⚙️ 1. Conceptos Básicos, Contabilidad y Puesta en Marcha

📍 En esta página:

• Conceptos y contabilidad: 1.1. Mochila de saldo · 1.2. Familias documentales · 1.3. Devengo IVA y cuentas
• Puesta en marcha: 1.4. Configuración de series · 1.5. Impresión PDF (3 niveles) · 💼 Soporte

Para sacar el máximo provecho a zAnticipos, no necesitas dominar complejas teorías de software: basta con comprender tres reglas sencillas sobre cómo se mueve el dinero en el circuito comercial y cómo se refleja contablemente.

1.1. ¿Cómo viaja el dinero? La mochila de saldo

En un negocio tradicional, cuando un cliente acepta un presupuesto y paga una señal o adelanto, ese dinero pertenece a una operación comercial concreta.

Con zAnticipos, ese saldo vive físicamente en una «mochila virtual»:

• El saldo acompaña al trabajo: Si cobras 500 € sobre un presupuesto de 1.000 €, ese importe queda guardado en la mochila de la operación.
• El saldo se traslada al transformar: Cuando transformas el presupuesto en un pedido de venta, la mochila viaja con él; al generar el albarán de entrega, la mochila sigue acompañando a la mercancía.
• Consumo automático al liquidar: Cuando emites la factura final, el sistema abre la mochila, descuenta los 500 € ya cobrados e imprime la factura con un importe neto de 500 € a cobrar.

💡 Tip Experto: No necesitas apuntar en notas adhesivas cuánto pagó el cliente ni calcular porcentajes de cabeza al servir los albaranes. La mochila no olvida ningún céntimo.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/01_mochila_saldo_concepto.png

• Pantalla: Ventas ➔ Pedidos de cliente ➔ Ficha de pedido
• Estado / Datos de ejemplo: Pedido PED2026-0045 por 1.200,00 € con anticipo previo de 400,00 €
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Badge o indicador superior con el saldo disponible en mochila (400,00 €)
• 🔵 [2] Total del pedido bruto (1.200,00 €)
• 🟡 [3] Pendiente real de cobro en el pie (800,00 €)
• Pie de foto: La mochila de saldo refleja el adelanto disponible sin alterar el total contractual del pedido.

1.2. Familias documentales y documento raíz (Flujos 1:1, 1:N y N:1)

En la actividad comercial real existen tres formas de gestionar un encargo. zAnticipos las resuelve todas de forma intuitiva:

• Flujo 1 a 1 (1:1 — El estándar habitual de la pyme):
  • Circuito: 1 Presupuesto ➔ 1 Pedido ➔ 1 Albarán ➔ 1 Factura de Cierre.
  • Comportamiento: El anticipo se cobra en el presupuesto o pedido y viaja de forma íntegra hasta la factura final. Es el flujo más simple y frecuente.
• Flujo 1 a Varios (1:N — Entregas parciales en varios albaranes):
  • Circuito: 1 Pedido de 3.000 € con anticipo de 1.000 € que se entrega en 3 albaranes de 1.000 € cada uno.
  • Comportamiento (FIFO): El primer albarán absorbe los 1.000 € de la mochila (queda totalmente cubierto). Los dos siguientes albaranes quedan con su importe habitual pendiente de cobro.
• Flujo Varios a 1 (N:1 — Agrupación de pedidos):
  • Circuito: El cliente realiza 2 pedidos distintos con anticipos de 200 € y 300 € respectivamente, y solicita recibirlos juntos en un solo albarán y factura.
  • Comportamiento: El albarán destino suma ambas mochilas (500 € disponibles) y muestra los totales consolidados de la operación.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/02_arbol_familia_documental.png

• Pantalla: Ventas ➔ Pedidos de cliente ➔ Modal «Ver anticipos»
• Estado / Datos de ejemplo: Pedido con entregas parciales y facturas de anticipo vinculadas
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Documento raíz original (Presupuesto contractual)
• 🔵 [2] Hijos logísticos (Albaranes parciales derivados)
• 🟡 [3] Factura de anticipo vinculada a la rama
• Pie de foto: El árbol documental visualiza la jerarquía de la operación y el reparto de la bolsa.

1.3. El rincón del contable: Devengo de IVA y compensación de cuentas

Para la asesoría o el departamento de contabilidad, la gestión de anticipos suele ser un dolor de cabeza si se recurre a inventos manuales. Con zAnticipos, la contabilidad sigue rigurosamente el Plan General Contable y la legislación fiscal:

• Paso 1: Cobro del anticipo y emisión de la Factura de Anticipo:
  • Se genera una factura oficial por el importe recibido.
  • Asiento automático: Se anota en la cuenta de tesorería (572 Banco) contra la cuenta de pasivo de anticipos (438 Anticipos de clientes) y su correspondiente IVA Repercutido (477).
  • Obligación fiscal cumplida: El IVA se devenga en el trimestre en que se recibe el dinero, tal como exige la ley (Modelo 303 en España o declaración mensual de impuestos en LATAM).
• Paso 2: Emisión de la Factura Final de Cierre (con entrega de mercancía):
  • Al facturar el pedido o albarán, el sistema inserta las líneas de venta por el total del trabajo (700 Venta de mercancías) y una línea en negativo compensando el anticipo previo.
  • Asiento automático: La cuenta 438 se cancela automáticamente contra la venta, se liquida únicamente la cuota tributaria restante y el saldo pendiente de cobro del cliente (cuenta 430) queda exactamente por la diferencia real.

