⚙️ 1. Conceptos Básicos, Contabilidad y Puesta en Marcha

📍 En esta página:

• Conceptos y contabilidad: 1.1. Mochila de saldo · 1.2. Familias documentales · 1.3. Devengo IVA y cuentas
• Configuración del sistema: 1.4. Panel General y series · 1.5. Validaciones y anticipo 100%
• Impresión y plantillas: 1.6. Textos, variables y PDF (3 niveles) · 💼 Soporte

Para sacar el máximo provecho a zAnticipos, no necesitas dominar complejas teorías de software: basta con comprender tres reglas sencillas sobre cómo se mueve el dinero en el circuito comercial y cómo se refleja contablemente.

1.1. ¿Cómo viaja el dinero? La mochila de saldo

Cuando un cliente acepta un presupuesto y paga una señal, ese dinero es de ese encargo. zAnticipos lo guarda en una mochila de saldo que va con el encargo:

• El saldo acompaña al trabajo: Si cobras 500 € sobre un presupuesto de 1.000 €, ese importe queda guardado en la mochila de la operación.
• El saldo se traslada al transformar: Al convertir el presupuesto en pedido, la mochila pasa al pedido. Al generar el albarán, pasa al albarán.
• Se descuenta al facturar: En la factura final se restan los 500 € ya cobrados y quedan 500 € por cobrar.

💡 Consejo: No hace falta apuntar aparte cuánto pagó el cliente ni calcular porcentajes al servir los albaranes. La mochila lleva la cuenta.

1.2. Familias documentales y documento raíz (Flujos 1:1, 1:N y N:1)

Un encargo puede llegar a la factura de tres maneras, y el anticipo funciona en las tres:

• Flujo 1 a 1 (1:1 — El estándar habitual de la pyme):
  • Circuito: 1 Presupuesto ➔ 1 Pedido ➔ 1 Albarán ➔ 1 Factura de Cierre.
  • Comportamiento: El anticipo se cobra en el presupuesto o en el pedido y llega entero a la factura final. Es el caso más habitual.
• Flujo 1 a Varios (1:N — Entregas parciales en varios albaranes):
  • Circuito: 1 Pedido de 3.000 € con anticipo de 1.000 € que se entrega en 3 albaranes de 1.000 € cada uno.
  • Comportamiento (FIFO): El primer albarán se lleva los 1.000 € de la mochila y queda pagado. Los otros dos quedan pendientes de cobro por su importe.
• Flujo Varios a 1 (N:1 — Agrupación de pedidos):
  • Circuito: El cliente realiza 2 pedidos distintos con anticipos de 200 € y 300 € respectivamente, y solicita recibirlos juntos en un solo albarán y factura.
  • Comportamiento: El albarán suma las dos mochilas (500 € disponibles) y muestra los totales de los dos pedidos juntos.

1.3. El rincón del contable: Devengo de IVA y compensación de cuentas

Esta sección es para la asesoría o quien lleve la contabilidad. Los asientos siguen el Plan General Contable:

• Paso 1: Cobro del anticipo y emisión de la Factura de Anticipo:
  • Se genera una factura oficial por el importe recibido.
  • Asiento automático: Se anota en la cuenta de tesorería (572 Banco) contra la cuenta de pasivo de anticipos (438 Anticipos de clientes) y su correspondiente IVA Repercutido (477).
  • IVA: Se declara en el trimestre en que se cobra el dinero, como exige la ley (modelo 303 en España o la declaración mensual que corresponda en Latinoamérica).
• Paso 2: Emisión de la Factura Final de Cierre (con entrega de mercancía):
  • Al facturar el pedido o albarán, el sistema inserta las líneas de venta por el total del trabajo (700 Venta de mercancías) y una línea en negativo compensando el anticipo previo.
  • Asiento automático: La cuenta 438 se compensa automáticamente contra la venta. Solo se liquida el IVA que faltaba y la deuda del cliente (cuenta 430) queda por la diferencia.

⚠️ Sin descuadres contables

No hay que reclasificar saldos a fin de año ni hacer asientos de regularización a mano. La cuenta 438 se mueve solo con las facturas de anticipo y de cierre.

1.4. Puesta en marcha y configuración de series

Acceso: Menú superior → Administrador → Zolteka → Compensaciones y Anticipos → Pestaña "General".

