Cómo hacer una orden de servicio
Puedes gestionar trabajos como servicios de instalación, servicios de reparación o servicios de mantenimiento desde el menú Ventas → Servicios.
➕ Añadir una orden de servicio.
- En el menú Ventas → Servicios, haz clic en el botón nuevo para crear una nueva orden de servicio.
- En la siguiente pantalla debes seleccionar el Almacén.
- En la siguiente pantalla debes seleccionar el cliente o crear uno nuevo.
- Una vez seleccionado el cliente, puedes seleccionar la máquina o pulsar el botón ninguna máquina si no vas a usar esta opción.
❓ ¿A qué se refiere con máquina?
Máquina se refiere a aquello que se vaya a instalar, reparar o mantener. Si tu negocio es un taller de coches, la máquina sería el coche. Si te interesa guardar la matrícula del coche, o el número de serie del PC, puedes registrarlo como una máquina, así luego lo puedes buscar y ver todas las órdenes de servicio relacionadas.
Al crear un servicio solamente puedes vincular una máquina, pero una vez creado podrás vincular hasta 4 máquinas por servicio.
📋 La orden de servicio.
Toda orden de servicio tiene un cliente y unas máquinas relacionadas, la fecha, hora y:
- El estado del servicio.
- La descripción del problema o servicio a realizar.
- El material que deja el cliente, por ejemplo, la bolsa del portátil.
- La solución al problema del cliente, por ejemplo, reemplazar la pantalla.
- Las observaciones internas, por ejemplo, que la batería está en las últimas y hay que informar al cliente.
- El usuario asignado.
- El agente comercial asignado.
- El almacén del que saldrán los materiales a usar.
- La prioridad del servicio.
- Neto que muestra el importe total del servicio.
Puedes añadir más estados de servicios y prioridades desde el menú Administrador → Servicios.
📝 Los partes de trabajo.
En la pestaña trabajo puedes registrar los partes de trabajo sobre ese servicio, así si una instalación o reparación implica a varios empleados o varias jornadas de uno mismo, puedes registrar cada parte de trabajo por separado. También puedes añadir productos que hayas usado en el servicio o que quieras facturar al cliente. Además, desde la ficha del producto asociado podrás ver los trabajos vinculados.
Por defecto se hará una factura con todos los trabajos del servicio, pero puedes cambiar esto para cada trabajo. En el campo acción puedes elegir entre no hacer nada, hacer factura, albarán o presupuesto. Y puedes configurar la acción por defecto desde el menú Administrador → Servicios.
🗂️ Podemos añadir categorías y/o archivos.
En la pestaña Categoría podemos elegir una categoría de las que tenemos guardadas; podemos añadir más en Administrador → Servicios.
Cuando agregamos una categoría, se activa la pestaña Verificaciones; las verificaciones se pueden añadir en Administrador → Servicios, dentro de la categoría que necesitemos.
También podemos añadir archivos a la orden si lo necesitamos en la pestaña Archivos.
🧾 Facturar el servicio.
Para facturar el servicio simplemente haz clic en la pestaña facturas y pulsa el botón hacer factura; te pedirá confirmación. Cuando lo confirmes, creará la factura automáticamente.
✅ Cerrar una orden.
Para finalizar una orden de trabajo, desde Ventas → Servicios accede a la orden que quieras y pon el estado en Completado o Rechazado; este servicio pasará a la pestaña Cerrado. Según el color podemos saber si ha sido Completado (Verde) o Rechazado (Rojo). Esto se puede personalizar desde Estados.
