Crear un documento recurrente
Con el plugin DocumentosRecurrentes podemos hacer facturas, albaranes, pedidos o presupuestos que se repitan cada cierto tiempo.
🔁 Qué es un documento recurrente
En ocasiones tenemos la necesidad de crear documentos de compra o de venta que se repiten en el tiempo, es decir, que pasado un periodo corto necesitamos crear un documento nuevo igual a otro que hemos creado con anterioridad. Este trabajo, repetitivo, puede resultar tedioso si además esta situación se repite para muchos proveedores o clientes.
Un documento recurrente es un documento plantilla que nos simplifica el poder crear estos documentos de compra o venta que se van repitiendo cada cierto tiempo, pudiendo utilizar dicha plantilla para crear los nuevos documentos de manera automática o manualmente.
👀 Cómo ver o crear un documento recurrente
Para ver la lista de documentos recurrentes, o plantillas de documentos, existentes debemos ir al menú Compras o Ventas, según sea el tipo de documento, seleccionando dentro del menú desplegable la opción Recurrentes.
- Para modificar un documento recurrente existente pulsamos con el clic izquierdo del ratón directamente sobre el que deseamos modificar. En la nueva pantalla cambiamos los datos que deseemos y pulsamos el botón de guardar para completar el cambio.
- Para añadir un nuevo documento recurrente pulsamos sobre el botón verde con el icono (+). En la nueva pantalla introduciremos los datos para el nuevo documento y pulsaremos el botón de guardar para completar el proceso de creación.
La pantalla que se muestra está dividida en tres partes (cuando no estamos dando de alta un documento):
- En la parte superior están los datos generales del documento recurrente.
- En la parte inferior izquierda podemos ver la lista de pantallas con datos auxiliares o complementarios. Simplemente pulsamos clic con el ratón en cualquiera de las opciones de la lista vertical para que se active.
- En la parte inferior derecha podemos ver los datos pertenecientes a la opción seleccionada en el panel de la izquierda.
Cuando estamos dando de alta un documento sólo se nos muestra la cabecera donde debemos rellenar los siguientes campos obligatorios:
- Descripción: Texto que te ayuda a identificar la plantilla.
- Proveedor / Cliente: Establece el sujeto del nuevo documento.
- Generar: Tipo de documento que generará la plantilla. (De Presupuesto a Factura)
- Plazo de generación: está compuesto por dos datos que indican al sistema cuándo se tiene que crear el nuevo documento
- Cantidad: Número de Días / Semanas / Meses que pasan entre cada generación automática.
- Tipo de Plazo: (Días / Semanas / Meses / Personalizado / Manual):
Indica cómo y cuándo se crearán los documentos finales. Cuando es automática (Días, Semanas o Meses) se aplica el periodo elegido, junto a la cantidad, para calcular la fecha de la próxima generación automática. El tipo Personalizado generas el documento en los días concretos de la semana que selecciones, y la cantidad actúa como un ciclo de N semanas (ver más abajo). El tipo Manual desactiva el cálculo automático y solo genera cuando lo pides tú con un clic.
- Enviar correo: si se marca esta opción, el documento generado se enviará al destinatario (Proveedor / Cliente) siempre que disponga de un correo.
El resto de datos de fechas (fecha de inicio, fecha de fin, fecha y porcentaje del primer documento, forzar la fecha del primer documento, pausa y, en el tipo personalizado, los días de la semana) se configuran en la pestaña Periodo, explicada en Configuración de un documento recurrente.
🗓️ Periodicidad personalizada por días de la semana
Al seleccionar el tipo de plazo Personalizado, en la pestaña Periodo aparece un selector de días de la semana. Marca uno o varios días (por ejemplo, lunes, miércoles y viernes) y el sistema generará un documento en cada uno de esos días. La fecha de la próxima generación se calcula buscando el siguiente día marcado.
La cantidad del plazo de generación se respeta como un ciclo de N semanas:
- Con cantidad 1 (valor por defecto) se genera en cada día marcado, todas las semanas.
- Con cantidad 2 se genera una semana sí y otra no. Por ejemplo, marcando solo el lunes se genera un lunes sí y otro no; marcando lunes y martes, se generan ambos días en la semana activa y se salta la semana siguiente.
- Con cantidad 3 se genera una semana de cada tres, y así sucesivamente.
El ciclo se ancla a la semana de la fecha de inicio (o de la fecha del primer documento, si la has indicado). Es decir, esa primera semana es siempre una semana "activa" y a partir de ahí se cuentan los saltos.
Importante: si eliges el tipo personalizado pero no marcas ningún día de la semana, la plantilla se guarda pero no generará ningún documento hasta que selecciones al menos uno. El sistema te avisará de ello al guardar.
📅 Datos sobre la generación del documento
También se muestran dos campos no editables con la información de fechas:
- Última Fecha: Nos indica la fecha en la que se ha generado el último documento.
- Siguiente Fecha: Nos indica la fecha en la que se generará el siguiente documento. En caso de ser Manual, se mostrará vacío o una fecha anterior a la actual.
Importante: En caso de querer generar una factura de venta, la aplicación no permite generar una con fecha anterior a la última factura de venta emitida por lo que si la fecha del documento recurrente es anterior, se cambiará automáticamente a la primera fecha permitida.
Importante: Los documentos automáticos no se generan "solos". Es decir, aunque se hayan indicado correctamente todos los datos necesarios, no se crean los documentos hasta que no se ejecuta el proceso CRON incluido en el FacturaScripts. Este proceso no es automático: debes ejecutarlo tú o debe estar configurada su ejecución. Puedes encontrar más información en:
Importante: El proceso CRON dispone de un sistema donde se indica cada cuánto tiempo se ejecuta la tarea del plugin. Para el caso de DocumentosRecurrentes esta tarea se ejecuta 1 vez cada día, por lo que ejecutar varias veces el CRON no ejecuta la creación de documentos si ese día ya se ha ejecutado. En caso de crear nuevos documentos recurrentes y si el CRON ya se ha ejecutado ese día, se tendrá que esperar al siguiente día para que se creen de manera automática.