Registrar un pago a cuenta
Un pago a cuenta se crea en dos momentos: primero se da de alta el anticipo con sus datos generales y, después, se anotan las entregas de dinero que componen su saldo. Este documento explica ambos pasos.
Paso 1: crear el anticipo
Entre en Contabilidad y abra Pagos a cuenta. Verá dos pestañas: Clientes y Proveedores. Sitúese en la que corresponda y pulse el botón para añadir un nuevo registro.
En el formulario complete los datos generales del anticipo:
- Empresa: la empresa a la que pertenece el anticipo.
- Cliente o Proveedor: la persona o entidad que entrega el dinero (clientes) o a la que usted se lo entrega (proveedores).
- Descripción: un texto que identifique el anticipo, por ejemplo el motivo o el proyecto al que corresponde. Aparecerá como concepto en los asientos.
- Fecha de pago: la fecha de referencia del anticipo.
Los importes (importe entregado, gastos y cantidad utilizada) no se escriben a mano: se calculan solos a partir de las entregas y de las aplicaciones que vaya haciendo. Al guardar, el anticipo queda creado y se habilitan las pestañas inferiores para trabajar con él.
Paso 2: registrar las entregas de dinero
Dentro del anticipo, en la pestaña Contabilización, se anotan las entregas reales de dinero. Un anticipo puede tener una sola entrega o varias, si el importe llega en distintos momentos.
Pulse para añadir una entrega y complete:
- Concepto: descripción de esa entrega concreta.
- Fecha de pago: la fecha en que se recibe o entrega el dinero, que será la fecha del asiento.
- Forma de pago: cómo se recibe o entrega el importe. Determina la cuenta bancaria del asiento.
- Importe: la cantidad entregada.
- Gastos: importe adicional de gastos asociados a esa entrega (por ejemplo, comisiones), si los hubiera.
Al guardar la entrega ocurren dos cosas automáticamente:
- Se genera su asiento contable. En un anticipo de cliente, el asiento refleja la entrada de dinero en el banco con contrapartida en la cuenta del cliente (o en la subcuenta intermedia de anticipos, si la ha configurado). En un anticipo de proveedor, el movimiento es el inverso. Si ha indicado gastos, se añaden las líneas correspondientes.
- El saldo del anticipo se actualiza: el importe entregado del pago a cuenta pasa a reflejar la suma de todas sus entregas.
Puede añadir tantas entregas como necesite. El importe entregado que verá en la cabecera del anticipo es siempre la suma de todas ellas.
Sobre los asientos generados
Cada entrega crea su asiento y queda enlazada a él. El asiento se marca como no editable para proteger la coherencia con el anticipo. Si necesita corregir una entrega, elimínela desde la propia pestaña de contabilización: al borrarla, el sistema deshace su asiento y recalcula el saldo del anticipo.
Añadir notas
En la pestaña Notas puede escribir observaciones con formato sobre el anticipo: acuerdos con el cliente, condiciones, referencias internas o cualquier detalle que quiera conservar junto al registro.
Resultado
Al terminar este proceso tendrá un pago a cuenta con un saldo disponible, contabilizado y listo para aplicarse a los recibos pendientes. Ese siguiente paso se explica en el documento sobre cómo aplicar el saldo a recibos y pedidos.