Pedir una firma a distancia

Si el cliente no está contigo, puedes enviarle el documento para que lo firme desde su móvil o su ordenador.

Enviar el documento a firmar

1. Abre el documento y entra en la pestaña Firmas.
2. En el recuadro «Pedir firma a distancia», indica el papel, el nombre y el email de quien firma. Si el documento es de un cliente, sus datos ya vienen rellenos.
3. En «Días de validez», indica cuántos días tiene para firmar.
4. Si quieres más seguridad, marca «Pedir código por email antes de firmar». El cliente no podrá ver el documento ni firmarlo hasta que escriba el código que le llega a su email.
5. Si sabes el DNI o NIF de quien debe firmar, escríbelo en «DNI / NIF de quien debe firmar». Solo podrá firmar quien escriba ese mismo documento.
6. Si el cliente tiene que aceptar cláusulas por separado, elígelas en «Cláusulas».
7. Deja marcado «Enviar ahora la invitación por email». Si quieres, cambia el asunto o añade un mensaje.
8. Pulsa «Crear solicitud».

El cliente recibe un email con un botón para ver y firmar el documento. También puedes mandárselo por otro medio:

• «Enviar por WhatsApp» (el botón verde) abre WhatsApp con el mensaje y el enlace ya escritos. Si el cliente tiene un móvil en su ficha, se abre directamente su chat.
• «Copiar enlace» copia el enlace para pegarlo donde quieras, por ejemplo en un SMS.

Lo que ve el cliente

1. Abre el enlace. Si pediste código, primero pulsa «Enviarme el código», le llega un código de 6 cifras a su email y lo escribe. El código vale para ese navegador: si abre el enlace en otro dispositivo, tendrá que pedir uno nuevo.
2. Ve el documento. Con «Ver PDF» lo puede leer completo.
3. Escribe su nombre y su DNI, marca las cláusulas que acepta si las hay, firma con el dedo y acepta el texto de conformidad.
4. Pulsa «Firmar». Desde la misma página puede descargar su copia firmada.

Si no está de acuerdo, puede pulsar «No quiero firmar» y explicar el motivo. Te llegará un email con su respuesta.

La página se le muestra en el idioma de su navegador si FirmarAhora está traducido a ese idioma (español, inglés, catalán, valenciano, gallego, francés, italiano, portugués o alemán). El documento firmado se guarda siempre en tu idioma.

Si tienes activado pedir la ubicación, al pulsar «Firmar» su navegador le pregunta si quiere compartirla. Es opcional: si dice que no, firma igualmente.

Presupuestos que se aceptan solos

Si en los ajustes eliges pasar a pedido (o a factura) los presupuestos firmados, en cuanto firma el último firmante el presupuesto cambia de estado y se crea el pedido o la factura, con las firmas incluidas. No tienes que hacer nada más.

Seguir el estado

En la pestaña Firmas ves cómo va cada firmante:

• Pendiente: todavía no ha abierto el enlace en su navegador.
• Vista: ha abierto el documento pero aún no ha firmado.
• Firmada: ya ha firmado.
• Rechazada: se ha negado a firmar.
• Caducada: se acabó el plazo sin firmar.
• Anulada: la anulaste tú.

Si están activados los recordatorios, quien no haya firmado recibe un email cada pocos días.

En Ventas > Firmas tienes todas las solicitudes juntas. Al abrir una puedes reenviar la invitación, anularla si ya no hace falta, descargar la copia firmada y ver todo lo que ha pasado: cuándo se envió, cuándo se abrió, cuándo se firmó…

Siguiente: La copia firmada y el certificado.