[!IMPORTANT] Sin descuadres contables: El contable no tiene que reclasificar saldos a fin de año ni crear asientos manuales de regularización. La cuenta 438 nace y muere en sincronía perfecta con las facturas oficiales.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/03_asiento_compensacion_anticipos.png

• Pantalla: Contabilidad ➔ Asientos ➔ Detalle de asiento de factura de cierre
• Estado / Datos de ejemplo: Asiento con cancelación automática de subcuenta 438 y liquidación de IVA
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Cargo a la cuenta 438 (cancelación del pasivo de anticipo)
• 🔵 [2] Abono a la cuenta 700 (ingreso total por venta)
• 🟡 [3] Ajuste proporcional de la cuenta 477 (IVA regularizado)
• Pie de foto: Asiento contable de la factura final con compensación automática de la cuenta 438.

1.4. Puesta en marcha y configuración de series

Para comenzar a trabajar, accede al panel de control del plugin:

• Ruta de acceso: Administrador ➔ Zolteka ➔ Anticipos.

Revisa los parámetros iniciales en la pestaña General:

• Producto por defecto: Selecciona el producto/servicio que se utilizará en las facturas de anticipo (por ejemplo, referencia ANTICIPO con tipo de IVA general).
• Serie de anticipo: Elige la serie de facturación para los anticipos (recomendado utilizar una serie propia, ej. serie A o ANT, para tener trazabilidad independiente).
• Recuperar serie del origen: Si marcas esta opción, la factura de anticipo adoptará la misma serie que el documento logístico donde se origina.
• Estados de anticipo: Configura qué estado asignará el sistema al documento logístico tras generar un anticipo (ej. En preparación o Aprobado).
• Validaciones de fecha: En la pestaña Validaciones, puedes impedir que se emitan facturas de anticipo con fecha anterior al último documento de la serie para evitar saltos cronológicos.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/04_config_general_series.png

• Pantalla: Administrador ➔ Zolteka ➔ Anticipos ➔ Pestaña General
• Estado / Datos de ejemplo: Selección de producto ANTICIPO, serie y estados por defecto
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Selector de producto tipo anticipo
• 🔵 [2] Serie de facturación dedicada
• 🟡 [3] Estados comerciales tras el cobro del adelanto
• Pie de foto: Panel de configuración general y asignación de series para facturas de anticipo.

1.5. Configuración de impresión PDF en 3 niveles y PlantillasPDF

zAnticipos amplía el motor nativo de impresión PDF de FacturaScripts sin necesidad de instalar programas adicionales. Permite reflejar las columnas de anticipos y la tabla detallada de pagos siguiendo una jerarquía de 3 niveles.

[!IMPORTANT]

Orden de prioridad al IMPRIMIR el PDF (de mayor a menor)

1. Formato de impresión (EditFormatoDocumento) si está en Mostrar siempre o Ocultar siempre → gana siempre. Ignora Admin y Detalle (aunque las casillas digan lo contrario).
2. Si el formato está en Por defecto / Usar configuración general → casillas del botón Detalle del documento.
3. Si no hay casilla en el documento → defaults de AdminGestorAnticipos.

Regla corta: Mostrar/Ocultar siempre = política de plantilla (todos los docs de ese formato). Detalle solo cuenta cuando el formato está en Por defecto. Admin solo alimenta el Por defecto (y el sellado al crear).

Al CREAR el documento (sellado de casillas en Detalle): el sistema marca o desmarca automáticamente Mostrar resumen de anticipos en PDF y Mostrar desglose de anticipos en PDF según el formato aplicable + Admin si el formato está en Por defecto. Esas casillas quedan guardadas en el documento. Luego puedes cambiarlas a mano en Detalle (solo tendrán efecto al imprimir si el formato sigue en Por defecto).

