AvisaDoc: documentación, instalación y manual de uso

Guía de uso de AvisaDoc

AvisaDoc registra documentos con fecha de vencimiento (contratos, seguros, ITV, permisos, certificados) y envía alertas por email y notificación interna antes de que caduquen, con un semáforo visual de estado. Está pensado para gestorías, administradores y responsables de flotas que necesitan no perder ningún vencimiento.

1. Instalación

Descarga el ZIP de AvisaDoc.
En FacturaScripts, ve a Administrador → Plugins, pulsa Añadir y sube el ZIP.
Actívalo y pulsa Reconstruir.

Requisitos: FacturaScripts 2026 o superior y PHP 8.1+. Plugin independiente (licencia LGPL-3.0), no requiere otros plugins.

2. Configuración inicial

Ruta de menú: Administrador → Panel de control, pestaña Vencimientos de documentos.

Ajusta los valores por defecto que se aplicarán a los nuevos documentos:

Días de antelación (primer aviso): días antes del vencimiento para el primer aviso (por defecto 30).
Días de antelación (segundo aviso): días antes para un segundo recordatorio (por defecto 7).
Mostrar resumen en el panel: activa el resumen de vencimientos en el panel de inicio.
Email global de avisos: dirección(es) a las que se envían los avisos cuando un documento no tiene email propio (separadas por coma).
Asunto del email de aviso y Cuerpo del email de aviso: plantillas del correo. Puedes usar las variables {nombre}, {tipo}, {fecha_vencimiento}, {dias_restantes} y {notas}, que se sustituyen automáticamente.

En la sección Sincronización de avisos de la misma pestaña:

Sincronizar con la navegación (sin cron): si no tienes configurada la tarea programada (cron) de FacturaScripts, actívala para que la revisión de vencimientos se lance sola cuando cualquier usuario navegue por la aplicación.
Intervalo mínimo entre sincronizaciones (horas): cada cuánto puede repetirse esa revisión (por defecto 6 horas).

Pulsa Guardar al terminar. Esta sincronización es compatible con el cron y nunca duplica avisos.

3. Registrar un documento con vencimiento

Ruta de menú: Administrador → Documentos con vencimiento.

Pulsa Nuevo.
En Datos del documento rellena: Nombre del documento (obligatorio), Tipo de documento (Contrato, Seguro, Certificado, Permiso / Licencia, ITV / Revisión vehículo u Otro), Estado (Activo, Vencido, Renovado o Cancelado) y una descripción.
En Fechas indica la fecha de inicio y la Fecha de vencimiento (obligatoria).
En Alertas ajusta, si quieres, los Días de antelación (primer aviso) y (segundo aviso) propios de este documento, marca Notificación interna en FacturaScripts e indica el/los Email(s) de aviso (separados por coma). Si dejas el email vacío se usará el email global de la configuración.
En el bloque de enlace puedes asociar el documento a un Cliente o Proveedor y anotar un Importe.
Añade Notas si lo necesitas y pulsa Guardar.

Los campos Último aviso enviado, creado por y fecha de creación se rellenan solos y son de solo lectura.

4. Listado y semáforo de estado

Ruta de menú: Administrador → Documentos con vencimiento.

El listado muestra los documentos ordenados por fecha de vencimiento (los que vencen antes, primero) con un semáforo visual según los días restantes. Puedes:

Buscar por nombre, descripción, notas o cliente.
Filtrar por Estado (Activo, Vencido, Renovado, Cancelado).
Filtrar por Tipo de documento.
Filtrar por rango de fechas de vencimiento (desde / hasta).

5. Cómo funcionan los avisos

La revisión de vencimientos se ejecuta mediante la tarea programada (cron) de FacturaScripts o, si no la tienes, mediante la sincronización por navegación. En cada pasada, AvisaDoc:

Marca automáticamente como Vencido todo documento activo cuya fecha ya haya pasado.
Envía el aviso cuando el documento entra en el umbral de días configurado (primer y segundo aviso).
Cada umbral avisa una sola vez, por lo que no se reciben correos repetidos cada día.
El aviso incluye, según lo configurado, una notificación interna en FacturaScripts y un email a los destinatarios del documento (o al email global).

Panel / Informes

Si activas Mostrar resumen en el panel en la configuración, verás un resumen de los próximos vencimientos en el panel de inicio de FacturaScripts, para tener a la vista lo que está por caducar.

Preguntas frecuentes

No veo el menú del plugin. Ve a Administrador → Plugins y pulsa Reconstruir.
No me llegan los emails de aviso. Comprueba que el correo saliente (SMTP) de FacturaScripts esté configurado y que el documento (o el email global) tenga direcciones válidas separadas por coma.
No se lanzan los avisos. Configura el cron de FacturaScripts o activa Sincronizar con la navegación (sin cron) en la configuración del plugin.
Un documento sigue avisando pese a estar renovado. Cambia su Estado a Renovado o Cancelado; solo se revisan los documentos en estado Activo.

Soporte: soporte@adelantia.com