La hoja de encargo
El encargo es el pedido de cliente. Cuando el despacho pacta un trabajo con un cliente, emite un pedido, le asocia el expediente y la plantilla de contrato, y desde ahí imprime la hoja de encargo que se firma.
Se eligió el pedido y no un documento propio porque el encargo ya es, de hecho, un pedido: hay un cliente, unas líneas con lo que se compromete y un importe. Y porque un expediente tiene varios encargos a lo largo de su vida —el inicial, la ampliación cuando el asunto se complica, el del recurso, el de la ejecución— y todos deben poder convivir.
El expediente
En la cabecera del pedido, igual que en el resto de documentos de venta, está el campo Expediente, con autocompletado por su código. Es lo que une el encargo con el caso.
Un encargo de iguala es la excepción: como no es un asunto concreto sino asesoramiento continuado, se emite sin expediente.
Los datos del encargo
Al pie del documento, junto a los totales, aparece el bloque del encargo:
- Objeto del encargo: la frase que describe qué se encarga, la que el clausulado imprime en el expositivo. Va en campo propio y no en las observaciones del pedido, para no convertir en público un campo que el despacho usa para notas internas.
- Plantilla de encargo: el contrato que se firma. Solo se ofrecen las plantillas activas escritas para el tipo de persona del cliente, de modo que las variantes de persona física y jurídica se descartan solas.
- Firmante: quién comparece y firma por el cliente. Se explica más abajo.
- Provisión de fondos: el importe que se pide por adelantado al firmar.
Y según el régimen de honorarios que declare la plantilla elegida, aparecen además:
- Porcentaje sobre el resultado, en los encargos a resultado.
- Cuota de la iguala y periodicidad —mensual, trimestral, semestral o anual—, en las igualas.
Esos tres últimos campos no conviven nunca: al elegir la plantilla, el documento se recalcula y muestra solo los que correspondan. Si se cambia de plantilla a otra de distinto régimen, los campos que dejan de aplicar desaparecen de la pantalla, aunque su valor se conserva por si se vuelve atrás.
El firmante
Cuando el cliente es una persona jurídica, hay que indicar qué persona física comparece y firma por ella. Se elige entre los contactos de ese cliente, y es el dato que rellena los marcadores {firmante:*} del contrato: nombre, DNI, cargo, domicilio y localidad. En el cuadro de firmas aparece bajo la razón social, precedido de «P.p.» y con su cargo debajo.
Cuando el cliente es una persona física, el firmante se deja vacío: comparece él mismo, y sus datos se toman de su contacto de facturación.
Si el encargo tiene ya un firmante en un encargo anterior del mismo expediente y el mismo cliente, se propone ese, porque lo normal es que firme siempre la misma persona. Y si se cambia el cliente del pedido, el firmante se limpia, para que no quede apuntando a un contacto que ya no corresponde.
Las líneas del encargo
Cada línea del pedido lleva un tipo, que se elige junto a la cantidad:
- Concepto: una línea que figura en el contrato pero no compromete trabajo. Un suplido, un gasto, una línea de texto.
- Actuación: un compromiso de trabajo que habrá que ejecutar y facturar. Son las que forman el desglose de honorarios del contrato y las que aparecen después como pendientes en el expediente.
Las líneas nacen como Concepto, así que hay que marcar expresamente las que son actuaciones. El tipo se decide al presupuestar, no después, por eso existe también en las líneas del presupuesto y viaja solo al convertirlo en pedido.
Las líneas del pedido llevan además un estado, dentro de la ventana de detalle de la línea: Pendiente o Renunciado. Renunciar a un compromiso no reduce la cantidad pactada, porque entonces el encargo dejaría de decir lo que se firmó; solo lo retira de la lista de trabajo pendiente.
Avisos sobre el cliente
Al abrir un pedido, LawFirm avisa en la banda superior de dos cosas que impedirían imprimir un contrato correcto:
- El cliente del encargo no está en la lista de clientes del expediente. El pagador de un encargo debería constar en el asunto que paga. Junto al botón de imprimir aparece uno para añadirlo al expediente como cliente secundario; después se decide en el expediente si además es el principal o el facturable.
- El cliente es una persona jurídica y el encargo no tiene firmante. Sin él, el contrato saldría con los marcadores del compareciente sin resolver.
Ninguno de los dos impide guardar el pedido: avisan mientras el problema exista y desaparecen al corregirlo.
Imprimir el encargo
Cuando el pedido tiene plantilla, en la barra superior aparece el botón Encargo, que genera el PDF del contrato con los datos reales: el despacho y sus datos colegiales en el membrete, el cliente, el firmante, el expediente y su procedimiento, la parte contraria, el desglose de lo pactado y las condiciones económicas.
El documento que vale es el que se firma en papel y se escanea en la pestaña de archivos del expediente. La reimpresión es una comodidad: si después se corrigen las secciones de la plantilla o los datos de un contacto, saldrá distinta del papel firmado.
Las igualas y la facturación periódica
Una iguala es asesoramiento continuado retribuido con una cuota periódica, sin quedar limitada a un asunto. Los pleitos que surjan quedan fuera y llevan su propia hoja de encargo.
LawFirm cubre el contrato: la cuota, la periodicidad y el clausulado que se firma. La emisión periódica de las facturas no la hace este plugin, sino DocumentosRecurrentes, con el que LawFirm es compatible.