Notas de gasto al dia: aprobar treinta tickets de una vez y saber que le debes a cada empleado
El problema real de las notas de gasto
No es registrarlas. Es lo que viene despues.
Una empresa pequena con cuatro comerciales junta con facilidad treinta tickets al mes: gasolina, peajes, comidas, un hotel, un taxi. Registrarlos es rapido. Lo que hace que la gente deje de usar el modulo es el final de mes: abrir uno a uno los treinta gastos para marcarlos como aprobados, y despues abrirlos otra vez para marcarlos como reembolsados. Sesenta clics para no equivocarse.
Y luego la pregunta de verdad, la que se hace quien paga: cuanto le debo a cada uno. Eso obligaba a filtrar por empleado, mirar el listado y sumar a mano.
GastosFS 1.5 quita las dos cosas de en medio.
Aprobar y reembolsar en bloque
En Notas de gasto marca con las casillas de la izquierda todos los gastos que quieras y pulsa uno de los dos botones nuevos:
- Aprobar seleccionados: pasa a aprobado todo lo que estuviera en borrador.
- Reembolsar seleccionados: marca como reembolsado todo lo aprobado o en borrador.
Los dos piden confirmacion antes de hacer nada, y al terminar te dicen cuantos gastos se han cambiado y por cuanto dinero: "3 gastos aprobados por 443,00 EUR". Si alguno se ha quedado fuera, tambien te lo dice y cuantos.
Un flujo tipico de fin de mes queda asi:
- Filtra por estado Borrador para ver solo lo que falta por revisar.
- Repasa los importes en el listado, sin abrir nada.
- Selecciona todo y pulsa Aprobar seleccionados.
- Cuando hagas la transferencia, filtra por Aprobado, selecciona y pulsa Reembolsar seleccionados.
Una cosa que el plugin no te deja hacer
Un gasto ya reembolsado no vuelve atras. Si lo seleccionas por error junto con otros y pulsas aprobar, ese se queda como esta y te avisa de que se ha omitido. Reabrir un pago que ya se hizo no es un descuido que convenga poder cometer con un clic.
Pendiente por empleado
La segunda pestana del listado se llama Pendiente por empleado y responde de un vistazo a lo que antes habia que sumar a mano.
Al abrirla veras, arriba, el resumen del mes en curso:
- lo que hay pendiente en total,
- cuanto de eso esta ya aprobado y cuanto sigue en borrador,
- y el desglose por empleado ordenado de mayor a menor: quien tiene mas dinero puesto de su bolsillo aparece el primero.
Debajo, el listado con solo lo que no esta reembolsado, agrupado por empleado. Los gastos ya pagados no ensucian la vista.
El periodo por defecto es el mes en curso. Es lo que se mira a diario, y evita que el listado tenga que arrastrar anos de historico cada vez que lo abres.
Que se instala y que no cambia
La 1.5 no toca la estructura de datos: se actualiza sobre cualquier version anterior sin migraciones ni perdida de nada. Los gastos, los justificantes adjuntos y las categorias siguen igual. Lo unico que cambia es el listado, que ahora tiene dos botones y una pestana mas.
Compatible con FacturaScripts 2025 a 2026.65. PHP 8.0 o superior.
Si algo no encaja
Si los botones no aparecen, revisa que tu usuario tenga permiso de modificacion sobre Notas de gasto en Roles: sin ese permiso el plugin no cambia estados aunque marques gastos, y te avisa de ello.
Si echas algo en falta -un periodo distinto al mes, un informe por proyecto o por cliente, exportar el pendiente por empleado a PDF para adjuntarlo a la transferencia- dilo en los comentarios del plugin. La 1.5 ha salido de eso mismo.