3. Generar y enviar
Todo ocurre en la ficha del cliente, en la pestaña Cuentas bancarias. Debajo de cada cuenta aparece el estado de su mandato y los botones para trabajar con él.
Generar
Elige esquema —CORE o B2B— y tipo de pago —recurrente o único— y pulsa Generar mandato SEPA.
Esas dos decisiones son del acreedor, no del deudor: quien pide la domiciliación sabe si va a cobrar una cuota todos los meses o un cargo único, y si el cliente es una empresa que acepta un B2B. Por eso se eligen aquí y no en la pantalla de firma. Una vez firmado ya no se pueden cambiar.
Generar no envía nada. A veces lo que quieres es imprimir el impreso y dárselo al cliente en mano.
Mientras el mandato siga pendiente puedes corregir desde su ficha el tipo de pago y la localidad —que se propone con la ciudad del cliente—. En cuanto hay firma los dos quedan bloqueados: forman parte de lo que el deudor autorizó y entran en la huella del documento.
El mandato nace pendiente de firma, con su referencia sacada de la secuencia, el identificador del acreedor, un enlace de firma y un código de verificación.
Si no tienes el IBAN del cliente
Da igual: crea la cuenta bancaria sin IBAN y genera el mandato. El deudor escribirá su número de cuenta al firmar. Es la forma de pedir una domiciliación sin que el cliente tenga que mandarte su IBAN por correo o por WhatsApp.
Generación automática
Si en la configuración dejas activado Generar el mandato al crear la cuenta bancaria, cada vez que des de alta una cuenta con IBAN el mandato se crea solo, sin pasar por aquí.
Una cuenta, un mandato vivo. No se pueden tener dos mandatos vivos de la misma cuenta: serían dos enlaces de firma sueltos a la vez, sin saber cuál acabará firmando el cliente. Si necesitas emitir otro, anula antes el que haya.
Enviar
Enviar por email abre la pantalla de correo del propio FacturaScripts con el destinatario, el asunto, el texto y el PDF ya puestos. No sale nada hasta que pulsas enviar, así que puedes retocar el mensaje, cambiar el destinatario o poner a alguien en copia.
El correo lleva el enlace de firma y el impreso adjunto. En el texto el IBAN sale censurado: solo el país y los cuatro últimos dígitos.
Copiar enlace te deja la dirección de firma en el portapapeles, para pasarla por WhatsApp o dictarla por teléfono. Enviar por WhatsApp abre WhatsApp con el mensaje ya escrito.
El enlace vale los días que hayas puesto en la configuración —30 por defecto— contados desde el envío. Pasado ese plazo el mandato queda como Enlace caducado y hay que volver a enviarlo.
Recordatorios
Si los tienes activados, el plugin reenvía el enlace a los 3, 7 y 15 días del envío mientras el mandato siga sin firmar. Los días se cuentan desde que se envió, no desde que se creó, y se pueden cambiar en la configuración.
Los recordatorios los manda la tarea programada de FacturaScripts. Si no tienes el cron configurado, no saldrán.
Los estados
- Pendiente de firma. Generado; el cliente todavía no ha firmado.
- Firmado. Vigente. Ya puedes cobrar por domiciliación.
- Enlace caducado. Se pasó el plazo sin firmar. Vuelve a enviarlo.
- Anulado. Lo anulaste tú. Ya no sirve.
- Caducado. Sustituido por otro mandato posterior del mismo cliente.
- Inactivo (36 meses). Cancelado por la regla de los 36 meses.
La ficha del mandato
Pulsando su referencia se abre la ficha completa: los datos con los que se emitió, el historial de todo lo que le ha pasado y los mandatos anteriores del mismo cliente.
Anular
Anular invalida el mandato. Se guarda quién lo hizo y cuándo, y se puede anotar el motivo. El documento no se borra: sigue archivado y verificable, porque un mandato anulado también forma parte de lo que hay que poder enseñar si alguien reclama un adeudo antiguo.
Un cliente con varios mandatos
Un cliente puede tener varios, pero solo uno vigente. Cuando se firma uno nuevo, el anterior pasa a Caducado automáticamente. En la configuración eliges si eso pasa al generar el nuevo o al firmarlo; por defecto al firmarlo, para que el cliente no se quede sin autorización vigente mientras tarda en firmar.
Los mandatos caducados y anulados siguen a la vista, en el histórico de la misma pestaña.
Permisos
Generar, enviar y anular requieren permiso de modificación sobre Mandatos SEPA. Un usuario que solo pueda consultar la ficha del cliente verá el estado pero no los botones.