• Instrucciones de uso HotelHostal

Instrucciones de uso HotelHostal

HotelHostal añade a FacturaScripts una operativa básica para hoteles pequeños y hostales: tipos de habitación, habitaciones físicas, huéspedes, reservas, panel de disponibilidad, folio interno y generación manual de factura desde una reserva.

1. Activación inicial

1. Activar el plugin HotelHostal desde el gestor de plugins de FacturaScripts.
2. Al actualizar/activar, el plugin crea las tablas necesarias y los catálogos iniciales.
3. También crea el producto técnico HOTEL-ESTANCIA, usado internamente para facturar noches de alojamiento. No debe eliminarse.

1. Menú principal

El plugin añade el menú Hotel.

Pantallas operativas:

• Hotel > Panel de reservas: vista de disponibilidad por habitaciones y fechas.
• Hotel > Reservas: gestión de reservas.
• Hotel > Habitaciones: gestión de habitaciones físicas.
• Hotel > Huéspedes: fichas de huéspedes.

Pantallas de configuración:

• Hotel > Configuración > Tipos de habitación.
• Hotel > Configuración > Estados de reserva.
• Hotel > Configuración > Canales de reserva.
• Hotel > Configuración > Estados operativos de habitación.
• Hotel > Configuración > Estados de limpieza de habitación.
• Administrador > Panel de control > HotelHostal: ajustes predeterminados del plugin.

1. Configuración recomendada antes de operar

Primero crear o revisar los catálogos:

• Tipos de habitación: define categoría, capacidad base, capacidad máxima y precio base por noche.
• Estados de reserva: controla si una reserva ocupa disponibilidad y si permite check-in o check-out.
• Canales de reserva: directo, teléfono, email, web, panel, etc.
• Estados operativos de habitación: disponible, bloqueada, fuera de servicio, etc.
• Estados de limpieza: limpia, sucia, revisada, etc.

Valores iniciales incluidos:

• Estados de reserva: pendiente, confirmada, checkin, checkout, cancelada, no_show.
• Canales: directo, telefono, email, web, panel.
• Estados operativos: disponible, bloqueada, fueradeservicio.
• Estados de limpieza: limpia, sucia, revisada.

1. Crear tipos de habitación

Ruta: Hotel > Configuración > Tipos de habitación.

Campos principales:

• Código tipo: identificador interno.
• Nombre: nombre visible, por ejemplo “Doble”, “Individual”, “Suite”.
• Capacidad base y Capacidad máxima.
• Precio base: precio por noche usado para la línea automática de estancia.
• Activo: indica si se puede usar.

Ejemplo:

• Código: DOBLE
• Nombre: Habitación doble
• Capacidad base: 2
• Capacidad máxima: 2
• Precio base: 60

1. Crear habitaciones

Ruta: Hotel > Habitaciones.

Campos principales:

• Habitación: código de habitación, por ejemplo 101.
• Nombre: nombre descriptivo, por ejemplo Habitación 101.
• Tipo de habitación: categoría comercial.
• Planta / zona: ubicación interna.
• Estado operativo: si permite reservar o no.
• Estado de limpieza: limpia, sucia, revisada.
• Activo.

Una habitación solo aparece como reservable si está activa y su estado operativo permite reservar.

1. Crear huéspedes

Ruta: Hotel > Huéspedes.

Campos principales:

• Cliente: enlace opcional con un cliente de FacturaScripts.
• Nombre y Apellidos.
• Tipo de documento: tomado del catálogo fiscal de FacturaScripts.
• Documento.
• Fecha de nacimiento, Teléfono, Email, Nacionalidad.
• Notas.

Importante: para poder crear una factura desde una reserva, el huésped titular debe estar vinculado a un Cliente.

La ficha de huésped admite adjuntos mediante la infraestructura nativa de archivos de FacturaScripts.

1. Crear reservas

Ruta: Hotel > Reservas o desde Hotel > Panel de reservas.

