Aplicar el saldo a recibos y vincular pedidos
Una vez que un pago a cuenta tiene saldo disponible, ese saldo se utiliza para pagar recibos pendientes de las facturas del mismo cliente o proveedor. Este documento explica cómo aplicarlo y cómo vincular pedidos a modo de referencia.
Aplicar el saldo a un recibo
Abra el pago a cuenta y vaya a la pestaña Recibos. Pulse para añadir un recibo y utilice el buscador para localizar el recibo pendiente al que quiere aplicar el anticipo. El buscador muestra únicamente recibos pendientes de pago del cliente o proveedor del anticipo, e indica la factura, la fecha y el importe de cada uno para que resulte fácil identificarlos.
Seleccione el recibo y confirme. En ese momento el sistema aplica el saldo disponible al recibo siguiendo esta regla:
- Si el saldo disponible es igual o mayor que el importe del recibo, el recibo se marca como pagado por su importe completo.
- Si el saldo disponible es menor que el importe del recibo, se aplica todo el saldo que queda y el recibo se salda parcialmente.
Qué ocurre al aplicar
Al aplicar el saldo a un recibo, de forma automática:
- El recibo se marca como pagado con el importe aplicado y con la forma de pago correspondiente.
- Se genera el asiento contable que traslada el importe desde la cuenta de anticipos a la cuenta del cliente o proveedor, saldando así la parte de la factura cubierta por el anticipo.
- La cantidad utilizada del anticipo aumenta y, en consecuencia, su saldo disponible disminuye.
Cuando el anticipo no cubre todo el recibo
Si el saldo disponible no llega a cubrir el importe total del recibo, el sistema salda la parte que puede y genera automáticamente un recibo nuevo por la diferencia. Ese recibo nuevo queda pendiente en la factura y podrá pagarse más adelante por los medios habituales o aplicándole otro anticipo. El sistema le informará del importe del recibo generado.
Cuando sobra saldo
Si al aplicar un recibo todavía queda saldo disponible en el anticipo, puede seguir añadiendo más recibos en la misma pestaña hasta agotarlo. Así un mismo anticipo puede repartirse entre varias facturas.
Deshacer una aplicación
Si necesita revertir una aplicación, elimine la línea correspondiente en la pestaña de recibos. Al hacerlo, el sistema deshace el cobro o pago sobre ese recibo, lo vuelve a dejar pendiente y recalcula el saldo del anticipo, que vuelve a quedar disponible.
Vincular pedidos (referencia informativa)
En la pestaña Pedidos puede asociar al anticipo los pedidos con los que está relacionado. El buscador muestra los pedidos del cliente o proveedor indicando su código, su fecha y su total.
Esta vinculación es informativa: sirve para dejar constancia de a qué operaciones corresponde el anticipo y facilitar su seguimiento, pero no realiza cobros ni genera asientos por sí misma. El movimiento contable se produce siempre a través de las entregas y de la aplicación a recibos.
Resumen del flujo
El circuito completo es: se crea el anticipo, se registran sus entregas de dinero (que generan saldo y asientos), y ese saldo se va aplicando a los recibos pendientes hasta agotarlo, generando el sistema un recibo por la diferencia cuando la aplicación es parcial. Opcionalmente, se vinculan los pedidos relacionados como referencia.