Preparar el salario de los empleados

El salario de cada empleado es la lista de conceptos que forman su nómina: lo que cobra, lo que se le descuenta y lo que queda por pagarle. Se prepara una sola vez en su ficha y se copia en cada nómina que creas, donde puedes ajustar los importes del mes sin cambiar el salario original. El funcionamiento general de las nóminas se explica en nóminas de los empleados.

💰 Los conceptos salariales

Antes de preparar salarios, revisa la lista de conceptos en menú RRHH → Datos maestros, pestaña Conceptos Salariales. Al instalar el plugin se crean algunos de ejemplo (base salarial, complemento salarial, desplazamiento, dietas, horas extras, I.R.P.F., kilometraje y Seguridad Social) que puedes renombrar, borrar o ampliar.

Cada concepto solo tiene un Nombre: el cálculo, el importe y la cuenta contable se indican después en el salario de cada empleado. Por eso conviene crear un concepto por cada línea distinta que quieras ver en la nómina. Por ejemplo, si vas a contabilizar la Seguridad Social de la empresa y la del trabajador, crea "Seguridad Social empresa" y "Seguridad Social trabajador", y crea también un concepto para el líquido a percibir.

El concepto que corresponde a las horas extras se elige en la configuración de Recursos Humanos, opción Horas extras.

➕ Añadir conceptos al salario de un empleado

1. Ve a menú RRHH → Empleados y abre la ficha del empleado.
2. Entra en la pestaña Salario y pulsa el botón de añadir.
3. Completa los datos del concepto y pulsa Guardar.
4. Repite el proceso con cada concepto del salario.

Los datos de cada concepto son:

• Concepto: el concepto salarial de la lista.
• Cálculo: cómo se obtiene su importe en la nómina (se explica en el apartado siguiente).
• Importe: el importe fijo, el precio por unidad o el porcentaje, según el cálculo. En los conceptos de tipo Total se deja a cero, porque lo calcula el programa.
• Cargo: la columna del asiento, Debe o Haber. Al Debe van los devengos (lo que cobra el empleado y lo que paga la empresa) y al Haber las deducciones y el líquido a percibir.
• Subcuenta: la subcuenta contable donde se registra el concepto. Es obligatoria.
• Canal: el canal de contabilidad analítica. Déjalo vacío si no los usas.

El botón de ayuda (icono de interrogación) de la pestaña Salario muestra un resumen de los tipos de cálculo.

🧮 Los tipos de cálculo

• Unitario: se aplica el importe tal cual. Es el tipo del salario base, de los complementos fijos o de cualquier importe que te dé la gestoría.
• Cantidad: el importe es un precio por unidad que se multiplica por una cantidad. Al crear la nómina la cantidad empieza a cero y la indicas tú en la nómina del empleado (por ejemplo, los kilómetros o las dietas del mes). La excepción es el concepto configurado como Horas extras: su cantidad es la diferencia entre las horas trabajadas y las horas de su turno en el periodo, y se rellena sola.
• Porcentaje: el importe es un porcentaje que se aplica a la suma de la columna contraria. Un porcentaje en el Haber se calcula sobre el total del Debe, y al revés. Solo cuentan para esa suma los conceptos Unitario y Cantidad, no otros porcentajes.
• Total: el saldo de la nómina, es decir, el Debe menos el Haber. Se usa para el líquido a percibir y se coloca en el Haber.

El programa calcula siempre en este orden, sea cual sea el orden en que añadiste los conceptos: primero los Unitario y Cantidad, después los Porcentaje y por último el Total. Si usas canales, cada canal se calcula por separado, con sus propios porcentajes y su propio total.

⚠️ Los porcentajes se calculan una vez, al añadir al empleado a la nómina. A partir de ese momento, en la nómina del empleado la línea aparece con cálculo Unitario, la Cantidad con el porcentaje en tanto por uno (por ejemplo, 0,15 para un 15 %) y el Importe con la base sobre la que se aplicó.

⚠️ Si la diferencia de horas es negativa, porque el empleado ha trabajado menos horas que las de su turno, el concepto de horas extras sale negativo y resta del salario.

🧾 Ejemplo 1: importes de la gestoría

Es la forma más sencilla cuando la gestoría calcula las nóminas: todos los conceptos son Unitario con los importes que te facilita, salvo el líquido, que es Total. Con este salario el asiento recoge también la Seguridad Social a cargo de la empresa:

• Base salarial: Unitario, 1.600,00, Debe, subcuenta del grupo 640 (sueldos y salarios).
• Complemento salarial: Unitario, 200,00, Debe, subcuenta del grupo 640.
• Seguridad Social empresa: Unitario, 569,70, Debe, subcuenta del grupo 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa).
• Seguridad Social empresa: Unitario, 569,70, Haber, subcuenta del grupo 476 (organismos de la Seguridad Social, acreedores).
• Seguridad Social trabajador: Unitario, 117,00, Haber, subcuenta del grupo 476.
• I.R.P.F.: Unitario, 216,00, Haber, subcuenta del grupo 4751 (Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas).
• Líquido a percibir: Total, Haber, subcuenta del grupo 465 (remuneraciones pendientes de pago).

Las dos líneas de la Seguridad Social de la empresa, una en cada columna, se compensan en el saldo, así que el Total da el líquido correcto: 1.800,00 − 117,00 − 216,00 = 1.467,00. Cada mes ajustas en la nómina del empleado los importes que cambien.

🧾 Ejemplo 2: retenciones por porcentaje

Si prefieres que el programa calcule las retenciones del trabajador, usa porcentajes en el Haber, que se aplican sobre el total del Debe:

• Base salarial: Unitario, 1.600,00, Debe, subcuenta del grupo 640.
• Complemento salarial: Unitario, 200,00, Debe, subcuenta del grupo 640.
• Horas extras: Cantidad, 15,00 (precio por hora), Debe, subcuenta del grupo 640.
• Seguridad Social trabajador: Porcentaje, 6,50, Haber, subcuenta del grupo 476.
• I.R.P.F.: Porcentaje, 12,00, Haber, subcuenta del grupo 4751.
• Líquido a percibir: Total, Haber, subcuenta del grupo 465.

Si en el periodo el empleado ha hecho 4 horas más que las de su turno, el Debe suma 1.600,00 + 200,00 + 60,00 = 1.860,00. La Seguridad Social del trabajador es el 6,50 % de esa cifra (120,90), la retención el 12 % (223,20) y el líquido a percibir 1.860,00 − 120,90 − 223,20 = 1.515,90.

Ten en cuenta que el porcentaje se aplica a todo el Debe del canal. Si añadieras la Seguridad Social a cargo de la empresa, su importe pasaría a formar parte de la base de las retenciones: si quieres contabilizarla, usa el ejemplo 1. Si la base de cotización no coincide con lo devengado (pagas extra sin prorratear, topes de cotización, horas extra que cotizan aparte), corrige el importe en la nómina del empleado.

💡 Los porcentajes del ejemplo corresponden a la cotización de un trabajador con contrato indefinido en 2026 (4,70 % de contingencias comunes, 1,55 % de desempleo, 0,10 % de formación profesional y 0,15 % de MEI). Los tipos reales y la retención de cada empleado te los facilita la gestoría.

✏️ Cambiar el salario

Puedes modificar o eliminar los conceptos del salario en cualquier momento desde la pestaña Salario de la ficha. Los cambios se aplican a las nóminas a las que añadas al empleado después; las nóminas ya creadas conservan la copia que recibieron.