Casos de Uso y Escenarios Prácticos

Escenarios Prácticos con MoodleManagement

Esta guía muestra paso a paso cómo resolver situaciones reales del día a día usando MoodleManagement. Cada escenario parte de una necesidad concreta y muestra el flujo completo.

Escenario 1: Poner en marcha la integración desde cero Situación: Tienes una academia con un Moodle en producción con 200 alumnos y 15 cursos. Acabas de instalar FacturaScripts y MoodleManagement. Quieres conectar ambos sistemas. Pasos:

Configura el servicio web en Moodle siguiendo la guía de configuración WS (publicación 1)
Crea la instancia Moodle en FS con la URL y el token. Prueba la conexión
Importa las categorías de cursos. Esto creará familias de productos en FS
Importa los cursos. Cada curso generará un producto en FS listo para facturar
Importa los roles para tener el mapeo de permisos
Importa los usuarios. Cada alumno generará un contacto y un cliente en FS
Si usas cohorts, impórtalas y sincroniza sus miembros A partir de este punto la sincronización automática mantiene todo actualizado. Los nuevos alumnos que se registren en Moodle se detectarán en la sincronización cada 6 horas, pero deberás importarlos manualmente si quieres mapearlos antes.

Escenario 2: Vender un curso y matricular automáticamente Situación: Un cliente llama para comprar el curso "Marketing Digital". Quieres que al cobrar la factura, el alumno se matricule solo en Moodle. Requisitos previos:

El curso "Marketing Digital" ya está importado y vinculado a un producto en FS
El contacto del cliente ya está mapeado con su usuario Moodle Pasos:
1. Crea una factura de venta al cliente
2. Añade el producto "Marketing Digital" como línea de la factura
3. Guarda la factura
4. Marca la factura como pagada
5. El EnrolmentWorker se activa automáticamente
6. El alumno queda matriculado en el curso en Moodle con rol de estudiante
7. En Gestión Moodle > Matrículas puedes verificar que la matrícula aparece como "matriculado" con la factura vinculada

Escenario 3: Gestionar el ciclo presupuesto - pedido - factura Situación: Un cliente pide presupuesto para 3 cursos. Quieres controlar todo el proceso hasta la matriculación. Pasos:

Crea un presupuesto con los 3 productos-curso
Al guardar, el PreEnrolmentWorker crea 3 matrículas en estado "pendiente"
En Gestión Moodle > Matrículas puedes ver las 3 pre-matrículas vinculadas al presupuesto
El cliente acepta. Convierte el presupuesto en pedido
Las pre-matrículas se actualizan con la referencia al pedido
Convierte el pedido en factura y márcala como pagada
Las 3 matrículas pasan a estado "matriculado" y el alumno tiene acceso a los 3 cursos Si el presupuesto se rechaza, las pre-matrículas quedan como pendientes y se pueden eliminar manualmente.

Escenario 4: Gestionar contenido de un curso sin entrar a Moodle Situación: El profesor te pide que ocultes el tema 5 de su curso, dupliques una tarea y muevas un recurso a otra sección. No quieres entrar a Moodle. Pasos:

Accede a Gestión Moodle > Cursos Moodle y abre el curso
En la pestaña de contenido verás todas las secciones y actividades en tiempo real
Para ocultar el tema 5: localízalo y haz clic en el botón de ocultar
Para duplicar la tarea: localízala y haz clic en duplicar
Para mover el recurso: selecciónalo y elige la sección de destino
Todos los cambios se aplican en tiempo real en Moodle También puedes usar las acciones masivas: selecciona varios elementos y aplica la misma operación a todos de una vez (ocultar, mostrar, eliminar).

