📄 6. PDF y documentos: estilo, nombres de archivo y exportació
📍 En esta página:
- Para la gestoría: 6.3. Exportar documentos
Zolteka te deja dar a los PDF de FacturaScripts tus colores y tu tipografía, ponerles un nombre de archivo que se entienda y juntar en un ZIP todos los documentos de un periodo para tu gestoría. Las dos primeras opciones vienen apagadas: actívalas cuando quieras usarlas.
6.1. Estilo del PDF
Está en Administrador > Zolteka > Diseño, pestaña PDF.
- Colores: acento, texto, cabecera y filas alternas.
- Tipografía: Helvetica, Times, Courier o la del tema de Zolteka.
- Tamaño de letra y papel: A4 o Carta.
- Datos que se ocultan en el PDF: el logo, el IBAN, los recibos, el envío, la referencia, los descuentos o la numeración.
- Vista previa: una factura de ejemplo que cambia mientras eliges las opciones. Es orientativa, así que el PDF real puede variar un poco.
Este estilo se aplica al PDF de FacturaScripts. Si tienes activo un plugin de plantillas PDF, el PDF sale con el aspecto de tu plantilla y la pestaña te lo avisa.
6.2. Nombres de los archivos PDF
Está en Administrador > Zolteka > Diseño, pestaña Nombres de PDF, justo después de PDF.
Por defecto, FacturaScripts pone a cada PDF su propio nombre. Si marcas Personalizar el nombre del archivo PDF, el archivo lleva el nombre que tú decidas, por ejemplo el código del documento y el nombre del cliente. Así tu cliente o tu gestoría saben qué es cada archivo sin abrirlo.
- Dos patrones: uno para ventas (por defecto
{codigo}_{cliente}) y otro para compras (por defecto{codigo}_{proveedor}). - Variables: debajo del formulario tienes una tabla con todas las variables, qué es cada una y un ejemplo, como
{serie},{fecha_ymd}o{empresa}. Pulsa una y se añade al patrón donde tengas el cursor. - Longitud máxima del nombre: de 40 a 200 caracteres (120 por defecto).
- Dónde se aplica: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, de venta y de compra, al imprimir y al enviar por email, desde la ficha y desde el listado. Si imprimes varios documentos marcados en el listado, el archivo lleva el nombre del primero seguido de
_y_N_mas.
Los caracteres que no valen en un nombre de archivo se cambian por un guion bajo. Las tildes y la ñ se mantienen.
Con un plugin de plantillas PDF, el nombre se aplica si la plantilla usa el nombre que le pasa FacturaScripts.
6.3. Exportar documentos
Está en Informes > Zolteka > Exportar documentos.
Reúne en un solo ZIP los documentos de un periodo:
- las ventas, siempre en PDF,
- las compras, según el ajuste Qué incluir de cada compra: PDF generado (la opción por defecto), Adjuntos (por ejemplo, la factura que te mandó el proveedor) o Adjuntos y PDF si falta,
- y un resumen en CSV que se abre con Excel o LibreOffice.
El ZIP se descarga o se envía por email. Sirve para mandar el trimestre a tu gestoría o a tu asesor, o para reclamar pagos pendientes.
Si tienes activados los nombres de PDF (apartado 6.2), los PDF del ZIP llevan tus nombres. Van separados en las carpetas ventas/ y compras/, y si dos documentos dan el mismo nombre, el segundo lleva _2, _3…
Configuración: en Administrador > Zolteka > Ajustes, pestaña Exportar documentos, pones el email de destino, el máximo de documentos y el tamaño máximo para enviarlo por email.
Permiso: esta pantalla no se activa sola. Entran los administradores y los usuarios a los que se la des en Reglas o con el rol Zolteka · Gestoría.
6.4. Problemas frecuentes
- No veo Exportar documentos en el menú.
- Tu usuario no tiene permiso. Pide que te asignen el rol Zolteka · Gestoría o que marquen la página en Reglas (recuadro de abajo).
- He cambiado el estilo del PDF y no se nota.
- Revisa que el estilo esté activado y guardado. Si tienes un plugin de plantillas PDF activo, manda el aspecto de la plantilla.
- El archivo sigue saliendo con el nombre de siempre.
- Marca Personalizar el nombre del archivo PDF en Nombres de PDF y guarda. Si el patrón está vacío, se usa el nombre de FacturaScripts.
- El PDF no se parece del todo a la vista previa.
- Es normal: la vista previa es orientativa. Descarga un PDF de prueba para ver el resultado final.
Permisos necesarios
Con el rol Zolteka · Gestoría ya lo tienes: incluye Exportar documentos (Mostrar y Exportar) y Visión General.
- Informes → Zolteka → Exportar documentos: Mostrar para entrar, Permitir exportar para descargar o enviar el ZIP y Permitir modificar si guarda el email de destino (
DocumentosGestoriaZolteka).- Fichas de los documentos que vaya a exportar (Editar factura de cliente, Editar factura de proveedor, etc.): el usuario necesita acceso a cada una.
Esta página no se activa sola al actualizar Zolteka. Hay que marcarla en Reglas o asignar el rol Zolteka · Gestoría.
La pestaña PDF y la de Nombres de PDF están en Diseño, que va con el rol Zolteka · Administración.
La tabla completa está en Roles y permisos. Cómo funcionan las casillas en FacturaScripts: Grupos y permisos de usuario.
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