🔄 3. Gestión Avanzada de Anticipos: Traspasos, Rectificativas y Cancelaciones

📍 En esta página:

Modificaciones y rectificaciones: 3.1. Traspasar saldo · 3.2. Devolución de dinero · Rectificar el cierre · Borrar o anular
Cancelación formal: 3.3. Retención de fondos e indemnización · 💼 Soporte

A veces el encargo cambia. El cliente sustituye un pedido por otro, pide que le devuelvas el dinero o rompe el contrato y te quedas el anticipo como indemnización. Este capítulo explica cómo resolver cada caso.

3.1. Traspasar saldo entre documentos del mismo cliente

Si un cliente pagó un anticipo de 300 € para el Pedido A, pero decide sustituirlo por el Pedido B, no hace falta que hagas una devolución bancaria ni que emitas una factura rectificativa:

Accede a Ventas ➔ Anticipos (o Compras ➔ Anticipos).
Entra en la pestaña Saldos.
Selecciona la fila del anticipo correspondiente.
Pulsa el botón superior Traspasar saldo.
En la ventana emergente, selecciona el documento de destino del mismo cliente (un presupuesto o un pedido nuevo) e indica el importe a mover (traspaso total o parcial).
Pulsa Confirmar traspaso.

El saldo sale de la mochila del primer documento y entra en la del nuevo. El movimiento queda en el historial.

💡 Desde el propio documento: También puedes traspasar sin ir al listado: abre el presupuesto o pedido, pulsa Ver anticipos (ver sección 2.3) y usa la acción de traspaso en la línea del anticipo.

3.2. Devolución de dinero: Emisión de factura rectificativa

Si el encargo se anula de mutuo acuerdo y devuelves el dinero al cliente:

Abre la Factura de Anticipo original (desde Ventas ➔ Facturas).
Ve a la pestaña Rectificativas.
Pulsa Nueva factura rectificativa y emite la factura de abono (total o parcial).
Al guardar la rectificativa, el importe se resta de la mochila del presupuesto o del pedido.
El pedido vuelve a tener pendiente de cobro su importe original.

Anticipo ya usado en parte: Solo puedes devolver lo que todavía no se ha usado, y el saldo nunca queda en negativo. Por ejemplo, de un anticipo de 1.000 € con 600 € ya aplicados en una factura de cierre, solo se pueden devolver 400 €. El aviso indica 600,00 € aplicados y en qué factura de cierre están.
Devolución pendiente: Mientras quede dinero por devolver, el aviso muestra cuánto falta (por ejemplo, de 1.000 € a 600 € y luego a 400 €) y desaparece cuando se ha cubierto todo.

Rectificar la factura de cierre

Depende de lo que rectifiques:

Toda la mercancía: En la pestaña Devoluciones de la factura de cierre, al marcar toda la mercancía la línea del anticipo se marca sola. Al guardar:
- El albarán y el pedido no se reabren.
- Los anticipos vuelven a pendiente (saldo del cliente en ventas, o a tu favor en compras), disponibles para otro trabajo o para devolverlos.
- Si el cliente pide que le devuelvan el dinero, rectifica la factura de anticipo (no se crea sola).
- Sale un único aviso que, además, explica qué hacer con los recibos:
  - Cierre a 0 €: no hay recibos.
  - Resto sin cobrar: el recibo del cierre y el negativo se compensan en la cuenta del cliente (o del proveedor en compras), sin movimiento de banco.
  - Resto ya cobrado: el negativo es una deuda real. El programa lo marca como pagado; si aún no has devuelto el dinero, hay que desmarcarlo.
- El asiento de la rectificativa es el inverso del cierre. Una rectificativa a 0 € de un cierre cubierto al 100 % también genera su asiento inverso.
- Funciona igual en los modos de cierre «Facturar», «Agrupar o partir» y el anticipo del restante en modo copia.
Solo una parte de la mercancía (devolver, a cuenta o mantener): la rectificativa se guarda como siempre. El anticipo sigue restado en la factura de cierre y la operación no se reabre.
Una rectificativa que no toca el anticipo: Después de guardar verás una vez el aviso de que queda en el historial sin mover el saldo. Revísala en el control de coherencia (capítulo 5).