Campos principales:

• Localizador: si se deja vacío, el sistema genera uno automáticamente.
• Estado: pendiente, confirmada, check-in, checkout, etc.
• Canal: origen de la reserva.
• Huésped titular.
• Habitación.
• Fecha de entrada.
• Fecha de salida.
• Adultos y Niños.
• Notas internas.
• Notas recepción.

Reglas importantes:

• La fecha de salida debe ser posterior a la fecha de entrada.
• La fecha de salida no consume noche.
• No se permite solapar reservas activas en la misma habitación si el estado ocupa disponibilidad.
• Una reserva en estado checkin exige habitación asignada.
• Si la habitación tiene un estado operativo que no permite reservar, no se puede asignar a una reserva activa.
• Al guardar una reserva, se crea automáticamente un folio interno.
• También se sincroniza una línea técnica de estancia con noches, habitación y precio base del tipo de habitación.

1. Panel de reservas

Ruta: Hotel > Panel de reservas.

Uso:

• Selecciona una fecha de inicio.
• Define los días de vista, entre 1 y 31.
• Usa las flechas para moverte al periodo anterior o siguiente.
• Puedes alternar entre Mostrar todas y Solo con actividad.
• Las habitaciones libres muestran un botón para reservar.
• Las reservas existentes aparecen como celdas ocupadas con enlace a la reserva.
• Las habitaciones no reservables aparecen bloqueadas según su estado operativo.
• Las reservas activas sin habitación asignada aparecen en el bloque Reservas sin asignar.

Para crear una reserva desde el panel:

1. Pulsa una noche libre de una habitación.
2. Para una reserva de varias noches, selecciona inicio y fin dentro de la misma habitación.
3. Pulsa Reservar rango.
4. Se abre la ficha de reserva con habitación y fechas precargadas.
5. Completa huésped, estado, canal y guarda.

1. Huéspedes de una reserva

Dentro de una reserva hay una pestaña/listado de Huéspedes.

Uso:

• Añadir huéspedes asociados a la reserva.
• Marcar el huésped principal o titular.
• El huésped titular también se controla desde el campo Huésped titular de la reserva.
• Al guardar, el plugin sincroniza la relación del titular con la lista de huéspedes.

1. Folio de la reserva

Dentro de la reserva hay una pestaña Folio.

El folio contiene líneas económicas internas:

• Línea automática de estancia: generada por el plugin con referencia HOTEL-ESTANCIA.
• Líneas manuales: cargos, abonos o anticipos.
• Cada línea tiene fecha, tipo de línea, referencia opcional de producto, descripción, cantidad, precio unitario e importe.
• Si seleccionas una referencia de producto, el sistema puede tomar descripción y precio de la variante.
• El importe se calcula como cantidad x precio unitario.
• El folio recalcula total cargos, total abonos y saldo.

Tipos relevantes:

• cargo_manual: cargo manual.
• abono_manual: abono manual.
• anticipo: se trata como abono.
• cargo_alojamiento: línea automática de estancia.

1. Crear factura desde una reserva

En la ficha de reserva aparece el botón Crear factura si todavía no está facturada.

Requisitos:

• La reserva debe tener folio.
• La reserva debe tener huésped titular.
• El huésped titular debe estar vinculado a un cliente de FacturaScripts.
• El folio debe tener líneas facturables.

Comportamiento:

• Se crea una FacturaCliente.
• La factura incluye la línea de estancia calculada con noches y precio base.
• También incluye las líneas manuales del folio.
• Las líneas se crean sin impuesto en esta versión para mantener el total alineado con el saldo del folio.
• El folio queda marcado como facturado y guarda el idfactura.
• Desde ese momento, la reserva y sus líneas de folio quedan bloqueadas para evitar divergencias.
• Si la factura existe, el botón cambia a Ver factura.

1. Check-in y check-out

El cambio de estado se realiza editando el campo Estado de la reserva.

Reglas:

• Para pasar a checkin, la reserva debe tener habitación asignada.
• El estado anterior debe permitir check-in.
• Para pasar a checkout, el estado anterior debe permitir check-out.
• Al pasar a checkout, la habitación cambia automáticamente al estado de limpieza configurado como sucia.