🔄 3. Gestión Avanzada de Anticipos: Traspasos, Rectificativas y Cancelaciones

📍 En esta página:

• Modificaciones y rectificaciones: 3.1. Traspasar saldo · 3.2. Devolución de dinero
• Cancelación formal: 3.3. Retención de fondos e indemnización · 💼 Soporte

A veces el encargo cambia. El cliente sustituye un pedido por otro, pide que le devuelvas el dinero o rompe el contrato y te quedas el anticipo como indemnización. Este capítulo explica cómo resolver cada caso.

3.1. Traspasar saldo entre documentos del mismo cliente

Si un cliente pagó un anticipo de 300 € para el Pedido A, pero decide sustituirlo por el Pedido B, no hace falta que hagas una devolución bancaria ni que emitas una factura rectificativa:

1. Accede a Ventas ➔ Anticipos (o Compras ➔ Anticipos).
2. Entra en la pestaña Saldos.
3. Selecciona la fila del anticipo correspondiente.
4. Pulsa el botón superior Traspasar saldo.
5. En la ventana emergente, selecciona el documento de destino del mismo cliente (un presupuesto o un pedido nuevo) e indica el importe a mover (traspaso total o parcial).
6. Pulsa Confirmar traspaso.

El saldo sale de la mochila del primer documento y entra en la del nuevo. El movimiento queda en el historial.

💡 Desde el propio documento: También puedes traspasar sin ir al listado: abre el presupuesto o pedido, pulsa Ver anticipos (ver sección 2.3) y usa la acción de traspaso en la línea del anticipo.

3.2. Devolución de dinero: Emisión de factura rectificativa

Si el encargo se anula de mutuo acuerdo y devuelves el dinero al cliente:

1. Abre la Factura de Anticipo original (desde Ventas ➔ Facturas).
2. Ve a la pestaña Rectificativas.
3. Pulsa Nueva factura rectificativa y emite la factura de abono (total o parcial).
4. Al guardar la rectificativa, el importe se resta de la mochila del presupuesto o del pedido.
5. El pedido vuelve a tener pendiente de cobro su importe original.

• Anticipo ya usado en parte: Solo puedes devolver lo que todavía no se ha usado, y el saldo nunca queda en negativo. Por ejemplo, de un anticipo de 1.000 € con 600 € ya aplicados en una factura de cierre, solo se pueden devolver 400 €. El aviso indica 600,00 € aplicados y en qué factura de cierre están.
• Devolución pendiente: Mientras quede dinero por devolver, el aviso muestra cuánto falta (por ejemplo, de 1.000 € a 600 € y luego a 400 €) y desaparece cuando se ha cubierto todo.

Rectificar la factura de cierre: Si lo que rectificas es la factura final y afecta al anticipo, el saldo vuelve solo a la mochila del pedido o del presupuesto. Verás un aviso fijo en la rectificativa y en «Ver anticipos» del pedido y del albarán hasta que ese saldo se use en otra factura, se traspase o llegue a cero.

Facturas que no se pueden borrar:

• Las facturas de anticipo y las de cierre no se pueden borrar. Tampoco un albarán que ya tiene factura final.
• Si intentas borrar una factura de anticipo cobrada o su recibo, el mensaje te explica qué hacer: deshacer el cobro, o anularla con una rectificativa o con la pestaña Cancelación anticipo (sección 3.3).

Avisos al guardar:

• Si guardas una factura de la serie de anticipos que no está enlazada a ningún anticipo, verás un aviso.
• Si cambias importes o líneas de una factura de anticipo que ya se ha usado, también te avisa.

3.3. Cancelación formal del encargo con retención de fondos

Pasa a menudo en servicios, reformas y fabricación: el cliente no sigue adelante y la empresa se queda el anticipo como indemnización o penalización.

Según la Ley del IVA en España (Art. 78.Tres.1º) y normas parecidas en Latinoamérica:

• Las indemnizaciones y penalizaciones no están sujetas a IVA (no hay entrega de bien ni servicio).
• Si te quedas el anticipo, debes devolver el IVA a Hacienda emitiendo una rectificativa del anticipo y emitir una Factura de Cargo o Indemnización sin IVA (Serie CAN) por el importe neto retenido.

zAnticipos lo hace en un solo paso (cancelación formal):

1. Abre la factura de anticipo y entra en la pestaña Cancelación anticipo.
2. Se comprueba que este anticipo sea el último saldo vivo del encargo.
3. Revisa el resumen y pulsa Confirmar retención de (el botón muestra el importe).
4. Se hacen tres cosas a la vez, o ninguna si algo falla:
   • Genera la Factura Rectificativa de la factura de anticipo para regularizar el IVA ante la Agencia Tributaria.
   • Genera la Factura de Cargo/Indemnización (Serie CAN, exenta de IVA, cuenta contable de indemnizaciones).
   • Actualiza el estado de los pedidos y albaranes de la familia a Cancelado o Cerrado.

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