Borrar o anular facturas de anticipo y de cierre

Borrador: se puede borrar (botón Eliminar de la ficha o desde el listado). Los anticipos vuelven a pendiente, se recalcula la familia (albarán, pedido, presupuesto) y queda una línea en el historial.
Emitida: no se puede borrar. Para anularla, crea una rectificativa. El aviso lo dice así.

Borra solo los borradores que no hayas enviado al cliente. Si ya le llegó por PDF, papel o correo, ya está emitida y se anula con una rectificativa.
Un albarán que ya tiene factura final tampoco se puede borrar.
Si intentas borrar el recibo cobrado de una emitida, el mensaje te indica deshacer el cobro o anular con rectificativa (o con la pestaña Cancelación anticipo, sección 3.3, si te quedas el anticipo como indemnización).

Avisos al guardar:

Si guardas una factura de la serie de anticipos que no está enlazada a ningún anticipo, verás un aviso.
Si cambias importes o líneas de una factura de anticipo que ya se ha usado, también te avisa.

3.3. Cancelación formal del encargo con retención de fondos

Pasa a menudo en servicios, reformas y fabricación: el cliente no sigue adelante y la empresa se queda el anticipo como indemnización o penalización.

Según la Ley del IVA en España (Art. 78.Tres.1º) y normas parecidas en Latinoamérica:

Las indemnizaciones y penalizaciones no están sujetas a IVA (no hay entrega de bien ni servicio).
Si te quedas el anticipo, debes devolver el IVA a Hacienda emitiendo una rectificativa del anticipo y emitir una Factura de Cargo o Indemnización sin IVA (Serie CAN) por el importe neto retenido.

zAnticipos lo hace en un solo paso (cancelación formal):

Abre la factura de anticipo y entra en la pestaña Cancelación anticipo.
Se comprueba que este anticipo sea el último saldo vivo del encargo.
Revisa el resumen y pulsa Confirmar retención de (el botón muestra el importe).
Se hacen tres cosas a la vez, o ninguna si algo falla:
- Genera la Factura Rectificativa de la factura de anticipo para regularizar el IVA ante la Agencia Tributaria.
- Genera la Factura de Cargo/Indemnización (Serie CAN, exenta de IVA, cuenta contable de indemnizaciones).
- Actualiza el estado de los pedidos y albaranes de la familia a Cancelado o Cerrado.

Permisos necesarios

Con el rol Anticipos · Oficina ya lo tienes. Anticipos · Comercial puede traspasar en ventas, pero no desde el cuadro de mando.

Traspasar desde Ventas → Anticipos o Compras → Anticipos: Permitir modificar en ese listado (ListAnticiposVentas o ListAnticiposCompras).
Traspasar o cancelar desde Informes → Zolteka → Anticipos: Mostrar y Permitir modificar (DashBoardAnticipos).

Sin Permitir modificar no aparece el botón de traspasar.

Algunas cancelaciones ligadas a una factura también piden Permitir modificar en la ficha de esa factura.

La tabla completa está en Roles y permisos. Cómo funcionan las casillas en FacturaScripts: Grupos y permisos de usuario.

💼 ¿Necesitas ayuda experta o personalizaciones para tu empresa?

Si quieres sacar el máximo partido a este módulo o requieres adaptaciones específicas para tu flujo de trabajo, ponemos a tu disposición nuestros servicios profesionales:

⚙️ Consultoría y Puesta en Marcha: Configuración avanzada, auditoría de procesos y optimización de tu FacturaScripts.
🧩 Desarrollos e Integraciones a Medida: Creación de nuevos plugins, adaptación de funcionalidades y conexión con APIs o plataformas externas.
📊 Cuadros de Mando y Analítica BI: Informes avanzados, métricas clave (KPIs) y cuadros de mando interactivos a medida.
🛠️ Soporte Técnico y Mantenimiento: Resolución de dudas operativas, resolución de incidencias y acompañamiento técnico continuo.

📬 Contacto directo y presupuestos: carlosmorenogil@gmail.com · zolteka.com · Canales oficiales de FacturaScripts. ¡Impulsamos tu negocio juntos!

Anterior Siguiente