• Nivel 1 — Valores por defecto globales (AdminGestorAnticipos):
  • Accede a la pestaña Textos e impresión PDF.
  • En el grupo Anticipos en PDF, activa las casillas correspondientes a los documentos que desees que nazcan con el resumen marcado (Presupuestos, Pedidos y Albaranes de clientes y proveedores).
  • En el grupo Desglose de anticipos en PDF, activa las casillas para que el desglose nazca marcado (tabla con histórico de facturas de anticipo y fechas de cobro).
  • Prioridad: solo intervienen cuando el formato está en Por defecto / Usar configuración general (al crear y, si no hay checkbox, al imprimir).
• Nivel 2 — Por Formato de Impresión (EditFormatoDocumento) — máxima prioridad al imprimir si no es «Por defecto»:
  • Accede a Administrador ➔ Formatos de documentos (o Plantillas PDF ➔ Formatos si usas PlantillasPDF) y edita el diseño deseado.
  • Encontrarás el grupo Anticipos en PDF con dos selectores tri-estado:
    • Modo resumen: Por defecto (pasa al Nivel 3 / Admin) | Mostrar siempre (ignora Admin y Detalle) | Ocultar siempre (ignora Admin y Detalle).
    • Modo desglose: igual.
  • Al crear, Mostrar siempre / Ocultar siempre también sellan las casillas del Detalle; al imprimir vuelven a mandar ellos.
  • Ejemplo práctico: Formato comercial en Mostrar siempre = todos los pedidos de esa plantilla llevan anticipos en PDF, aunque alguien desmarque Detalle.
• Nivel 3 — Por documento (botón Detalle) — solo si el formato está en Por defecto:
  • Abre cualquier presupuesto, pedido o albarán y pulsa Detalle.
  • Al final del formulario verás las dos casillas: Mostrar resumen de anticipos en PDF y Mostrar desglose de anticipos en PDF.
  • Nacen ya rellenadas por los Niveles 1 y 2; cámbialas solo si ese documento concreto debe imprimirse distinto y el formato está en Por defecto. Guarda con Aceptar.
• Integración con el plugin comercial PlantillasPDF:
  • Si utilizas el popular plugin PlantillasPDF (plantillas visuales modernas Template 1 a 5), dispones del complemento oficial gratuito zAnticiposPlantillasPDF. Al activarlo, el mismo bloque de desglose y totales se integra de forma nativa en tus plantillas personalizadas. Misma prioridad al imprimir: Formato show/hide → Detalle → Admin.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/05_config_textos_pdf_defaults.png

• Pantalla: Administrador ➔ Zolteka ➔ Anticipos ➔ Pestaña Textos e impresión PDF
• Estado / Datos de ejemplo: Casillas de verificación de resumen y desglose activadas para ventas
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Grupo de casillas para resumen de totales en PDF
• 🔵 [2] Grupo de casillas para tabla de desglose de cobros
• 🟡 [3] Plantillas de texto y variables dinámicas
• Pie de foto: Configuración global de textos y opciones de impresión PDF.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/06_config_formato_triestado_pdf.png

• Pantalla: Administrador ➔ Formatos de documentos ➔ Ficha de formato
• Estado / Datos de ejemplo: Selectores tri-estado en el grupo Anticipos en PDF
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Selector de modo resumen (Por defecto / Mostrar / Ocultar)
• 🔵 [2] Selector de modo desglose detallado
• Pie de foto: Personalización del comportamiento de anticipos por formato de impresión.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/06b_documento_detalle_checkboxes_pdf.png

• Pantalla: Ventas ➔ Pedidos de cliente ➔ Pedido ➔ botón Detalle
• Estado / Datos de ejemplo: Modal Detalle con las dos casillas de anticipos en PDF ya marcadas o desmarcadas según Admin/Formato
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Casilla «Mostrar resumen de anticipos en PDF»
• 🔵 [2] Casilla «Mostrar desglose de anticipos en PDF»
• Pie de foto: Casillas selladas al crear el documento; editable por pedido en Detalle.

📷 CAPTURA REQUERIDA: docs/images/07_pdf_core_totales_desglose.png

• Pantalla: Vista previa o documento PDF generado de un pedido de venta
• Estado / Datos de ejemplo: Pedido con totales ampliados y tabla inferior de desglose
• Qué señalar o resaltar (Callouts):
• 🔴 [1] Columnas de «Total Anticipado» y «Total Pendiente Pago» en la tabla de totales
• 🔵 [2] Tabla de desglose con factura ANT, forma de pago y fecha
• 🟡 [3] Fila final con el importe pendiente de liquidar
• Pie de foto: Documento PDF impreso con las columnas de anticipo y tabla de pagos integrada.

[!NOTE]

💼 ¿Necesitas ayuda experta o personalizaciones para tu empresa?

Si quieres sacar el máximo partido a este módulo o requieres adaptaciones específicas para tu flujo de trabajo, ponemos a tu disposición nuestros servicios profesionales:

• ⚙️ Consultoría y Puesta en Marcha: Configuración avanzada, auditoría de procesos y optimización de tu FacturaScripts.
• 🧩 Desarrollos e Integraciones a Medida: Creación de nuevos plugins, adaptación de funcionalidades y conexión con APIs o plataformas externas.
• 📊 Cuadros de Mando y Analítica BI: Informes avanzados, métricas clave (KPIs) y cuadros de mando interactivos a medida.
• 🛠️ Soporte Técnico y Mantenimiento: Resolución de dudas operativas, resolución de incidencias y acompañamiento técnico continuo.

📬 Contacto directo y presupuestos: carlosmorenogil@gmail.com · https://zolteka.com · Canales oficiales de FacturaScripts. ¡Impulsamos tu negocio juntos!