Alta de empleado para usar su Panel

El Panel de Empleado es la pantalla que cada trabajador utiliza para fichar sus entradas y salidas, consultar sus horas, solicitar vacaciones y descargar sus documentos, normalmente desde el móvil. Este documento explica, paso a paso, todo lo que hay que preparar para que un empleado pueda entrar en su panel.

La idea de fondo es sencilla: el panel identifica al empleado a partir del usuario con el que ha iniciado sesión. Por eso, para que un empleado tenga panel propio necesita dos cosas: un usuario de FacturaScripts y una ficha de empleado en RRHH que apunte a ese usuario. Si falta cualquiera de las dos, o el vínculo entre ambas, el empleado verá el aviso "El empleado no tiene usuario asignado" y el panel aparecerá vacío.

Resumen de los pasos

Crear el usuario y darle permiso de acceso al Panel de Empleado.
Crear la ficha del empleado en RRHH y asignarle ese usuario.
Completar los datos de la ficha que el panel necesita (contrato, turno y días de vacaciones).
Entregar al empleado la dirección de la aplicación y sus credenciales para el primer acceso.

Paso 1: crear el usuario

Se hace desde Admin → Usuarios → Nuevo usuario, y conviene revisar estos campos:

Usuario (nick): el identificador con el que iniciará sesión. Es el dato que después habrá que seleccionar en la ficha del empleado, así que es buena idea usar un criterio uniforme para toda la plantilla, por ejemplo el nombre y la inicial del apellido.
Contraseña: se asigna aquí y es la que se le comunicará al empleado. Puede cambiarla él mismo más adelante desde su ficha de usuario.
Correo electrónico: recomendable, porque permite recuperar la contraseña si la olvida.
Página de inicio: seleccionar Panel de Empleado. Así, cada vez que el empleado entre en la aplicación irá directamente a su panel sin tener que buscarlo en el menú.
Idioma y empresa/almacén: los valores habituales de la instalación.

Es importante no marcar al empleado como administrador: un administrador ve toda la aplicación, incluidos datos de nóminas, contabilidad y del resto de la plantilla.

Dar permiso de acceso al panel

Un usuario que no es administrador solo ve las páginas que le permitan sus roles. La recomendación es crear un rol específico para los empleados que van a fichar por el panel, con acceso únicamente al Panel de Empleado, en lugar de reaprovechar roles ya existentes:

Ir a Admin → Roles y crear un rol nuevo, por ejemplo con la descripción "Panel de empleado".
Dentro del rol, añadir la página Panel de Empleado a la lista de accesos, y solo esa.
No marcar la opción de solo lectura en esa página: el empleado necesita poder grabar sus fichajes y sus solicitudes de vacaciones.
Añadir el usuario al rol, desde la pestaña de usuarios del propio rol o desde la pestaña de roles de la ficha del usuario.

Trabajar con un rol propio tiene dos ventajas prácticas. La primera es de seguridad: el empleado entra solo a su panel y no alcanza nóminas, contratos ni las fichas del resto de la plantilla. La segunda es de control: la pestaña de usuarios de ese rol es, en la práctica, la lista de quién ficha por el Panel de Empleado. Para saber quién lo está usando basta con abrir el rol, y para dejar de dar acceso a alguien basta con sacarlo de ahí, sin tocar su usuario ni su ficha de empleado.

Si más adelante se quiere que los empleados consulten alguna pantalla adicional, basta con añadirla a ese mismo rol y afectará de golpe a todos los que lo tengan asignado.

Paso 2: crear el empleado y vincularlo al usuario

Se hace desde RRHH → Empleados → Nuevo, o abriendo la ficha si el empleado ya existe.

Además de los datos personales habituales (nombre, apellidos, documento de identidad, teléfono, correo, fecha de alta), hay un campo decisivo: Usuario. Es un desplegable con todos los usuarios de la aplicación, y ahí debe seleccionarse el usuario creado en el paso anterior.

Ese campo es el que une las dos fichas. Sin él, el empleado podrá entrar en la aplicación, pero su panel no encontrará ningún dato asociado.

Cada usuario debe estar asignado a un único empleado. Si por error se asigna el mismo usuario a dos empleados, el panel mostrará los datos del primero que encuentre.

Paso 3: completar los datos que el panel utiliza

El panel funciona en cuanto existe el vínculo, pero varias secciones dependen de datos de la ficha del empleado. Conviene revisarlos antes de dar acceso al trabajador, para que no vea información incompleta:

Contrato: aporta la fecha de alta, la categoría y las condiciones del empleado. Es la base del resto de cálculos.
Turno y horario de trabajo: sin un turno asignado, el sistema no sabe a qué hora debía entrar el empleado, por lo que no podrá calcular retrasos ni avisar de ausencias en el panel de RRHH.
Días máximos de vacaciones del año: se indican en la ficha del empleado, en la sección de vacaciones. Si no se rellenan, el panel mostrará un máximo de cero días y el empleado no entenderá qué le queda por disfrutar.
Documentos: en la pestaña de archivos del empleado se pueden subir nóminas, contratos, certificados, etc. Solo aparecen en el panel del empleado los documentos marcados como descargables; el resto queda visible únicamente para Recursos Humanos.

