "fichajes", "reloj" o "entrada-nave".
- Contraseña: debe conocerla únicamente Recursos Humanos. Se teclea una vez al preparar la tablet y no vuelve a hacer falta en el uso diario.
- Página de inicio: seleccionar Panel de Asistencias. Así, si el navegador se cierra o la tablet se reinicia, al abrir la aplicación se vuelve directamente al panel.
- No marcarlo como administrador: esa cuenta va a quedarse abierta en un dispositivo accesible a cualquiera, así que debe poder hacer lo mínimo imprescindible.
Si hay varios centros de trabajo o varias entradas, lo razonable es crear un usuario por punto de fichaje, por ejemplo "fichajes-oficina" y "fichajes-almacen". Cada uno mantendrá su propia sesión abierta sin interferir con el otro. Con un solo usuario compartido entre dos tablets, la segunda expulsaría a la primera.
Paso 2: crear el rol de acceso
Un usuario que no es administrador solo ve las páginas que le permitan sus roles, así que hay que crear uno específico:
- Ir a Admin → Roles y crear un rol nuevo, por ejemplo con la descripción "Panel de Asistencias".
- Añadir a la lista de accesos la página Panel de Asistencias, y solo esa.
- No marcar la opción de solo lectura: el panel necesita poder grabar los fichajes.
- Añadir el usuario del punto de fichaje a ese rol.
Conviene ser estricto aquí. Como la tablet queda con la sesión abierta y al alcance de cualquiera, todo lo que se añada a ese rol queda a la vista de quien coja el dispositivo.
Paso 3: configurar los ajustes de RRHH
En la pantalla de configuración de RRHH hay dos ajustes que afectan directamente a este panel:
- Longitud máx. credencial: es imprescindible rellenarlo. Además de limitar la credencial de cada empleado, determina cuántas casillas muestra el teclado del panel. Si se deja a cero, la pantalla no se dibuja correctamente. Un valor de cuatro o cinco dígitos suele ser suficiente y cómodo de recordar.
- Usar localización GPS: si está activado, cada fichaje guarda la ubicación desde la que se hizo. En un punto de fichaje fijo aporta poco, porque la ubicación siempre será la misma, y obliga a que el navegador de la tablet tenga permiso de ubicación concedido. Suele ser más útil dejarlo desactivado en este escenario.
Cambiar la longitud de la credencial cuando ya hay credenciales asignadas no las modifica, pero puede dejar credenciales más largas de lo permitido. Si se cambia, hay que revisar las fichas existentes.
Paso 4: asignar la credencial a cada empleado
En RRHH → Empleados, cada ficha tiene el campo Credencial. Ahí se escribe el código con el que ese trabajador va a fichar.
Criterios a tener en cuenta:
- Debe ser numérica, porque el panel solo tiene teclado de números.
- Debe ser única: si se intenta repetir una credencial ya usada, la aplicación avisa de que ya está asignada a otro empleado.
- No debe superar la longitud máxima configurada.
- Es preferible un criterio interno, como el número de empleado o un correlativo, antes que datos fáciles de adivinar por un compañero, como el día de nacimiento.
Un empleado sin credencial no puede fichar en este panel: al teclear cualquier código el sistema responderá que la credencial no es válida.
También conviene revisar que cada empleado tenga su turno y horario asignados. El fichaje se registra igualmente sin turno, pero sin él la aplicación no sabe a qué hora debía entrar y no podrá calcular retrasos ni avisar de quién no ha fichado.
Paso 5: preparar la tablet
Una vez creado todo lo anterior, en el dispositivo que vaya a quedarse en la entrada:
- Abrir el navegador y entrar en la dirección de la aplicación.
- Iniciar sesión con el usuario del punto de fichaje. Es la única vez que se teclea la contraseña.
- Comprobar que se abre directamente el Panel de Asistencias, por la página de inicio configurada.
- Dejar la pantalla abierta en ese panel.
Recomendaciones para el uso diario:
- Configurar el dispositivo para que la pantalla no se apague o tarde mucho en hacerlo, y mantenerlo conectado a la corriente.
- Usar el navegador a pantalla completa, o el modo quiosco si el dispositivo lo permite, para que nadie navegue a otras pantallas.
- Añadir la página a la pantalla de inicio del dispositivo, de forma que se abra como si fuera una aplicación.
- No cerrar sesión al terminar la jornada. Cerrar sesión obliga a volver a teclear la contraseña al día siguiente.
