Liquidación de Cobros de Agente
Para qué sirve este apartado
En ocasiones, sobretodo si la empresa dispone de agentes comerciales que realizan visitas a los clientes, son los agentes los encargados de realizar el cobro en el domicilio de los clientes. En estos casos, cuando el agente realiza la entrega de los importes cobrados a la oficina/central se suele realizar un proceso de conteo del efectivo y de los talones como parte de una liquidación.
Así, al informar que el Pago Múltiple pertenece a un agente, informando el mismo en la casilla de Agente, se nos activa una nueva pestaña con el título de Liquidación donde poder indicar el importe entregado por el agente.
Cómo reflejar la liquidación
En la pestaña Liquidación disponemos de múltiples casillas para introducir el desglose del importe a modo de billetes o monedas de cada tipo, entregadas por el agente. Así iremos introduciendo los números correspondientes en cada casilla para al finalizar pulsar sobre el botón Guardar de la propia pestaña. En ese momento se calculará, si está seleccionado el cálculo Automático, el importe entregado y la diferencia con el total de recibos de la agrupación.
También es posible indicar si el agente ha tenido algún gasto por dietas (comidas, kilometraje, etc) que deben ser compensadas. Así, el cálculo de la diferencia viene de la suma de dietas más el efectivo y talones entregado menos el total de recibos incluidos.
Contabilización de la liquidación
Cuando confirmamos la agrupación, se realiza el asiento contable junto con el cobro de los recibos. En este caso, si el agente tiene informadas las subcuentas contables para la gestión de cartera y de diferencia, se utilizarán en sus movimientos respectivos. Así, cuando se contabiliza el total de los recibos, y está informada en la ficha del agente la subcuenta de Cartera se llevará el saldo de los clientes a la subcuenta del agente. Esto es útil cuando se tienen agentes "remotos" o que no "pasan" todos los días por las oficinas pero se desea controlar los recibos cobrados y pendientes de liquidar. Del mismo modo, si en la ficha del agente está informada la subcuenta de Diferencia, si existe alguna diferencia entre el importe cobrado y los recibos seleccionados, se llevará el saldo a dicha subcuenta.