📅 4. Agenda, calendarios compartidos y avisos

📍 En esta página:

Configuración y día a día: 4.1. Configuración de la agenda · 4.2. Mi calendario y citas

Trabajo en equipo: 4.3. Calendarios compartidos · 4.4. Invitar a un grupo

Avisos: 4.5. Campana y avisos en el móvil

De la cita a la venta: 4.6. Documento de venta desde la cita · Problemas frecuentes · 💼 Soporte

Zolteka trae una agenda de equipo para organizar visitas comerciales, trabajos técnicos y reuniones sin salir de FacturaScripts. Cada persona tiene su calendario, puede compartirlo con el equipo y convocar a un grupo entero en una cita.

4.1. Hub Central y Configuración de la Agenda

Toda la agenda se configura desde una sola pantalla:

Administrador > Zolteka > Agenda.

Tiene estas pestañas: Vista de la agenda, Calendarios, Salas, Tipos de evento y Estados de evento.

Vista de la agenda:
A qué hora abres la agenda: al entrar, la vista se coloca en esa hora (de 0 a 23; por defecto, las 7). Después puedes subir o bajar libremente.
A qué hora cierras la agenda: hasta qué hora se ve la rejilla (por defecto, las 21 h). Si un día necesitas ver las 24 horas, pulsa el botón 24 h de la barra de la agenda.
Duración habitual de una cita (minutos): la que se propone al crear una cita nueva (de 5 a 480 minutos, de 5 en 5).
Mostrar tipos de evento en Mi calendario y Mostrar estados en Mi calendario: casillas independientes. Si las activas, en la cita y en la cabecera de Mi calendario aparecen el tipo y el estado para elegirlos y filtrar.
Mostrar salas en Mi calendario: activa el selector de sala dentro de la cita.
Botón de documento de venta en el modal y Documento a crear desde el evento: muestran en la cita un botón para crear un presupuesto, pedido, albarán o factura (ver el apartado 4.6).
Avisos al crear un evento en la agenda: antelación y unidad (minutos, horas…) del aviso que se propone en cada cita nueva, si se muestra la Campana de avisos en el menú y cada cuántos segundos se actualiza.
Avisos en el móvil, recordatorios por email e icono de la app: el icono se sube desde tu equipo o se elige de la Biblioteca (PNG, JPG o WEBP cuadrado, hasta 5 MB). Todo lo demás lo tienes explicado en Avisos en el móvil y campana.
Tipos de evento: motivos de cita (por ejemplo Reunión comercial, Demostración o Revisión técnica). Cada tipo tiene un color sugerido y una duración en minutos, que se rellenan solos al elegirlo en la cita.
Estados de evento: las fases de una cita (por ejemplo Pendiente, Confirmado, En espera, Atendido o Cancelado). Se muestran como una etiqueta en la tarjeta y no cambian el color de fondo que hayas elegido.
Salas: salas y despachos, cada uno asignado a un almacén o sede.

4.2. Mi Calendario Personal y Gestión de Citas

Cada empleado tiene su propia agenda.

Acceso: haz clic en el icono de calendario de la barra superior.

Lateral de Mi calendario

A la izquierda tienes:

El botón Crear para una cita nueva.
Un minicalendario para saltar a cualquier día.
Filtros plegables, con un contador de los que tienes puestos y el enlace Quitar filtros.
Tres listas: Mis calendarios, Calendarios de la empresa y Otros calendarios. Cada calendario tiene su casilla para verlo u ocultarlo, su color y un menú para compartirlo.

La barra de arriba sigue el orden Hoy ‹ › rango de fechas, y la agenda ocupa todo el alto de la ventana con un solo scroll.

