Expedientes LawFirm

El expediente es el elemento central del plugin: representa un caso o asunto legal completo. Todo lo demás (clientes, contrarios, procedimientos, actuaciones, notas y facturas) se organiza alrededor de un expediente.

Código del expediente

Cada expediente recibe automáticamente un código con el formato AAAA-NNNNN-TIPO (año, número secuencial y tipo de expediente). Este código es de solo lectura y es el que se usa también para vincular presupuestos, pedidos, albaranes y facturas al expediente.

Si el despacho activa el estado de Propuesta (ver más abajo), un expediente que todavía no se ha aceptado lleva en su lugar un código provisional PRO-NNNNN-TIPO, con numeración propia que no consume la del año. Al aceptarlo recibe su código definitivo, y ese cambio se traslada solo a los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas que estuvieran vinculados al código provisional.

El estado de Propuesta

Es opcional y viene activado de fábrica. Se gestiona en Admin › Bufete, y sirve para los asuntos que todavía no son un encargo cerrado: presupuestos que se envían y quizá no se acepten. Un despacho que solo abre expediente cuando el asunto ya es firme puede desactivarlo.

Con la propuesta activada:

• Los expedientes nuevos nacen en estado Propuesta, con el código provisional.
• El listado de expedientes deja fuera las propuestas de forma predeterminada, para que no se mezclen con los asuntos reales. El filtro de estado permite verlas.
• El buscador de expediente de los presupuestos solo ofrece propuestas pendientes de aceptar; en el resto de documentos de venta se ofrecen todos los expedientes.

Un expediente que ya tiene código definitivo no puede volver a ser una propuesta.

Datos principales

• Tipo de materia: la rama del derecho a la que pertenece.
• Tipo de expediente: Judicial, Extrajudicial, Iguala o Consulta. Este dato forma parte del código del expediente.
• Asunto: el motivo concreto del caso, buscado por autocompletado sobre el catálogo de asuntos.
• Referencia: un campo libre para anotar una referencia propia del despacho o del cliente.
• Fecha de inicio y fecha de fin: la fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio; el sistema avisa si se introduce un periodo incorrecto.
• Estado: Propuesta, Abierto, Terminado pero no cobrado, o Cerrado y cobrado. El estado de Propuesta solo aparece si el despacho mantiene activada esa opción (ver más arriba).
• Procurador y perito: los profesionales que representan al despacho en este expediente (se buscan por autocompletado sobre la agenda de contactos). Son distintos de los representantes de la parte contraria, que se gestionan aparte.

Pestañas del expediente

Además de la cabecera con los datos anteriores, la ficha de un expediente tiene varias pestañas:

• Notas: observaciones libres sobre el expediente (ver más abajo).
• Clientes: los clientes vinculados al expediente.
• Oponentes: la parte contraria.
• Procedimientos: los procedimientos judiciales asociados.
• Pendientes: lo pactado en los encargos que todavía no se ha ejecutado, con acciones para convertirlo en actuación o renunciar a ello.
• Actuaciones: los trabajos realizados y su estado de facturación.
• Presupuestos, Pedidos y Facturas: vistas de solo lectura con los documentos

de venta ya vinculados a este expediente. Los pedidos son las hojas de encargo del expediente, y su pestaña muestra además el estado de la provisión de fondos de cada uno: lo pactado, lo entregado y lo que falta, con el total pendiente al pie. El color de cada fila avisa de un vistazo de cuáles están sin cobrar. Y el botón Registrar entrega anota lo que el cliente va aportando: se marca el encargo, se indica el importe y se suma a lo ya entregado. Funciona también con los encargos ya cerrados, porque el dinero suele llegar después de firmar.

Notas del expediente

Un campo de texto libre para anotar cualquier observación relevante sobre el caso, útil como bitácora del expediente al margen de las actuaciones facturables.

Duplicar (clonar) un expediente

Desde la ficha del expediente hay un botón Clonar que abre una ventana para crear un nuevo expediente a partir del actual. Se puede elegir:

• Un nuevo tipo de materia para el expediente clonado.
• Si se copian también los clientes del expediente original.
• Si se copian también los oponentes del expediente original.

Esto es útil, por ejemplo, cuando un mismo caso da lugar a varios expedientes relacionados o cuando se quiere reutilizar la configuración de un expediente similar sin volver a introducir todos los datos desde cero.