Cómo se trabaja con LawFirm
Este documento explica el circuito completo de un asunto, de la primera llamada del cliente al cobro de la minuta, y por qué está montado así. No entra en el detalle de cada pantalla: para eso está el resto de la documentación.
Si es la primera vez que abres el plugin, léelo entero antes de tocar nada. Con el mapa en la cabeza, el resto de la documentación se entiende sola.
La idea de fondo
Todo gira alrededor de dos ideas, y conviene tenerlas claras desde el principio.
El expediente es el asunto. No es una carpeta de documentos ni un número de factura: es el caso. Los clientes, la parte contraria, los procedimientos judiciales, el trabajo hecho, los contratos firmados y las facturas emitidas cuelgan de él. Si algo no está colgado de un expediente, para el despacho no existe.
Todo lo que se cobra es una actuación. Sin excepciones. Una vista, un escrito, una hora de asesoramiento, pero también una tasa judicial o la provisión al procurador: todo acaba siendo una actuación del expediente. Podría haberse hecho de otra forma —una vía para el trabajo y otra para los gastos—, y se descartó a propósito: dos caminos paralelos significan dos sitios donde mirar y la certeza de que antes o después se factura por uno y se olvida el otro.
De esas dos ideas sale todo lo demás.
El circuito, de principio a fin
1. Antes de empezar: los datos del despacho
Se hace una sola vez, al instalar.
En la ficha de la empresa Administrador › Empresas van los datos que salen impresos en todo lo que emite el despacho: nombre, CIF, domicilio, logotipo, y además los datos colegiales —colegio, número de inscripción en el Registro de Sociedades Profesionales, datos registrales, y la compañía y el número de póliza del seguro de responsabilidad civil—.
En la ficha del agente Administrador › Agentes van los del letrado: su colegio y su número de colegiado.
No es burocracia: son los datos que el clausulado de las hojas de encargo imprime en el membrete y en la comparecencia. Un despacho con la ficha a medias imprime contratos con huecos.
Conviene también repasar los datos maestros Bufete › Datos maestros y las opciones de configuración Administrador › Bufete, para decidir si se mantienen o se cambian sus dos opciones (documento 13).
2. Llega un asunto nuevo: se abre el expediente
Lo primero es siempre el expediente (documento 03), aunque todavía no se sepa si el cliente va a aceptar. Se le pone la materia, el asunto concreto, la fecha, y se le añaden los clientes (documento 04) y, si es contencioso, la parte contraria (documento 04).
Aquí hay una decisión que cada despacho revisa una vez, en Admin › Bufete: si mantener el estado de Propuesta, que viene activado de fábrica (documento 13).
- Activado (por defecto), los expedientes nacen como propuesta, con un código provisional
PRO-00001-CIVILque no gasta numeración del año. Cuando el cliente acepta, el expediente pasa a Abierto, recibe su código definitivo2026-00014-CIVIL, y ese cambio se propaga solo a los presupuestos y demás documentos que ya colgaran de él. - Desactivado, todo expediente nace ya como un asunto real, con su código definitivo.
Merece la pena dejarlo activado si el despacho presupuesta bastante y no todo cuaja: evita que el libro de expedientes se llene de números quemados en asuntos que nunca existieron. Solo interesa desactivarlo en despachos que abren expediente únicamente cuando el asunto ya es firme.
3. Si hay que presupuestar: el presupuesto
Se emite un presupuesto de cliente normal y se le vincula el expediente por su código (documento 08). Con la propuesta activada, el buscador de expediente del presupuesto solo ofrece propuestas pendientes de aceptar, que es justo lo que se está presupuestando.
Al escribir las líneas, cada una lleva un tipo (documento 11): Concepto o Actuación. Este es el momento de marcarlo, no después. Una línea de tipo Actuación es un compromiso de trabajo que habrá que ejecutar; el resto son textos, gastos y conceptos que no generan trabajo pendiente. Las líneas nacen como Concepto, así que hay que marcar a mano las que son actuaciones.
Se marca ahora porque al convertir el presupuesto en pedido el tipo viaja solo: no hay que volver a tocarlo.
4. El cliente acepta: nace el encargo
Aceptar el presupuesto lo convierte en un pedido de cliente, y ese pedido es la hoja de encargo (documento 11). Si el asunto no pasó por presupuesto, se crea el pedido directamente.
En el pie del pedido se completa lo pactado: el objeto del encargo —la frase que el contrato imprime en el expositivo—, la provisión de fondos, la plantilla de contrato que se firma y, si el cliente es una sociedad, quién firma por ella. Según el régimen de honorarios que declare la plantilla elegida, el documento pide además el porcentaje sobre el resultado o la cuota de la iguala y su periodicidad; nunca los dos a la vez.
