Actuaciones

Una actuación es cada trabajo concreto realizado dentro de un expediente: una gestión, un escrito, una comparecencia, una llamada, etc. Es la unidad sobre la que se factura el trabajo del despacho, y se gestiona desde la pestaña Actuaciones de la ficha del expediente.

Una actuación se puede anotar directamente, o nacer de un compromiso de la hoja de encargo desde la pestaña Pendientes. En ese segundo caso queda enganchada a la línea del encargo que ejecuta, que es lo que permite saber cuánto de lo pactado se ha cumplido ya.

Datos de una actuación

• Fecha: cuándo se realizó el trabajo.
• Categoría: General, Económico o Procedimiento, para clasificar el tipo de trabajo.
• Descripción: un texto libre explicando en qué consistió la actuación.
• Referencia (producto o variante): opcionalmente se puede vincular la actuación a un producto o variante del catálogo, por ejemplo para reutilizar un concepto de facturación ya definido (una "hora de consulta", un "escrito tipo", etc.).
• Cantidad: el número de unidades de la actuación. Es 1 salvo que se indique otra cosa, y sirve tanto para repetir un mismo concepto como para facturar por horas. Puede ponerse a cero: entonces la actuación aparece en la minuta como una línea de texto sin importe, útil para dar contexto entre las líneas que sí se cobran. Esta opción viene activada de fábrica; si el despacho no quiere ese comportamiento, se desactiva en Admin › Bufete.
• Precio: el importe por unidad de la actuación. Si se deja en blanco, se usará el precio de la variante indicada en la referencia.
• Facturable: indica si esta actuación debe facturarse o no. Las actuaciones marcadas como no facturables quedan registradas en el expediente pero nunca generan una línea de factura.
• Suplido: indica si la actuación es un pago hecho por cuenta del cliente —una tasa judicial, el arancel del procurador, gastos de notaría o de registro— en lugar de un honorario del despacho. Cambia cómo sale en la minuta: sin IVA y fuera de la base imponible. Una tasa anotada como actuación normal se facturaría como honorario, que es incorrecto.
• Factura vinculada: una vez facturada la actuación, este campo (de solo lectura) muestra la factura generada.
• Línea del encargo: si la actuación nació de un compromiso de una hoja de encargo, queda enganchada a esa línea. Es lo que descuenta lo ejecutado en la pestaña de actuaciones pendientes.

Actuaciones ya facturadas

Una actuación que ya ha sido facturada no se puede eliminar. Así se evita que desaparezca del expediente algo que ya se ha cobrado y que la factura quede sin respaldo.

Tampoco se le pueden cambiar los campos económicos: la cantidad, el precio, la referencia, si es facturable y si es suplido quedan bloqueados en cuanto la actuación entra en una minuta. Aparecen deshabilitados en pantalla y, si se intenta forzar el cambio de otra forma, el guardado se rechaza con un aviso. Así el expediente sigue diciendo lo mismo que la factura emitida.

Sí se pueden corregir la fecha y la descripción. Rematar la redacción de una actuación ya facturada es razonable y no cambia lo que se cobró.

Si hay que corregir un importe ya cobrado, lo correcto es hacerlo sobre la propia factura, o anotar una nueva actuación que rectifique la anterior.