Mientras la página permanezca abierta, el panel se comunica con el servidor cada diez minutos para mantener viva la sesión, de modo que puede quedarse encendido indefinidamente sin que caduque.
Cómo ficha el empleado
El proceso, desde el punto de vista del trabajador, es siempre el mismo:
- Teclea su credencial en el teclado numérico. Las casillas de la parte superior van marcándose conforme escribe, sin mostrar el código en pantalla.
- Pulsa Entrada o Salida.
- Aparece un mensaje de confirmación y el teclado se vacía, listo para el siguiente compañero.
Si se equivoca, dispone de las teclas para borrar el último dígito o para limpiar el código completo. Si el código no corresponde a ningún empleado, el panel avisa de que la credencial no es válida y no registra nada.
El botón Historial muestra los últimos fichajes del empleado que acaba de teclear su credencial, con fecha, hora y tipo, para que pueda comprobar si su marcaje ha quedado registrado. Los fichajes que están repetidos, como dos entradas seguidas sin salida entre medias, aparecen destacados. Al cerrar la ventana el código se borra automáticamente, para que nadie consulte el historial ajeno con un código que quedara escrito.
Si el dispositivo tiene teclado físico, además del táctil, se pueden usar los números del teclado, la tecla de retroceso para borrar y la tecla Escape para limpiar, así como las letras E o F1 para fichar la entrada y S o F4 para la salida.
Cómo quedan registrados los fichajes
Los marcajes hechos desde este panel se guardan con el origen Externo, el mismo que utilizan los fichajes importados de un dispositivo biométrico, de manera que se distinguen a simple vista de los que el empleado hace desde su propio panel o de los introducidos manualmente por Recursos Humanos.
Se registran con la hora exacta en la que se pulsó el botón, sin ajustarse al horario del turno. El retraso respecto a la hora de entrada prevista se calcula igual que en el resto de fichajes, y todos aparecen en las pantallas habituales de RRHH y en los informes de jornada.
Los fichajes del panel no requieren autorización: quedan registrados directamente, al contrario que los fichajes manuales que un empleado solicita desde su propio panel.
Problemas frecuentes
El panel dice "Credencial no válida". O el empleado no tiene credencial en su ficha, o la ha tecleado mal, o el código pertenece a un empleado dado de baja. Se comprueba en RRHH → Empleados, donde la credencial aparece como columna del listado.
Las casillas del código no coinciden con la longitud real. Falta configurar, o está mal configurada, la longitud máxima de credencial en los ajustes de RRHH.
La tablet vuelve a pedir usuario y contraseña. Alguien ha cerrado sesión en el dispositivo, o se ha usado ese mismo usuario para entrar desde otro sitio, lo que invalida la sesión de la tablet. Si hay varios puntos de fichaje, cada uno debe tener su propio usuario.
No se puede repetir la misma credencial. Es intencionado: dos empleados con el mismo código harían imposible saber quién ha fichado.
El fichaje tarda o falla cuando la geolocalización está activada. El navegador de la tablet debe tener concedido el permiso de ubicación, y la aplicación debe estar publicada con HTTPS, porque los navegadores bloquean la ubicación en conexiones no seguras. Si el punto de fichaje es fijo, lo más práctico es desactivar la geolocalización.
Un empleado ficha dos entradas seguidas. El panel no lo impide, pero el historial lo muestra destacado y Recursos Humanos lo verá como jornada abierta en su propio panel, para poder corregirlo.
Qué panel usar en cada caso
El Panel de Asistencias es la opción adecuada cuando se quiere sustituir un reloj de fichar: un punto único de marcaje, sin dar usuario a nadie y sin depender de que cada trabajador tenga móvil. A cambio, el empleado solo puede fichar y consultar sus últimos marcajes; no puede solicitar vacaciones, revisar sus horas del mes ni descargar sus documentos.
El Panel de Empleado es la opción adecuada cuando interesa que cada trabajador gestione su propia información desde su teléfono, y requiere crear un usuario por persona.
Los dos sistemas pueden convivir en la misma empresa. Es habitual que el personal de producción fiche en la tablet de la entrada mientras el personal con desplazamientos usa su propio panel desde el móvil. Un empleado con usuario y con credencial puede usar ambos: sus fichajes se registran en el mismo sitio y se suman a su jornada, con independencia de por dónde los haya hecho.