Escenario 5: Un alumno se da de baja Situación: Un alumno solicita la baja. Quieres suspender su acceso a todos los cursos pero conservar su historial. Opción A — Suspensión manual:

Accede a Gestión Moodle > Matrículas
Filtra por el contacto del alumno
Cambia el estado de cada matrícula activa a "suspendido"
El alumno pierde acceso a los cursos pero su progreso se conserva en Moodle Opción B — Eliminación del contacto:
Si eliminas el contacto en FacturaScripts, el ContactDeleteWorker se activa
Automáticamente suspende la cuenta del usuario en Moodle
Suspende todas sus matrículas activas
El usuario no se elimina de Moodle (protección de datos) En ambos casos, si el alumno vuelve, puedes reactivar las matrículas cambiando el estado a "matriculado".

Escenario 6: Conectar múltiples plataformas Moodle Situación: Tu empresa tiene 3 Moodles: uno para formación interna, otro para clientes y otro de staging para pruebas. Pasos:

Crea 3 instancias Moodle en FS, cada una con su URL y token
Asigna el entorno adecuado a cada una: producción, producción y staging
Al importar usuarios o cursos, selecciona siempre la instancia correspondiente
Los mapeos son independientes: un contacto puede estar mapeado con usuarios diferentes en cada instancia
Las matrículas y la automatización funcionan por separado para cada instancia
El health check monitorea las 3 simultáneamente

Escenario 7: Paquete de cursos con meta-matrículas Situación: Vendes un "Pack Diseño Gráfico" que incluye 4 cursos. Quieres que al matricular en el pack, el alumno acceda automáticamente a los 4. Pasos:

Crea en Moodle (o desde FS) un curso contenedor: "Pack Diseño Gráfico"
En FS, abre la ficha del curso Pack y configura meta-enlaces hacia los 4 cursos individuales
Vincula el producto "Pack Diseño Gráfico" con el curso contenedor
Cuando un cliente compre el pack y pague la factura:
- El EnrolmentWorker matricula al alumno en el curso contenedor
- Moodle propaga la matrícula automáticamente a los 4 cursos via meta-enlace
Si el alumno se desmatricula del pack, Moodle lo desmatricula también de los 4 cursos

Escenario 8: Duplicar un curso para una nueva edición Situación: El curso "Excel Avanzado - Edición Primavera 2025" ha terminado. Necesitas crear la edición de otoño con el mismo contenido pero vacía de alumnos. Pasos:

Accede a Gestión Moodle > Cursos Moodle y abre el curso original
Usa la acción "Duplicar Curso"
Introduce el nuevo nombre: "Excel Avanzado - Edición Otoño 2025"
El plugin llama a la API de Moodle que duplica todo el contenido (secciones, actividades, recursos)
Se crea automáticamente un nuevo mapeo de curso y un nuevo producto en FS
El nuevo curso está listo para matricular alumnos y vender

Preguntas frecuentes - ¿Qué pasa si Moodle está caído cuando se paga una factura? El EnrolmentWorker detectará el error de conexión y la matrícula quedará en estado pendiente. En la siguiente reconciliación diaria o mediante acción manual, podrá reintentarse.

- ¿Se eliminan usuarios de Moodle si los borro en FS? No. Por seguridad, el ContactDeleteWorker solo suspende cuentas y matrículas, nunca elimina usuarios de Moodle.

- ¿Puedo tener el mismo alumno en varias instancias Moodle? Sí. Un contacto de FS puede tener múltiples mapeos, uno por cada instancia.

- ¿Se sincronizan las fotos de perfil? No en la versión actual. Solo se sincronizan datos textuales (nombre, apellido, email, ciudad, país).

- ¿Qué pasa si modifico un usuario directamente en Moodle? Los cambios se detectarán en la sincronización incremental cada 6 horas y se actualizarán en FS. Si necesitas que se refleje antes, usa la sincronización manual.

- ¿Funciona con Moodle en modo de mantenimiento? No. Si una instancia está en mantenimiento, las llamadas API fallan. El health check detectará el estado y marcará la instancia como "mantenimiento" en FS.