MaxCRM: documentación, instalación y configuración

MaxCRM — Manual de uso

CRM empresarial al estilo Pipedrive integrado en FacturaScripts: contactos, organizaciones, leads, oportunidades (deals), embudos con Kanban, actividades, correo, WhatsApp y calendario, todo conectado a tus clientes y documentos de FacturaScripts.

1. Requisitos e instalación

FacturaScripts 2025+ y PHP 8.1+.
Panel de control → Plugins → Añadir, sube el ZIP y pulsa Activar.
Reconstruye si se solicita. El plugin crea su menú CRM y todas sus tablas.

2. Primeros pasos (configuración inicial)

Crea tu primer Pipeline (embudo) en CRM → Pipelines: nómbralo (p. ej. "Ventas").
Define sus Etapas (Stages) en orden (p. ej. Contacto → Propuesta → Negociación → Cierre) con su probabilidad.
Crea los Motivos de pérdida (Motivos perdido) que usarás al descartar deals.

3. Contactos y organizaciones

Personas (CRM → Contactos): crea fichas con nombre, email, teléfono, cargo y organización. Se vinculan a clientes/proveedores de FacturaScripts.
Organizaciones (CRM → Organizaciones): empresas a las que pertenecen los contactos; agrupan deals y actividades.

Para crear: pulsa Nuevo, rellena los datos y Guardar.

4. Leads

CRM → Leads. Un lead es un contacto potencial sin cualificar.

Nuevo lead o Importar desde CSV (ver punto 9).
Cualifícalo y conviértelo en oportunidad cuando esté maduro.

5. Oportunidades (Deals)

CRM → Oportunidades.

Pulsa Nuevo: asigna título, organización/contacto, pipeline y etapa, importe y fecha estimada de cierre.
Añade líneas de producto (productos de FacturaScripts con cantidad y precio) para calcular el valor del deal.
Marca el deal como Ganado o Perdido (eligiendo un motivo de pérdida) cuando se resuelva.

6. Tablero Kanban

CRM → Kanban. Vista de todas las oportunidades por etapas.

Arrastra una tarjeta de una columna a otra para cambiar su etapa.
Filtra por pipeline y responsable.

7. Panel de control (Dashboard)

CRM → Panel. Embudo de conversión, valor por etapa, deals ganados/perdidos y actividad reciente.

8. Actividades y recordatorios

CRM → Actividades. Llamadas, reuniones, tareas y emails asociados a un contacto/deal.

Nueva actividad: tipo, fecha/hora, responsable y notas.
Recibe recordatorios y consúltalas en el Calendario (CRM → Calendario).

9. Importar leads desde CSV

CRM → Importar leads. Sube un CSV, mapea las columnas (nombre, email, teléfono, empresa…) y confirma para crear leads en lote.

10. Integración de correo

CRM → Cuentas conectadas: añade una cuenta de correo por IMAP/SMTP o con OAuth de Google/Microsoft (los tokens se guardan cifrados).
Plantillas de email (Plantillas de email): crea plantillas reutilizables con variables.
Enviar email desde la ficha de un contacto o deal; los mensajes quedan registrados (Mensajes de email).

11. Integración de WhatsApp

CRM → Configuración WhatsApp: configura la WhatsApp Cloud API (token, número, etc.).
Enviar WhatsApp desde un contacto/deal.
El webhook recibe las respuestas entrantes.

12. Integración de calendario

Conecta CalDAV, Google o Microsoft desde Cuentas conectadas para sincronizar tus actividades con tu calendario.

13. Formularios web para captar leads

Formularios web: genera un formulario público que, al enviarse, crea automáticamente un lead en tu CRM (ideal para tu web).

14. Buenas prácticas

Mantén un pipeline por proceso de venta.
Registra cada interacción como actividad para no perder seguimiento.
Revisa el panel semanalmente para detectar deals estancados.

15. Soporte

soporte@adelantia.com — YAST TELECOM SL.

Novedades en la versión 1.2 (estable)

A partir de la versión 1.2, MaxCRM incorpora:

Automatizaciones por disparador (etapa → tarea/email/notificación) y alertas de oportunidades estancadas.
Objetivos/cuotas y previsión ponderada (forecast), lead scoring y fusión de duplicados.
Secuencias de email con seguimiento de aperturas/clics y firma.
Timeline unificado, registro de llamadas y conversión de oportunidad ganada a presupuesto/factura.

OAuth más robusto (cacheo y rotación de token) y sincronización tolerante a fallos.