Paso 4: primer acceso del empleado

Al empleado hay que darle tres cosas: la dirección de la aplicación, su usuario y su contraseña.

En el teléfono, el proceso es el siguiente:

Abre el navegador y entra en la dirección de la aplicación.
Introduce el usuario y la contraseña que se le han facilitado.
Entra directamente en su Panel de Empleado, porque se configuró como página de inicio.
Si el fichaje con geolocalización está activado, el navegador le pedirá permiso para acceder a la ubicación. Debe aceptarlo, y conviene elegir la opción de permitirlo siempre para que no vuelva a preguntarlo en cada fichaje.

Un consejo práctico: pedirle que añada la página a la pantalla de inicio del teléfono. Desde el menú del navegador, con la opción "Añadir a pantalla de inicio", quedará como si fuera una aplicación más y evitará tener que escribir la dirección cada día.

Para que la ubicación funcione, la aplicación debe estar publicada con HTTPS. Los navegadores móviles bloquean la geolocalización en conexiones no seguras.

Qué puede hacer el empleado desde su panel

Una vez dentro, el empleado encuentra su nombre en la cabecera y varias pestañas:

Asistencias: los botones de Entrada y Salida para fichar, el listado de fichajes del día y el total de horas trabajadas, con el detalle de la semana. También puede consultar su histórico de fichajes mediante la lupa, con accesos rápidos a esta semana, la semana pasada o este mes, y una búsqueda avanzada por rango de fechas.
Fichaje manual: si la configuración lo permite, aparece un tercer botón que permite registrar una entrada, una salida o una jornada completa de un día pasado, indicando el motivo y adjuntando un justificante. Estos fichajes quedan pendientes de autorización por parte de Recursos Humanos.
Vacaciones: puede solicitar un periodo indicando las fechas, ver los periodos ya solicitados y disfrutados, cuántos días lleva consumidos y cuántos le quedan. Los periodos futuros puede borrarlos él mismo; los ya iniciados, no.
Documentos: descarga de los archivos que Recursos Humanos haya marcado como descargables, agrupados por tipo de documento.
Otros: solo aparece si el empleado tiene anticipos o vales registrados, y muestra su importe total y lo que queda pendiente.

Si el empleado acumula más retrasos de los permitidos en el periodo configurado, verá además un aviso destacado en su panel.

Ajustes de RRHH que afectan al panel

Estos ajustes son generales para toda la plantilla y se configuran en la pantalla de configuración de RRHH:

Fichaje manual: activa o desactiva el botón que permite al empleado registrar fichajes de días anteriores. Si se desactiva, solo podrá fichar en tiempo real.
Usar localización GPS: si está marcado, cada fichaje guarda la ubicación desde la que se realiza y el navegador pedirá permiso al empleado.
Retrasos: los minutos de cortesía, el número máximo de retrasos y el periodo de control determinan cuándo el panel muestra el aviso de exceso de retrasos.
Preguntar si es computable: si está activado, al fichar se pregunta al empleado si el tiempo debe computar como jornada.

Problemas frecuentes

El empleado ve el mensaje "El empleado no tiene usuario asignado". Falta el vínculo: hay que abrir la ficha del empleado en RRHH y seleccionar su usuario en el campo Usuario.

El empleado entra pero no ve el Panel de Empleado por ninguna parte. Su rol no incluye la página. Hay que añadirla al rol y comprobar que el usuario pertenece a ese rol.

El empleado ve pantallas de RRHH que no le corresponden. O está marcado como administrador en su ficha de usuario, o tiene asignado algún otro rol además del rol del panel. Hay que revisar la pestaña de roles de su usuario y dejarle únicamente el rol del Panel de Empleado.

El empleado no ve el botón de fichaje manual. Está desactivado en la configuración de RRHH, o el ajuste se cambió después de que él cargara la página; basta con recargar.

El panel dice que tiene cero días de vacaciones. No se han indicado los días máximos del año en curso en la ficha del empleado.

El navegador no pide la ubicación o el fichaje falla al geolocalizar. Casi siempre es porque la aplicación no se está sirviendo por HTTPS, o porque el empleado denegó el permiso la primera vez; en ese caso hay que volver a permitirlo desde los ajustes del navegador para ese sitio.

El empleado ha olvidado la contraseña. Puede recuperarla desde la pantalla de acceso si tiene correo electrónico en su ficha de usuario; si no, un administrador se la vuelve a asignar desde Admin → Usuarios.