Características de la rejilla horaria

Solo lo tuyo: ves las citas que has creado, las que tienes asignadas y aquellas en las que figuras como asistente.
Vistas: cambia con un clic entre 1 Día, 3 Días, Semana o Mes, con el botón Hoy y salto directo a cualquier fecha.
Citas a la misma hora: si coinciden varias, se colocan en columnas, una al lado de otra, como en Google Calendar, para que ninguna quede tapada.
Línea de la hora actual: una línea roja marca la hora, se mueve sola cada 60 segundos y sigue alineada con el reloj al cambiar el tamaño de la ventana, al cambiar de vista o al volver a la pestaña.
Al entrar, la vista se coloca en la hora indicada en la configuración, para que veas enseguida lo que tienes ahora.
Filtros de la cabecera: Tipo, Estado (si los has activado en la configuración) y Asistente. Con Asistente ves solo las citas de un compañero, un cliente o un contacto; si eliges a un usuario, salen también las que organiza él. En tablet los filtros se reparten el ancho de la fila y en el móvil van uno debajo de otro.
Días con muchas citas (vista Mes): si no caben todas en la casilla, pulsa «+N más…» y se abre la lista completa del día.

Creación y Edición de Citas

Haz clic en un hueco libre de la rejilla o en una cita para abrir su ventana:

Los campos siguen el orden en que se suele rellenar una cita: título, tipo y estado, fecha y horas, Todo el día / Se repite, sala, asistentes, notas, avisos y color.

Horario: fecha, hora de Inicio y de Fin. La duración se calcula sola. Si cambias el tipo después de ajustar la hora de fin, tu hora de fin se respeta.
Todo el día y Se repite: marca Todo el día para citas sin hora (se muestra la fecha de fin) y Se repite para citas periódicas (se despliegan las opciones de repetición). Al cambiar una cita que se repite, el programa te pregunta cómo aplicar los cambios.
Tipo y estado: al elegir un tipo se ponen su duración y su color. El estado marca si la cita está pendiente, atendida, cancelada…
Asistentes: añade usuarios, clientes o contactos buscándolos por nombre, NIF o teléfono. La cita aparece también en la agenda de los usuarios invitados. También puedes invitar a un grupo entero (apartado 4.4).
Avisos: activa Avisos y pulsa «Añadir una notificación» para recibir uno o varios recordatorios con la antelación que quieras (minutos, horas, días o semanas).
Color: 8 colores rápidos y un botón de paleta para elegir cualquier otro.
Calendario: junto al color eliges en qué calendario se guarda la cita. El punto de color te indica cuál es. Solo aparece si puedes usar más de un calendario.
Sedes y salas: asocia la cita a un almacén o a una sala para no reservar dos veces el mismo espacio (el selector aparece si activas Mostrar salas en Mi calendario).
Pie de la ventana: Eliminar a la izquierda, el botón de documento de venta en el centro (si está activado) y Guardar a la derecha. Para salir sin guardar, cierra con la X.

4.3. Calendarios compartidos

Además de tu calendario principal puedes tener otros, y compartirlos con tu equipo.

Tipos de calendario:
- Personales: el tuyo principal y los que crees tú.
- De la empresa: comunes para todo el equipo. Cada empresa empieza con uno llamado Empresa, que se crea una sola vez: si lo borras, no vuelve a aparecer.
- De módulo: las agendas de otros plugins, que se muestran como un calendario más.
Compartir: abre el menú del calendario en el lateral y elige Compartir. Puedes compartirlo con un usuario, con un grupo o con toda la empresa, con uno de estos permisos:
- Solo ocupado: ven que tienes algo, pero no qué.
- Ver: ven tus citas.
- Editar: pueden crear y cambiar citas en ese calendario.
Compartir no avisa. La otra persona tendrá acceso, pero no recibe ningún aviso. Si quieres que se entere de una cita concreta, añádela como asistente.
Los calendarios de la empresa empiezan sin marcar. Márcalos en el lateral y Zolteka recordará tu elección.

Desde la ficha del usuario o del grupo

Las fichas de usuario y de grupo tienen una pestaña Calendarios para dar o quitar acceso a calendarios de la empresa y personales. En la del usuario ves además, sin poder cambiarlo desde ahí, con quién comparte sus calendarios y lo que recibe por su grupo o por su empresa. Cada alta y cada baja queda registrada.

Al crear un calendario de la empresa no hace falta escribir un código: se genera solo a partir del nombre.

El calendario del Cuadro de mando

El calendario del Cuadro de mando muestra los calendarios que puedes ver y las citas a las que te han invitado.

