Liquidación de cobros de agente
Cuando los agentes comerciales cobran en el domicilio de los clientes, al volver a la oficina entregan el efectivo y los talones que han recogido. La liquidación permite contar lo entregado, compararlo con los recibos cobrados y contabilizar la diferencia, como si fuera un arqueo.
⚙️ Preparar la ficha del agente
En Administrador → Agentes, en la ficha de cada agente, puedes indicar dos subcuentas que se usan al contabilizar sus liquidaciones:
- Cartera: subcuenta donde se lleva lo cobrado por el agente en lugar de a la cuenta bancaria del cobro múltiple. Es útil con agentes que no pasan a diario por la oficina: el saldo de esta subcuenta muestra lo que han cobrado y aún no han entregado.
- Diferencia: subcuenta donde se lleva la diferencia entre lo entregado y el total de los recibos. Es obligatoria si la liquidación tiene diferencia.
💵 Hacer la liquidación
Crea el cobro múltiple indicando el Agente y guárdalo. Aparece la pestaña Liquidación. Añade los recibos cobrados por el agente; en la pestaña Añadir puedes filtrar por el agente de la factura para localizarlos. Si el agente entrega talones, regístralos en la pestaña Talones Bancarios.
En la pestaña Liquidación:
- Escribe cuántos billetes y monedas de cada tipo ha entregado el agente.
- En Dietas, indica los gastos del agente que se le compensan (comidas, kilometraje…).
- Talones Bancarios muestra el total de los talones de la agrupación.
- Con el Cálculo en Automático, el Total de efectivo y la Diferencia se calculan solos al cambiar las cantidades. En Manual puedes escribir directamente el total de efectivo.
Pulsa Guardar en la propia pestaña para conservar la liquidación.
La diferencia es el efectivo más las dietas más los talones, menos el total de los recibos. Si es negativa, el agente ha entregado menos de lo cobrado; si es positiva, ha entregado de más.
📚 Contabilización
La liquidación se contabiliza al aprobar el cobro múltiple, dentro de su mismo asiento:
- Si el agente tiene subcuenta de Cartera, el cobro se lleva a ella en lugar de a la cuenta bancaria del cobro múltiple.
- Si hay diferencia, se lleva a la subcuenta de Diferencia del agente, ajustando el importe que va al banco o a la cartera. Si el agente no tiene esa subcuenta, la aprobación no se completa y se muestra un aviso.
- Las dietas cuentan como importe entregado: reducen la diferencia, pero no generan una línea propia en el asiento.