ControlTiempo: Avisos automáticos por email
ControlTiempo puede enviar un email de recordatorio al empleado que no ha fichado a tiempo. Hay dos tipos de aviso:
- Aviso de entrada: el empleado no ha fichado la entrada pasado el margen tras su hora prevista.
- Aviso de salida: el empleado sigue con el fichaje abierto pasado el margen tras su hora de salida (se ha olvidado de fichar la salida). Solo se envía si el horario tiene hora de salida definida.
Los avisos se basan en los horarios (ver esa publicación). Estar en pausa no suprime el aviso de salida: el fichaje sigue abierto, que es justo el caso que interesa recordar.
Requisitos para que funcionen
Los avisos necesitan tres cosas configuradas. Sin ellas, el resto del plugin funciona igual, pero no se enviarán correos:
- Email en la ficha del empleado. Sin email, el empleado no puede recibir avisos (el intento queda registrado como sin-email).
- Email saliente de FacturaScripts (SMTP) configurado en Administrador → Email.
- El cron de FacturaScripts en marcha. Los avisos se generan desde una tarea programada; si el cron no se ejecuta, no salen. Configura en tu servidor la ejecución periódica de:
php index.php -cronCada cuánto se envían
La tarea de avisos está declarada para ejecutarse cada 5 minutos. La puntualidad real depende de la frecuencia con la que tu servidor ejecute el cron:
- Si tu cron corre cada 5 minutos, los avisos son puntuales.
- Si corre cada hora, los avisos llegarán en la siguiente pasada.
- Si un aviso lleva más de 4 horas de retraso respecto a la hora prevista, se descarta (queda registrado como omitido) para no avisar tardísimo.
A quién NO se avisa
El sistema no envía aviso a un empleado que:
- Está inactivo.
- Está de vacaciones ese día.
- Ya tiene un fichaje iniciado ese día que cubre esa entrada.
En un horario partido, el fichaje de la mañana no cubre el turno de tarde, así que el aviso de la tarde sí puede llegar.
Sin duplicados
Cada aviso resuelto queda registrado (por empleado, horario y fecha), de modo que aunque el cron se ejecute muchas veces no se envían correos duplicados. En el registro de avisos verás el estado de cada uno: enviado, sin-email, error u omitido. El historial se purga automáticamente a los 180 días.
Personalizar los textos de los avisos
Los correos se envían a través de las notificaciones de FacturaScripts, así que puedes editar su asunto y su cuerpo. Ve a Administrador → Email → Notificaciones y edita:
controltiempo-aviso-entrada— recordatorio de fichar la entrada.controltiempo-aviso-salida— recordatorio de fichar la salida.
En ambos puedes usar los marcadores {nombre}, {fecha} y {hora}. Cada notificación se puede desactivar por separado si no quieres ese tipo de
aviso.
Siguiente paso: Consulta, filtrado y exportación de fichajes.