Cómo escanear una factura o ticket de compra

Si tienes el PDF de una factura de compra, puedes copiarlo a FacturaScripts sin necesidad de introducir los datos manualmente. También puedes hacer lo mismo con imágenes o fotos de tickets, albaranes y pedidos. Ve al menú Compras → Facturas y pulsa el botón Escanear. El mismo botón está también en los listados de albaranes, pedidos y presupuestos de proveedor.

Aparecerá una ventana donde debes seleccionar el archivo (puedes seleccionar muchos archivos y escanear varias facturas a la vez).

Archivos soportados:

• PDF
• JPG
• PNG
• GIF
• WEBP

Cada archivo puede ocupar 20 MB como máximo. Si vas a escanear muchos documentos, envíalos en tandas de 20 archivos o menos: si seleccionas más, puede que no se envíe ninguno.

Una vez pulses el botón Aceptar comenzarán a procesarse los archivos.

🚨 ¿No aparece ninguna ventana al pulsar escanear?

Si no aparece una ventana al pulsar el botón Escanear, probablemente se debe a que tenías ese formulario personalizado antes de activar el plugin. Haz clic en el botón Opciones (arriba a la izquierda) y en Facturas. En la siguiente pantalla pulsa Eliminar (abajo a la izquierda) y, por último, pulsa el botón Volver (arriba a la izquierda).

🕵️‍♂️ Seleccionar proveedor

Una vez procesado el documento se seleccionará automáticamente el proveedor de dicha factura. Si es un proveedor que no se encuentra en la lista de proveedores (busca por CIF/NIF y por nombre), aparecerá la pantalla de nuevo proveedor, donde verás la información detectada: nombre, dirección, email, etc. Pulsa el botón Crear para guardar este nuevo proveedor. Si el proveedor sí que estaba en la lista pero la IA no lo ha detectado, puedes pulsar el botón Seleccionar otro y elegir el proveedor correcto.

📑 Guardar la factura

Una vez seleccionado el proveedor podrás ver la información completa de la factura: fecha, número, referencias, descripciones y precios.

Puedes modificar los datos si quieres; tienes la factura original justo debajo del formulario. Para terminar, pulsa el botón Guardar y selecciona Crear factura (también se puede guardar como albarán, pedido o presupuesto).

📎 Documento original

Además, el documento original queda vinculado a la factura y lo puedes ver en todo momento en la pestaña Archivos de la factura.

🔁 Reemplazar un documento que ya existe

Si ya tienes creada la factura, el albarán, el pedido o el presupuesto de compra y después consigues el documento original, no hace falta borrarlo y volver a empezar. Abre el documento, pulsa el botón Reemplazar, selecciona el archivo (PDF, JPG o PNG) y pulsa Aceptar. El documento se escaneará y, al guardar, su contenido sustituirá al que había.

• El botón solo aparece en documentos ya guardados y que se pueden editar.
• Las facturas pagadas no se pueden reemplazar.
• Si el escaneo no detecta la forma de pago o la fecha, se conservan las que ya tenía el documento.

⚠️ Errores al escanear

Cuando un escaneo falla, en su ficha aparece el aviso Error al procesar con el motivo y un botón Reintentar. Estos son los motivos más habituales:

• Ya existe un documento con ese número y ese CIF/NIF de proveedor (en la versión 3.93 y anteriores aparece como el código scan-duplicate-document). El plugin ha comprobado que ya tienes un documento del mismo tipo con el mismo número de proveedor y el mismo CIF/NIF, así que no lo crea para evitar un duplicado. No hace falta volver a escanearlo: busca el documento que ya tenías en el listado.
• El documento tardó demasiado en procesarse (código scan-timeout). Ha pasado más de una hora sin respuesta del servicio de escaneo. Pulsa Reintentar.
• Archivo demasiado grande. El archivo supera los 20 MB. Reduce su tamaño o divídelo.
• Archivo no soportado. El archivo no es PDF, JPG, PNG, GIF ni WEBP.
• Ningún documento enviado. Has seleccionado demasiados archivos a la vez. Envíalos en tandas de 20 o menos.
• No tienes un token para poder escanear documentos. Registra la instalación desde el menú Administrador → Actualizador → Registrar y vincula el plugin con la instalación registrada.

🔒 ¿Qué datos se envían a la IA?

Para leer el documento, el plugin lo envía al servicio de escaneo de ai.factura.city, que a su vez lo procesa con los modelos de IA de Anthropic (Claude), Google (Gemini) y OpenAI y se queda con el mejor resultado. En concreto, se envía:

• El documento a escanear (PDF o imagen), junto con su nombre y tamaño.
• Los datos de tu empresa: nombre, CIF/NIF, dirección, código postal, ciudad, provincia y país. Sirven para que la IA distinga tu empresa (el comprador) del proveedor que emite la factura.
• Un identificador de tu instalación, para asociar el escaneo a tu cuenta.

El documento y los datos de tu empresa llegan también a los proveedores de IA. El identificador de tu instalación y el nombre del archivo se quedan en ai.factura.city.

Cuando creas la factura (o el albarán, pedido o presupuesto) a partir del escaneo, se envía también una confirmación con el tipo de documento creado y su identificador, para mejorar la calidad del servicio. Esa confirmación no incluye el contenido del documento.

¿Cuánto tiempo se guarda? El archivo se borra automáticamente de ai.factura.city en cuanto termina el escaneo (como mucho, una hora después de enviarlo). El resultado del escaneo, con los datos extraídos, se conserva 48 horas para que FacturaScripts pueda recogerlo, y después se elimina.

No se envía ningún otro dato de tu FacturaScripts: ni tu lista de proveedores o clientes, ni otras facturas, ni datos de usuarios. La búsqueda del proveedor se hace en tu propia instalación.