• GestorDocumental 1.2: indexado por lotes, buscador agil y adjuntos en mas documentos
• Manual de uso de GestorDocumental

Manual de uso de GestorDocumental

Guía de uso de Gestor Documental

Gestor Documental convierte los adjuntos de FacturaScripts en un verdadero gestor de ficheros. Además de guardar los documentos, analiza e indexa su contenido (texto de PDF, Word, Excel y TXT, con OCR opcional para escaneados), de modo que puedes buscar por lo que dicen los ficheros y no solo por su nombre. Está pensado para cualquier usuario que trabaje con muchos documentos de clientes, proveedores, facturas, albaranes o artículos y necesite encontrarlos, clasificarlos y descargarlos con rapidez.

1. Instalación

1. Descarga el ZIP de Gestor Documental.
2. En FacturaScripts, ve a Administrador → Plugins, pulsa Añadir y sube el ZIP.
3. Actívalo y pulsa Reconstruir.

Requisitos: FacturaScripts 2026 o superior y PHP 8.1+. No necesita otros plugins. Opcionalmente, para leer imágenes y PDF escaneados se requiere Tesseract instalado en el servidor, y para resumir/clasificar con IA se requiere el plugin AsistenteIAFS.

2. Configuración inicial

La configuración se encuentra en el panel de control de FacturaScripts, en la pestaña Configuración del gestor documental (grupo Administración). Ahí puedes ajustar:

• Tipos de fichero permitidos (separados por coma). Por defecto: pdf, jpg, jpeg, png, gif, docx, xlsx, doc, xls, txt, csv.
• Tamaño máximo por fichero (MB). Por defecto 10 MB.
• Generar miniaturas de imágenes.
• Vista por defecto (por ejemplo, cuadrícula).
• Analizar e indexar el contenido automáticamente al subir.
• Indexar en segundo plano al iniciar sesión (procesa solo lo pendiente aprovechando el tiempo conectado).
• Usar OCR para leer imágenes y PDF escaneados e Idioma del OCR (código Tesseract, p. ej. spa, eng).
• Usar IA para resumir y categorizar (requiere AsistenteIAFS).

Ajusta estos valores una vez y pulsa Guardar.

3. Adjuntos mejorados dentro de las fichas

El plugin añade una pestaña de documentos mejorada dentro de las fichas de cliente, proveedor, artículo, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas (de venta y de compra), y también en los servicios de asistencia técnica si tienes ese módulo.

Para trabajar con los documentos de un registro:

1. Abre la ficha (por ejemplo un cliente o una factura) y entra en la pestaña de documentos del plugin.
2. Organiza por carpetas: pulsa Nueva carpeta para crear una; usa Todas o Sin carpeta para filtrar.
3. Subir ficheros: arrastra los archivos a la zona indicada ("Arrastra ficheros aquí o pulsa para seleccionar") o pulsa para elegirlos. Admite selección múltiple.
4. Sobre cada documento tienes: Previsualizar (ve el PDF o la imagen dentro de la ficha), Renombrar, Mover a carpeta y Eliminar adjunto.
5. Descargar todos en ZIP o Descargar carpeta en ZIP para bajar varios documentos de una vez.

4. Clasificación (categorías y etiquetas)

Cada documento puede clasificarse para encontrarlo mejor:

1. En la ficha del documento, abre el bloque Clasificación.
2. Asigna una Categoría y añade Etiquetas.
3. Consulta el Resumen del contenido que el sistema extrae del texto del documento (si no hay texto legible, se indica "Sin texto legible").
4. Pulsa para guardar; verás el aviso Guardado.

Si activaste la IA, el resumen y la categoría pueden proponerse automáticamente; siempre puedes ajustarlos a mano.

5. Indexado del contenido

Para poder buscar por lo que dicen los ficheros, estos deben estar indexados:

1. Si hay documentos sin procesar, aparece el aviso "Hay N adjuntos sin indexar por su contenido" con las opciones Indexar ahora, Ahora no o Indexar todo lo existente.
2. Durante el proceso verás una barra de progreso con Pendientes, Completado y los botones Pausar, Reanudar y Detener.
3. Para reprocesar un documento concreto usa Reanalizar; para toda la entidad, Reanalizar todo.

6. Buscador global de documentos

Ruta de menú: Administración → Gestor Documental.

1. Abre la pantalla del buscador global.
2. Escribe en Buscar por nombre o contenido del documento: busca dentro del texto de los ficheros, no solo por el nombre.
3. Filtra por tipo de fichero, por entidad/modelo (cliente, proveedor, factura...) y por Categoría.
4. Los resultados muestran fragmentos del texto encontrado. Usa Cargar más para paginar hasta llegar al Fin del listado.
5. Desde cada resultado puedes previsualizar o descargar el documento.

Preguntas frecuentes

No veo el menú del plugin. Ve a Administrador → Plugins y pulsa Reconstruir. Después recarga la página.

El buscador no encuentra texto dentro de un PDF. Comprueba que el documento esté indexado (sección 5). Si es un PDF escaneado o una imagen, necesitas activar el OCR y tener Tesseract instalado en el servidor.

No aparece la opción de resumen/clasificación por IA. Requiere el plugin AsistenteIAFS instalado y la opción Usar IA activada en la configuración.

Al subir un fichero me dice que el tipo no está permitido o que supera el tamaño. Revisa en la configuración los Tipos de fichero permitidos y el Tamaño máximo por fichero (MB).

¿Puedo descargar todos los documentos de un cliente a la vez? Sí, con Descargar todos en ZIP o Descargar carpeta en ZIP desde la pestaña de documentos de la ficha.

Soporte: soporte@adelantia.com