Crear una factura o documento recurrente

Con el plugin DocumentosRecurrentes podemos hacer facturas, albaranes, pedidos o presupuestos que se repitan cada cierto tiempo.

Qué es un documento recurrente

En ocasiones tenemos la necesidad de crear documentos de compra o de venta que se repiten en el tiempo, es decir que pasado un periodo corto necesitamos crear un documento nuevo igual a otro que hemos creado con anterioridad. Este trabajo, repetitivo, puede resultar tedioso si además esta situación se repite para muchos proveedores o clientes.

Un documento recurrente, es un documento plantilla que nos simplifica el poder crear estos documentos de compra o venta que se van repitiendo cada cierto tiempo, pudiendo utilizar dicha plantilla para crear los nuevos documentos de manera automática o manualmente.

Cómo ver o crear un documento recurrente

Para ver la lista de documentos recurrentes, o plantillas de documentos, existentes debemos ir al menú Compras o Ventas, según sea el tipo de documento, seleccionando dentro del menú desplegable la opción Recurrentes.

• Para modificar un documento recurrente existente pulsamos mediante el click izquierdo del ratón directamente sobre el que deseamos modificar. En la nueva pantalla cambiamos los datos que deseemos y pulsamos el botón de guardar para completar el cambio.

• Para añadir un nuevo documento recurrente pulsamos sobre el botón verde con el icono (+). En la nueva pantalla introduciremos los datos para el nuevo documento y pulsaremos el botón de guardar para completar el proceso de creación.

La pantalla que se muestra está dividida en tres partes (cuando no estamos dando de alta un documento):

• En la parte superior están los datos generales del documento recurrente.
• En la parte inferior izquierda podemos ver la lista de pantallas con datos auxiliares o complementarios. Simplemente pulsamos click con el ratón en cualquiera de las opciones de la lista vertical para que se active.
• En la parte inferior derecha podemos ver los datos pertenecientes a la opción seleccionada en el panel de la izquierda.

Cuando estamos dando de alta un documento sólo se nos muestra la cabecera donde debemos rellenar los siguientes campos obligatorios:

• Descripción: Texto que ayuda al usuario a identificar la plantilla.
• Proveedor / Cliente: Establece el sujeto del nuevo documento.
• Generar: Tipo de documento que generará la plantilla. (De Presupuesto a Factura)
• Plazo de generación: está compuesto por dos datos que indican al sistema cuando se tiene que crear el nuevo documento
  • Cantidad: Número de Días / Semanas / Meses que pasan entre cada generación automática.
  • Tipo de Plazo: (Días / Semanas / Meses / Manual): Indica si la creación de los documentos finales se realizará de manera automática o manual. Cuando es automática (cualquier opción que no sea manual) se aplica el periodo elegido, junto al cada, para calcular la fecha de la próxima generación automática.
• Forzar fecha del primer documento: si se marca esta opción, permite indicar una fecha de inicio y una fecha primer documento. Se usará la fecha primer documento como fecha para generar el primer documento sin importar lo indicado en el plazo de generación. Se aplicará el plazo indicado para los siguientes documentos.
• Enviar correo: si se marca esta opción, el documento generado se enviará al destinatario (Proveedor / Cliente) siempre que disponga de un correo.

Datos sobre la generación del documento

También se muestran dos campos no editables con la información de fechas:

• Última Fecha: Nos indica la fecha en la que se ha generado el último documento.
• Siguiente Fecha: Nos indica la fecha en la que se generará el siguiente documento. En caso de ser manual, se mostrará vacío o una fecha anterior a la actual.

Importante: En caso de querer generar una factura de venta, la aplicación no permite generar una con fecha anterior a la última factura de venta emitida por lo que si la fecha del documento recurrente es anterior, se cambiará automáticamente a la primera fecha permitida.

Importante: Los documentos automáticos no se generan "solos". Es decir, aunque se hayan indicado correctamente todos los datos necesarios, no se crean los documentos hasta que no se ejecuta el proceso CRON incluido en el Facturascripts. Este proceso no es automático, lo debe ejecutar el usuario o debe estar configurada su ejecución. Puede encontrar más información en:

• Ayuda de usuario
• Ayuda de desarrollador

Importante: El proceso CRON dispone de un sistema donde se indica cada cuanto tiempo se ejecuta la tarea del plugin. Para el caso de DocumentosRecurrentes esta tarea se ejecuta 1 vez cada día, por lo que ejecutar varias veces el CRON no ejecuta la creación de documentos si ese día ya se ha ejecutado. En caso de crear nuevos documentos recurrentes y si el CRON ya se ha ejecutado ese día, se tendrá que esperar al siguiente día para que se creen de manera automática.