Esta pestaña define los cimientos operativos y las series mercantiles para todas las facturas de anticipo emitidas en compras y ventas:

• Creación de anticipos por documento:
  • Marca en qué documentos aparece el botón «Generar anticipo»:
    • Ventas: Presupuestos de cliente, Pedidos de cliente y Albaranes de cliente.
    • Compras: Presupuestos de proveedor, Pedidos de proveedor y Albaranes de proveedor.
  • Ejemplo: Si solo cobras señales con el pedido confirmado, desmarca presupuestos y albaranes. Los comerciales solo verán el botón en los pedidos.
• Producto, series y estados:
  • Producto por defecto: Artículo que se usa en las líneas de anticipo (por defecto ANTICIPO). Ponle el tipo de IVA de tu actividad habitual.
  • Recuperar serie documento origen: Si la marcas, el asistente propone la misma serie que tenga el presupuesto o pedido. Si no, usa siempre la serie del selector de al lado.
  • Serie de Anticipos: Serie propia para los anticipos (por ejemplo, ANT o A), para que su numeración vaya aparte de las facturas normales.
  • Mantener Estado Por Defecto (Factura): Marcado, la factura de anticipo se crea con el estado por defecto de FacturaScripts. Desmarcado, usa el que elijas en Estado Factura Anticipo (Ventas) o Estado Factura Anticipo (Compras).
• Cancelación y retención (cuando el cliente rompe el contrato):
  • Producto de cargo por cancelación: Artículo para la penalización (por defecto CAN-ANT).
  • Serie de cancelación (sin IVA): Serie para la factura de indemnización cuando te quedas el anticipo porque el cliente rompe el contrato (no sujeta a IVA según el Art. 78 de la LIVA).
  • Estado factura cancelación (Ventas/Compras): Estado con el que se crea esa factura de cargo.
• Estados del documento origen tras cancelación:
  • Estado en que quedan el presupuesto, el pedido y el albarán del encargo después de la cancelación formal:
    • Presupuesto venta / compra: Habitualmente configurado en Rechazado o Cancelado.
    • Pedido venta / compra: Habitualmente configurado en Cancelado.
    • Albarán venta / compra: Habitualmente configurado en Devuelto.
• Pestaña «Detección» (en el mismo menú, solo consulta):
  • Muestra los anticipos que se descontaron a mano con una línea negativa sin la referencia ANTICIPO, por ejemplo los de antes de instalar el plugin.
  • No cambia nada. Puedes exportar la lista a CSV para revisarla con calma.

1.5. Validaciones, control de fechas y el dilema del anticipo al 100%

Acceso: Menú superior → Administrador → Zolteka → Compensaciones y Anticipos → Pestaña "Validaciones y avisos".

Esta pantalla alberga los controles automáticos de seguridad contable y resuelve una decisión operativa fundamental para cualquier empresa:

• Cerrar documento origen al anticipo 100 %:
  • Cuando un cliente paga el 100 % antes de empezar, puedes elegir entre dos formas de trabajar:
    • Casilla MARCADA (Modo Servicios / Venta Directa): Al emitir el anticipo íntegro, el presupuesto o pedido de origen queda cerrado (no se puede editar y sus líneas cuentan como servidas). Encaja con consultoría, venta de software, formación o cualquier negocio que cobra todo por adelantado y no hace albaranes después.
    • Casilla DESMARCADA (Modo Logística / Fabricación / Entregas — Recomendado para distribución): El documento sigue abierto. Aunque esté pagado entero, el almacén puede seguir preparando envíos y haciendo albaranes parciales o totales.
  • Protecciones del anticipo al 100 %:
    • Si el presupuesto, el pedido o el albarán ya tiene factura de cierre, el botón Facturar queda bloqueado para que nada se facture dos veces.
    • Si haces un anticipo al 100 % de un documento con artículos, verás un aviso.
• Avisos informativos personalizables en pantalla:
  • Aviso Anticipo 100 %: Mensaje que sale al cobrar el total y recuerda si el documento quedará cerrado o abierto según la opción anterior.
  • Aviso Importe Excedido: Impide emitir el anticipo si el importe supera lo que queda pendiente del encargo.
• Bloquear fecha anterior a la última factura de la serie:
  • La ley exige que las facturas de una serie vayan en orden de fecha:
    • Si está MARCADO (Bloqueo estricto): No deja crear la factura de anticipo con una fecha anterior a la última factura de la serie. Sale un error y hay que elegir otra fecha.
    • Si está DESMARCADO (Autocorrección): Si se pone una fecha anterior por despiste, sale un aviso y se usa la fecha de hoy. El cobro no se interrumpe.
• Permitir ajustes de saldo manuales (Exclusivo para regímenes sin factura obligatoria):
  • En España, la Unión Europea y la mayoría de países de Latinoamérica es obligatorio emitir factura con IVA por cada pago a cuenta.
  • Por eso esta casilla viene desactivada. Actívala solo si tu país permite mover saldo de anticipos sin factura.

1.6. Plantillas de texto, variables e impresión PDF en 3 niveles

Acceso: Menú superior → Administrador → Zolteka → Compensaciones y Anticipos → Pestaña "Textos e impresión PDF".

En esta sección se personalizan las leyendas automáticas de los documentos comerciales y se define la presentación gráfica de los anticipos en los documentos PDF.

