Cómo importar facturas de Excel
Si ya tienes tu listado de facturas en Excel o bien usas otro software que permita exportar tu listado de facturas a Excel, puedes copiar esos datos a FacturaScripts con el plugin CSVimport:
- Instala y activa el plugin CSVimport en FacturaScripts, si todavía no lo has hecho.
- Haz clic en el menú Ventas → Facturas y en el botón importar.
- Selecciona el archivo Excel y pulsa aceptar.
⚠️ ¿No te aparece ninguna ventana al pulsar importar?
Si no te aparece una ventana al pulsar el botón importar, probablemente sea debido a que tenías ese formulario personalizado antes de instalar el plugin CSVimport. Haz clic en el botón opciones (arriba a la izquierda) y en facturas. En la siguiente pantalla, pulsa eliminar, abajo a la izquierda, y por último pulsa el botón volver (arriba a la izquierda).
✅ Requisitos
El archivo debe tener una columna de código o número de factura y debe ir ordenada de la factura más antigua a la más moderna.
- Si numeras tus facturas como 1, 2, 3 ... eso es un número de factura.
- Si numeras tus facturas como A-123, A-124 ... eso es un código, ya que tiene letras y guiones.
El archivo debe tener una columna de fecha y esta debe ir ordenada de más antigua a más nueva.
- Excel trata las fechas como números y, dependiendo del formato o idioma, puede confundir los meses y los días. Si tienes fechas en formato 3/8/2024, te recomendamos que lo cambies por 3-8-2024, que no tiene este problema.
El archivo debe tener una columna con el nombre del cliente y, adicionalmente, un cif/nif, código de cliente o email, para poder distinguir mejor unos clientes de otros. Si puedes poner todas, mejor.
- Al importar, buscamos por código de cliente; si no tiene o no se encuentra, buscamos por nif y, si no, por nombre.
🧠 Importación avanzada de facturas
El asistente de importación avanzada del plugin CSVimport te mostrará un listado con las columnas del archivo de Excel que has añadido. Las columnas del archivo aparecen en la parte izquierda. En la parte derecha, selecciona cómo deseas usar cada una de las columnas. Para terminar, pulsa el botón importar (abajo a la derecha).
En este caso, esta imagen muestra la importación de productos:
Puedes importar las facturas con líneas incluidas o solamente los totales. Todo depende de las columnas que elijas al importar.
🧾 Facturas con líneas
Si quieres importar las facturas con líneas incluidas, el archivo debe contener en la línea tanto los datos de la factura como los datos de la línea, es decir: fecha, código, nombre cliente, nif, descripción de la línea, precio, cantidad e IVA. Aquí tienes un ejemplo:
En este caso debes seleccionar las columnas de referencia, descripción, cantidad, precio e IVA.
Importante: no selecciones las columnas de total (factura), neto (factura), ni total iva (factura), ya que esas columnas son para cuando queremos importar las facturas solamente con los totales. No olvides pulsar el botón importar, abajo a la derecha, para comenzar la importación de las facturas. Puede que la página se recargue varias veces durante el proceso.
📃 Facturas con totales (sin líneas)
Si quieres importar las facturas con sus totales pero sin las líneas, es decir, solamente con una línea que incluya el neto, IVA y recargo de la factura, entonces el archivo puede ser algo así:
Para importar solamente hay que seleccionar las columnas de neto (factura), total IVA (factura) y total (factura):
No olvides pulsar el botón importar, abajo a la derecha, para comenzar la importación de las facturas. Puede que la página se recargue varias veces durante el proceso.
🌒 Caracteres extraños
Si al copiar las facturas aparecen caracteres extraños, marca la casilla el archivo no es utf8.
🔗 Enlazar facturas con asientos contables
Enlazar una factura con un asiento existente
Al importar facturas (de clientes o de proveedores) puedes incluir una columna con el ID del asiento para vincularlo a cada factura. En el asistente de importación avanzada, selecciona esa columna como ID de asiento (contabilidad).
Para que el enlace se realice correctamente, el asiento debe cumplir estas condiciones:
- El asiento debe existir en FacturaScripts.
- El asiento no debe tener ya un documento asociado.
- El asiento debe pertenecer al mismo ejercicio fiscal que la factura.
- El asiento debe pertenecer a la misma empresa que la factura.
