Cláusulas y órdenes de servicio

Algunos documentos piden al cliente que acepte varias cosas por separado. El caso típico es el resguardo de depósito de un taller o servicio técnico: el cliente autoriza la reparación, renuncia o no al presupuesto previo, dice si quiere las piezas sustituidas… En papel, cada apartado lleva su recuadro para firmar.

Con las cláusulas de FirmarAhora el cliente marca una a una las que acepta, y en el PDF su firma aparece al lado de cada una.

Crear un grupo de cláusulas

1. Entra en Ventas > Firmas, abre la pestaña «Cláusulas» y pulsa «Nuevo».
2. Ponle un nombre, por ejemplo «Resguardo de depósito».
3. En «Título» escribe lo que se imprimirá encima de las cláusulas, por ejemplo «Autorizaciones del cliente».
4. En «Proponer en», elige el tipo de documento en el que quieres que se elija solo: presupuestos, albaranes, órdenes de servicio…
5. Guarda. Abajo aparece la pestaña «Cláusulas».
6. Añade cada cláusula con su texto. Marca «Obligatoria» en las que el cliente tiene que aceptar sí o sí para poder firmar.

Si tu empresa es de España, el plugin crea al instalarse un grupo de ejemplo, «Resguardo de depósito (ejemplo)», con cuatro cláusulas habituales de los talleres. Revisa los textos con tu asesor antes de usarlo.

Pedir la firma con cláusulas

En la pestaña Firmas del documento, tanto en «Pedir firma a distancia» como en «Firmar aquí ahora», hay un desplegable «Cláusulas». Ya viene elegido el grupo que propusiste para ese tipo de documento; puedes cambiarlo o elegir «Sin cláusulas».

• A distancia: el cliente ve las cláusulas en la página de firma, encima del recuadro para firmar, y marca las que acepta. Sin las obligatorias no puede firmar.
• En el momento: las cláusulas salen en el propio formulario. El cliente las marca en la tablet antes de firmar.

Cada solicitud guarda una copia de las cláusulas. Si después cambias el texto del grupo, lo que ya se firmó no cambia.

Cómo queda en el PDF

En el «PDF con firmas» y en la copia firmada, las cláusulas salen en una tabla debajo del documento:

• a la izquierda, el texto de cada cláusula;
• a la derecha, la firma del cliente si la aceptó, o «No acepta» si no la marcó.

Mientras el cliente no ha firmado, los recuadros salen vacíos. Así el documento que ve antes de firmar es el mismo que luego queda firmado.

El certificado de la copia firmada, la página de verificación y la ficha de la solicitud indican cuántas cláusulas aceptó y cuáles no.

Órdenes de servicio

Si usas el plugin gratuito Servicios (gestión de servicios técnicos o SAT), tus órdenes de servicio también tienen la pestaña Firmas, con las mismas opciones que los presupuestos o las facturas: firmar en el momento, pedir la firma a distancia y cláusulas.

El PDF de la orden es el del plugin Servicios, con las cláusulas y las firmas debajo. Lo tienes en «PDF con firmas», en el menú Imprimir de la orden y en la pestaña Firmas.

El cliente firma al dejar el equipo. Por eso, después se pueden rellenar la solución y los trabajos sin que la firma se dé por modificada. Si cambias la descripción de la avería, el material entregado o los equipos, FirmarAhora avisa de que la orden ya no es la que se firmó.

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