Plantillas de texto personalizables

Textos que el plugin escribe solo en las facturas y en el historial:

• Plantillas - Factura de anticipo y compensación:
  • Descripción línea - documento origen: Texto del movimiento en la mochila y de la línea negativa de la factura final.
  • Descripción línea - factura ANT: Concepto de la línea en la factura de anticipo.
  • Observaciones - factura ANT (cabecera): Texto de las observaciones de la factura de anticipo.
• Plantillas - Cancelación con retención e indemnización:
  • Textos de la rectificativa y de la factura de cargo por indemnización (serie CAN).
• Plantillas - Movimientos en bolsa de anticipos (uso interno):
  • Textos que quedan en el historial al traspasar saldo o corregirlo con una rectificativa.

🧩 Variables dinámicas disponibles para tus plantillas

Puedes incorporar los siguientes códigos entre corchetes en cualquier plantilla de texto; el sistema los sustituirá automáticamente al emitir el documento:

Escribe estos códigos entre corchetes en las plantillas y se cambian por el dato real al crear el documento:

• [CODIGO_FACTURA]: Código de la factura de anticipo generada.
• [FORMA_PAGO]: Nombre de la forma de pago seleccionada.
• [TIPO_DOC]: Tipo del documento origen (Presupuesto, Pedido o Albarán).
• [CODIGO_ORIGEN]: Código del documento comercial donde nació el anticipo (ej. PED2026-0045).
• [PORCENTAJE]: Porcentaje cobrado sobre el total (ej. 30% o 100%).
• [IMPORTE]: Importe monetario exacto del cobro con su divisa.

En los textos de movimientos de la mochila (uso interno) también puedes usar:

• [CODIGO_DESTINO], [TIPO_DOC_ORIGEN] y [TIPO_DOC_DESTINO]: documentos de origen y destino de un traspaso de saldo.
• [CODIGO_RECT] y [CODIGO_ANT]: código de la rectificativa y de la factura de anticipo que corrige.

🏆 ¿Cómo decide FacturaScripts qué imprimir en el PDF? (Orden de prioridad)

1. El formato de impresión manda si está en Mostrar siempre u Ocultar siempre. Se aplica a todos los documentos con ese formato, marque lo que marque el botón Detalle o la configuración general.
2. El botón Detalle del documento decide cuando el formato está en Usar configuración general (o Por defecto). Vale lo que marcaste en ese documento.
3. La configuración general solo marca las casillas del botón Detalle cuando se crea el presupuesto, pedido o albarán.

💡 Ejemplos: Para que ningún albarán muestre pagos al transportista, pon el formato de impresión del albarán en Ocultar siempre. Para decidirlo documento a documento, deja el formato en Usar configuración general y usa las casillas del botón Detalle.

• 1. Nivel de Formato de Impresión (Plantilla de diseño — Prioridad absoluta al imprimir):
  • Cómo llegar: Menú superior → Administrador → Formatos de documentos (o Plantillas PDF ➔ Formatos si utilizas plantillas avanzadas) y edita el diseño que desees configurar.
  • Opciones en el grupo Anticipos en PDF:
    • Usar configuración general (Por defecto): Deciden las casillas del botón Detalle de cada documento.
    • Mostrar siempre: Los anticipos salen siempre con este formato, aunque alguien desmarcara la casilla en Detalle.
    • Ocultar siempre: No salen nunca con este formato. Útil para albaranes de reparto.

• 2. Nivel de Documento Comercial (Ajuste manual venta a venta):
  • Cómo llegar: Abre cualquier presupuesto, pedido o albarán comercial y pulsa en la cabecera el botón Detalle.
  • Casillas disponibles: Al final de la ventana encontrarás Mostrar resumen de anticipos en PDF y Mostrar desglose de anticipos en PDF.
  • Efecto: Se marcan solas al crear el documento, según la configuración general, y deciden qué se imprime cuando el formato está en Usar configuración general. Cámbialas si con ese cliente lo necesitas y pulsa Aceptar.

• 3. Nivel General del Sistema (Valores predeterminados globales):
  • Cómo llegar: Menú superior → Administrador → Zolteka → Compensaciones y Anticipos → Pestaña "Textos e impresión PDF".
  • Funcionamiento: En los grupos Anticipos en PDF y Desglose de anticipos en PDF, marca los tipos de documento (presupuestos, pedidos o albaranes) que quieres que se creen con las casillas activadas.
  • Efecto: Solo afecta a los documentos nuevos. Los ya creados mantienen sus casillas.

• Integración con el plugin complementario PlantillasPDF:
  • Si utilizas el plugin PlantillasPDF (plantillas visuales de la Plantilla 1 a la Plantilla 5), tienes el complemento gratuito zAnticiposPlantillasPDF. Con él, los totales y el desglose de anticipos salen también en esas plantillas, con los mismos tres niveles.

Ejemplo de impresión con la plantilla básica de FacturaScripts:

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• 🧩 Desarrollos e Integraciones a Medida: Creación de nuevos plugins, adaptación de funcionalidades y conexión con APIs o plataformas externas.
• 📊 Cuadros de Mando y Analítica BI: Informes avanzados, métricas clave (KPIs) y cuadros de mando interactivos a medida.
• 🛠️ Soporte Técnico y Mantenimiento: Resolución de dudas operativas, resolución de incidencias y acompañamiento técnico continuo.

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