ControlTiempo: Avisos automáticos por email

ControlTiempo puede enviar recordatorios por email a los empleados que no fichan a tiempo, en dos casos:

• Aviso de entrada: no se ha fichado la entrada pasado el margen tras la hora prevista.
• Aviso de salida: sigue abierto el fichaje de ese turno pasado el margen tras la hora de salida. Solo si el horario tiene hora de salida.

Los avisos se calculan a partir de los horarios (ver Horarios y alta rápida "Horario semanal").

Requisitos para que funcionen

Sin estas tres cosas el resto del plugin funciona igual, pero no salen correos:

1. Email en la ficha del empleado. Si no tiene, el aviso queda registrado como sin-email.
2. Email saliente configurado en Administrador → Email.
3. Cron de FacturaScripts activo, ejecutando php index.php -cron periódicamente.

Cada cuánto se envían

La tarea de avisos está programada cada 5 minutos, pero la puntualidad real depende de cada cuánto se ejecute el cron en tu servidor. Si el cron corre cada hora, los avisos salen en la siguiente pasada. Si un aviso llega con más de 4 horas de retraso, se descarta y queda registrado como omitido, para no avisar a destiempo.

Horario partido: cómo se decide cada aviso

Cada bloque del horario se evalúa por separado, con su propio fichaje. Con un horario de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00, y el margen por defecto de 15 minutos:

• | Qué hace el empleado | Avisos que recibe |
• | Ficha 9:00–14:00 y 16:00–19:00 | Ninguno |
• | No ficha la salida de las 14:00 | Salida de las 14:00 (a las 14:15) y, si sigue sin fichar, salida de las 19:00 |
• | Ficha 9:00–14:00 y no vuelve por la tarde | Entrada de las 16:00 (a las 16:15) |
• | Vuelve tarde, a las 16:30 | Entrada de las 16:00 (a las 16:15) |
• | Usa Pausa → Almuerzo de 14:00 a 16:00 y ficha la salida a las 19:00 | Ninguno |
• | Usa la pausa de comida y olvida fichar la salida de las 19:00 | Salida de las 19:00 |

Reglas:

• Un fichaje cubre una entrada si estaba en marcha a esa hora o empezó después. El fichaje de la mañana nunca tapa el turno de tarde, dure lo que dure la comida.
• El aviso de salida solo salta si el fichaje abierto empezó antes de la hora de salida de ese turno. Fichar la entrada de la tarde no provoca el aviso de la salida de la mañana.
• Si hay otro turno después y el empleado está (o estuvo) en pausa a la hora de salida, no se avisa de esa salida. En la salida del último turno del día, la pausa no evita el aviso.

A quién NO se avisa

• A empleados inactivos.
• A quien esté de vacaciones ese día.
• En los días festivos: los generales para todos y los de grupo para sus miembros (ver ControlTiempo: Festivos).
• Aviso de entrada: a quien ya tenga un fichaje que cubra esa entrada.
• Aviso de salida: a quien ya haya cerrado el fichaje de ese turno, o esté en la pausa de comida de un horario partido.

Sin duplicados

Cada aviso resuelto queda registrado por empleado, horario, fecha y tipo, así que aunque el cron se ejecute muchas veces no se envía dos veces el mismo correo. Los estados posibles son enviado, sin-email, error y omitido. El historial se purga solo a los 180 días.

Personalizar los textos de los avisos

Los correos usan las notificaciones de FacturaScripts: en Administrador → Email → Notificaciones puedes editar el asunto y el cuerpo de controltiempo-aviso-entrada y controltiempo-aviso-salida. Admiten los marcadores {nombre}, {fecha} y {hora}, y cada notificación se puede desactivar por separado. Tus cambios se conservan al actualizar el plugin.

Siguiente paso: Consulta, filtrado y exportación de fichajes.