Con la plantilla puesta aparece en la barra superior el botón Encargo, que genera el PDF del contrato con los datos reales: el despacho en el membrete, el cliente, el compareciente, el expediente y su procedimiento, la parte contraria y el desglose de lo pactado.
Lo que se firma en papel se escanea y se guarda en la pestaña de archivos del expediente. Ese es el documento auténtico; la reimpresión es solo una comodidad, y si mañana se retoca el texto de la plantilla saldrá distinta del papel firmado.
Un expediente acumula varios encargos a lo largo de su vida: el inicial, la ampliación cuando el asunto se complica, el del recurso, el de la ejecución. Todos conviven colgando del mismo expediente.
5. Si hay pleito: el procedimiento judicial
Cuando el asunto llega al juzgado se registra el procedimiento (documento 05): qué tipo de proceso es, ante qué juzgado, en qué fase y con qué número de autos. Un expediente puede tener varios, típicamente uno por instancia.
El catálogo de juzgados que trae el plugin es el oficial completo de España (documento 02), así que no hay que darlos de alta a mano.
6. El trabajo del día a día: ejecutar lo pendiente
Aquí es donde se pasa la mayor parte del tiempo, y donde el circuito se cierra sobre sí mismo.
La pestaña Pendientes del expediente (documento 12) muestra lo que los encargos comprometieron y todavía no se ha hecho: de qué encargo viene, el concepto, y cuánto se pactó, cuánto se ha ejecutado y cuánto queda. Es la lista de trabajo del asunto.
Cada compromiso tiene dos salidas:
- Aceptar lo convierte en una actuación real, enganchada a su línea del encargo. La cantidad viene propuesta con lo que queda pero es editable: si un compromiso de tres vistas se cumple de una en una, se acepta una cada vez y la línea sigue apareciendo con las dos que faltan.
- Renunciar lo retira de la lista, para lo que se decide no hacer. No baja la cantidad del encargo, a propósito: el contrato firmado tiene que seguir diciendo lo que se pactó, aunque después no se cumpliera entero.
Lo ejecutado no se guarda en ninguna parte: se calcula sumando las actuaciones enganchadas a cada línea. Por eso nunca se puede desincronizar de la realidad del expediente.
También se pueden anotar actuaciones directamente en la pestaña Actuaciones (documento 06), sin que vengan de un encargo: la llamada imprevista, la gestión que surge. Las dos vías acaban en el mismo sitio.
Cada actuación lleva una casilla de facturable: lo que se hace pero no se cobra —una cortesía, un trabajo asumido— se anota igualmente para que quede constancia en el expediente, y se marca como no facturable para que la minuta no lo recoja.
7. Cobrar: la minuta
Cuando toca facturar (documento 07) hay tres caminos, según convenga: facturar una actuación suelta, facturar de golpe todo lo pendiente de un expediente desde su ficha, o seleccionar actuaciones de varios expedientes a la vez desde el listado general y facturarlas en lote, agrupando automáticamente una factura por expediente.
La factura se emite al cliente facturable del expediente, que puede no ser el titular del asunto —a veces uno lleva el caso y otro lo paga— y queda vinculada al expediente, consultable desde su pestaña de facturas.
Las actuaciones ya facturadas no se pueden borrar. Si hay que corregir algo ya cobrado, se corrige sobre la factura o se anota una actuación que rectifique.
8. Cerrar
El expediente pasa a Terminado pero no cobrado cuando el trabajo acaba, y a Cerrado y cobrado cuando además está pagado. Los dos estados quedan fuera del filtro habitual del listado, así que la pantalla de trabajo muestra solo lo vivo.
Dos casos que se salen del circuito
La iguala. No es un asunto sino asesoramiento continuado a cambio de una cuota periódica, así que su encargo se emite sin expediente: no hay un caso al que colgarlo. LawFirm cubre el contrato —la cuota, la periodicidad y el clausulado que se firma—; la emisión periódica de las facturas la hace el plugin DocumentosRecurrentes, con el que LawFirm es compatible. Los pleitos que le surjan a ese cliente sí son asuntos y llevan su propio expediente y su propia hoja de encargo.
Los suplidos y gastos. Una tasa judicial o la provisión al procurador no se «ejecutan»: se registran con su importe real cuando se incurre en ellos. Pero siguen el mismo camino que el trabajo, porque son también una actuación del expediente. Por eso el catálogo de conceptos que trae el plugin los incluye a precio cero: el importe se teclea al registrarlos, cuando ya se conoce.