Crear y configurar un grupo recurrente
Los grupos recurrentes permiten compartir una misma plantilla (las mismas líneas y la misma configuración) entre muchos clientes a la vez. En lugar de crear una plantilla individual por cada cliente, defines el grupo una sola vez, le añades los clientes y cada uno conserva su propia planificación (fechas, periodicidad, porcentaje del primer documento y estado de pausa).
Es la opción ideal cuando muchos clientes pagan exactamente lo mismo: la cuota mensual de una academia, de un gimnasio, de un club o el recibo común de una comunidad. Si por el contrario cada cliente factura conceptos o importes distintos, usa las plantillas individuales descritas en Crear una factura o documento recurrente.
Los grupos recurrentes están disponibles únicamente para ventas (clientes). Para compras se utilizan las plantillas individuales.
La gran ventaja del grupo es que las líneas y los datos comunes se gestionan desde un único sitio: si cambias una línea o un dato compartido, el cambio se aplica automáticamente a todos los clientes del grupo.
👀 Dónde encontrar los grupos
Ve al menú Ventas → Recurrentes. En esa pantalla, además del listado de documentos recurrentes individuales y de los caducados, encontrarás la pestaña Grupos recurrentes.
- Para crear un grupo nuevo, pulsa el botón verde con el icono (+).
- Para editar un grupo existente, haz clic sobre él en el listado.
➕ Crear el grupo
Al dar de alta un grupo se muestra una cabecera con los datos básicos:
- Descripción: Texto que identifica el grupo (por ejemplo, "Cuota mensual clases de repaso").
- Generar: Tipo de documento que se generará para cada cliente del grupo (presupuesto, pedido, albarán o factura de cliente).
- Enviar correo: Si se marca, cada documento generado se enviará por email al cliente correspondiente siempre que tenga un correo configurado.
Tras guardar, la pantalla del grupo se organiza en varias pestañas en el lateral izquierdo: Ajustes, Líneas y Clientes (los miembros del grupo). La gestión de los clientes y su planificación se explica en Gestionar los miembros de un grupo recurrente.
⚙️ Ajustes: datos compartidos por todos los clientes
En la pestaña de Ajustes se definen los datos que comparten todos los miembros del grupo. Al modificarlos, el cambio se propaga a todos los clientes vinculados.
- Serie: Serie del documento que se generará.
- Almacén: Almacén del documento. Determina también la empresa asociada.
- Divisa: Divisa en la que se emitirán los documentos.
Dentro del bloque Valores por defecto encontrarás los datos que se proponen al añadir nuevos clientes al grupo (cada cliente podrá ajustarlos después en su ficha):
- Forma de pago: Forma de pago propuesta para los documentos.
- Estado: Estado en el que quedará el documento generado (por ejemplo, borrador o aprobado).
- Cada y Tipo de plazo: Periodicidad propuesta (días, semanas, meses o manual).
Y en el bloque Observaciones:
- Observaciones: Notas internas para el usuario; no se trasladan al documento generado.
- Observaciones del documento: Texto que se copiará a las observaciones de cada documento generado.
En la barra de acciones de esta pestaña dispones de un botón de ayuda que resume el significado de los datos compartidos.
📝 Líneas: los conceptos comunes
En la pestaña de Líneas defines los conceptos que se facturarán a todos los clientes del grupo. Estas líneas son compartidas: cualquier cambio (alta, modificación o baja de una línea) afecta a todos los miembros.
Para cada línea puedes indicar:
- Referencia: Variante de un producto de la que se obtienen los datos de la línea. Si la dejas en blanco, introduces los datos manualmente.
- Cantidad: Cantidad de producto de la línea.
- Precio: Precio a aplicar en lugar del de la variante. En blanco usará el valor por defecto del producto.
- Descuento: Descuento de la línea. En blanco usará el valor por defecto.
- Impuesto (IVA): Permite forzar el impuesto de la línea.
- IRPF (Retención): Permite establecer el porcentaje de retención de la línea.
- Descripción: Descripción propia de la línea. Admite patrones que se sustituyen al generar cada documento.
Importante: un grupo debe tener al menos una línea para que los documentos generados tengan contenido. Si intentas añadir clientes a un grupo sin líneas, el sistema te avisará.
Siguiente paso
Una vez creado y configurado el grupo, el siguiente paso es añadir clientes y revisar su planificación individual. Todo ello se explica en Gestionar los miembros de un grupo recurrente.