Configuración de un documento recurrente
En la esquina inferior izquierda de la pantalla de pantallas auxiliares, encontraremos dos opciones que nos complementan con los datos necesarios para la correcta generación de documentos automáticos.
Documento
Al seleccionar esta pestaña, se muestran y permiten introducir los datos que se utilizarán en el nuevo documento. Los campos disponibles son:
- Serie: Define la serie del documento a crear.
- Almacén: Permite seleccionar, de una lista, el almacén. Este campo también establece la empresa asociada al documento.
- Agente (solo en ventas): Permite forzar de forma opcional la asignación de un agente para el nuevo documento.
- Forma de pago: Selecciona la forma de pago que se usará en el documento.
- Divisa: Indica la divisa en la que se emitirá el documento.
- Estado: Establece el estado en el que se "dejará" el nuevo documento. Esta opción resulta útil, por ejemplo, cuando se desea que la nueva factura no se guarde como borrador, sino que se confirme y se marque directamente como emitida.
- Observaciones: Espacio para introducir aclaraciones dirigidas al usuario; este dato no se transfiere al documento generado.
- Observaciones del documento: Lo ingresado en este campo se trasladará a las observaciones del documento generado.
Periodo
En esta pestaña se definen las fechas y reglas con las que se calcula la generación de los documentos automáticos. Los campos disponibles son:
- Fecha de Inicio: Marca el inicio del periodo de validez de la plantilla. A partir de ella se calcula la primera generación.
- Fecha de Fin: Marca el fin del periodo de validez. Si se deja vacía, la plantilla no caduca nunca.
- Primer Documento: (Opcional) Permite fijar una fecha concreta para el primer documento, distinta de la que calcularía el sistema sumando la periodicidad a la fecha de inicio. Si se deja en blanco, se calcula automáticamente a partir de la fecha de inicio.
- % Primer Documento: Porcentaje del importe de las líneas que se aplicará al primer documento generado. Útil para cobrar una parte proporcional o un anticipo en la primera generación. A partir del segundo documento siempre se genera el importe completo (100%).
- Forzar fecha del primer documento: Si se marca, el sistema generará el primer documento en la fecha indicada en Primer Documento de inmediato, sin esperar al siguiente ciclo del cron. Requiere que la fecha de primer documento esté informada.
- Pausado: Si se marca, la generación automática queda en pausa. El cron avanza la fecha de próxima generación al siguiente periodo sin crear ningún documento, de modo que el calendario se mantiene para cuando se reactive. Las plantillas pausadas se muestran en azul en el listado y se pueden filtrar.
- Días de la semana: Solo aparece cuando el Tipo de plazo es Personalizado. Permite marcar uno o varios días de la semana en los que se generará el documento. Si no marcas ningún día, no se generará ningún documento. La cantidad del plazo de generación se aplica como un ciclo de N semanas: con 1 genera todas las semanas, con 2 una semana sí y otra no, etc., contando desde la semana de la fecha de inicio (o del primer documento).
La fecha en la que se generó el último documento (Última Fecha) y la fecha de la próxima generación (Siguiente Fecha) se muestran, como datos no editables, en la cabecera del documento recurrente.
En la barra de acciones de esta pestaña dispones de un botón de ayuda que despliega una explicación resumida de cada uno de estos campos.
Importante: Si se desea generar una factura de venta, la aplicación no permite utilizar una fecha anterior a la última factura emitida. En caso de que la fecha del documento recurrente sea anterior, se ajustará automáticamente a la primera fecha permitida.