4.4. Invitar a un grupo

Para convocar a todo un equipo no hace falta añadir a las personas una a una:

En la cita, escribe en el buscador de asistentes el nombre del grupo (rol). Aparece con la etiqueta Grupo.
Elígelo y se añaden como asistentes todos sus usuarios activos.
Si el grupo tiene más de 10 personas, Zolteka te pide confirmación. El máximo por cita es de 50 asistentes.

El grupo no queda unido a la cita: si más adelante entra o sale alguien del grupo, las citas ya guardadas no cambian.

4.5. Campana y avisos en el móvil

La campana de la barra superior, los avisos en el móvil con el navegador cerrado y los recordatorios por email tienen su propia página: Avisos en el móvil y campana.

4.6. Documento de venta desde la cita

Si una visita o una llamada acaba en venta, puedes crear el presupuesto, pedido, albarán o factura desde la propia cita, con los datos ya puestos.

Puesta en marcha: en Administrador > Zolteka > Agenda, pestaña Vista de la agenda:

Activa «Botón de documento de venta en el modal».
En «Documento a crear desde el evento» elige qué quieres crear: presupuesto, pedido, albarán o factura.
Pulsa Guardar.

Uso desde Mi calendario:

Abre la cita (o créala y pulsa Guardar primero: si la cita no está guardada, el programa te avisa con «Guarda el evento antes de crear el documento de venta»).
Pulsa el botón del documento, en el centro del pie de la ventana (borde verde).
Se abre el documento nuevo con el cliente, el agente, la fecha y, en observaciones, el título y la descripción de la cita. Si la cita tiene varios clientes como asistentes, se usa el primero; si no tiene ninguno, el documento se abre sin cliente.
Completa las líneas y guarda el documento.

Después: la cita queda unida a ese documento. El botón pasa a verde relleno con un icono de comprobación y, al pasar el ratón, indica que lo abre. Si más adelante se borra el documento, la cita vuelve a mostrar el botón para crear uno nuevo.

💡 Tip Experto: esta opción solo está en Mi calendario. Si no ves el botón, revisa que esté activado en Vista de la agenda y que la cita esté guardada.

Problemas frecuentes

He compartido un calendario y mi compañero no ha recibido ningún aviso.
- Es lo normal: compartir da acceso, pero no avisa. Para que le llegue un aviso, añádelo como asistente de la cita.
No veo los calendarios de la empresa.
- Empiezan sin marcar. Márcalos en el lateral, en Calendarios de la empresa.
Busco un grupo en los asistentes y no aparece.
- Si el grupo no tiene ningún usuario activo, no sale en el buscador, porque elegirlo no añadiría a nadie.
No veo el selector «Calendario» en la cita.
- Solo aparece cuando puedes guardar la cita en más de un calendario.

Permisos necesarios

Con el rol Zolteka · Agenda ya puedes usar el calendario. La configuración de Agenda va en el rol Zolteka · Administración.

Mi calendario (página oculta, CalendarioUsuario):
Mostrar para ver el icono y la agenda.
Permitir modificar para crear, editar, mover y compartir citas.
Permitir eliminar para borrar citas o calendarios adicionales.
Administrador → Zolteka → Agenda: Mostrar y Permitir modificar para configurar tipos, salas, avisos push y la app (ConfigZoltekaServiciosCalendario).

Sin Mi calendario no llegan los avisos de citas y la campana solo muestra Novedades. Lo tienes explicado en Avisos en el móvil y campana.

Al instalar o actualizar Zolteka, todos los roles que aún no lo tengan reciben solos el acceso a Mi calendario y a las páginas de notificaciones y de la app. Los roles predefinidos Zolteka · Gestoría y Zolteka · Administración se quedan solo con los permisos de su plantilla. Un rol nuevo, o uno al que se lo hayas quitado, lo recibe en la siguiente actualización, o antes si lo marcas en Reglas.

Para compartir desde la agenda también tiene que estar activado el ajuste «permitir compartir».

La tabla completa está en Roles y permisos. Cómo funcionan las casillas en FacturaScripts: Grupos y permisos de usuario.

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