Crear un documento recurrente

Qué es un documento recurrente

En ocasiones tenemos la necesidad de crear documentos de compra o de venta que se repiten en el tiempo, es decir que pasado un periodo corto necesitamos crear un documento nuevo igual a otro que hemos creado con anterioridad. Este trabajo, repetitivo, puede resultar tedioso si además esta situación se repite para muchos proveedores o clientes.

Un documento recurrente, es un documento plantilla que nos simplifica el poder crear estos documentos de compra o venta que se van repitiendo cada cierto tiempo, pudiendo utilizar dicha plantilla para crear los nuevos documentos de manera automática o manualmente.

Cómo ver o crear un documento recurrente

Para ver la lista de documentos recurrentes, o plantillas de documentos, existentes debemos ir al menú Compras o Ventas, según sea el tipo de documento, seleccionando dentro del menú desplegable la opción Recurrentes.

• Para modificar un documento recurrente existente pulsamos mediante el click izquierdo del ratón directamente sobre el que deseamos modificar. En la nueva pantalla cambiamos los datos que deseemos y pulsamos el botón de guardar para completar el cambio.

• Para añadir un nuevo documento recurrente pulsamos sobre el botón verde con el icono (+). En la nueva pantalla introduciremos los datos para el nuevo documento y pulsaremos el botón de guardar para completar el proceso de creación.

Los campos para rellenar son:

• Descripción: Texto que ayuda al usuario a identificar la plantilla.
• Generar: Tipo de documento que generará la plantilla. (De Presupuesto a Factura)
• Tipo de plazo: Indica si la creación de los documentos finales se realizará de manera automática o manual. Cuando es automática:
  • Días / Semanas / Meses: Periodo que se aplica para calcular la fecha de la próxima generación automática.
  • Cantidad: Número de Días / Semanas / Meses que pasan entre cada generación automática.
• Fecha de Inicio: Inicio del periodo de validez de la plantilla.
• Fecha de Fin: Fin del periodo de validez de la plantilla.
• Siguiente Fecha: Indica cuando será la próxima vez que se genere un documento nuevo de manera automática.
• Última Fecha: Indica cuando fue la última vez que se generó un documento nuevo, tanto si fue automático como manual.
• Serie: Establece la serie del documento a crear.
• Almacen: Seleccionamos uno de la lista de almacenes. También establece la empresa del documento a crear.
• Proveedor / Cliente: Establece el sujeto del nuevo documento.
• Agente: (Sólo en ventas) De manera opcional podemos forzar el agente para el nuevo documento.
• Forma de pago: Establece la forma de pago para el nuevo documento.
• Divisa: Establece la divisa del nuevo documento.