AIScanConnect: conecta, automatiza y acelera el escaneo de facturas con IA en FacturaScripts

Gestionar facturas de proveedor no debería significar descargar archivos uno a uno, revisar correos, buscar PDFs, comprobar si una factura ya se había procesado, subirla manualmente, esperar al análisis y repetir el mismo proceso una y otra vez.

AIScanConnect nace precisamente para eliminar toda esa fricción.

Se trata de un add-on para AiScan que amplía su funcionamiento y lo convierte en el centro de un flujo de trabajo mucho más automatizado dentro de FacturaScripts. Su objetivo es sencillo: conectar la entrada de documentos con el escaneo mediante inteligencia artificial, organizar el trabajo pendiente y facilitar que una factura pase desde el correo o el archivo original hasta FacturaScripts con la mínima intervención posible.

AiScan sigue siendo el motor encargado de interpretar el documento. AIScanConnect se ocupa de todo lo que ocurre alrededor: recibirlo, almacenarlo, evitar duplicados, enviarlo a procesar, organizarlo, permitir su revisión y acompañarlo hasta el momento de crear la factura definitiva.

El resultado es una forma mucho más rápida y natural de trabajar con facturas de proveedor.

De recibir una factura a tenerla lista para revisar

Uno de los principales cambios que introduce AIScanConnect es que ya no es necesario pensar en el escaneo como una acción aislada.

Hasta ahora, el flujo habitual podía ser algo parecido a recibir una factura, descargar el PDF, localizar la opción de importación, subir el documento, iniciar el análisis y esperar al resultado.

AIScanConnect convierte todo ese proceso en un flujo continuo.

Una factura puede llegar directamente desde una cuenta de correo configurada mediante IMAP, entrar automáticamente en AIScanConnect, pasar por la cola de procesamiento, ser analizada por AiScan y terminar en una bandeja de revisión preparada para que el usuario compruebe los datos antes de importarla.

Sin descargar el archivo manualmente. Sin volver a subirlo. Sin tener que recordar qué documentos ya se habían procesado.

Y cuando prefieras trabajar de forma manual, el sistema también permite arrastrar o seleccionar varias facturas a la vez, enviándolas al mismo flujo de procesamiento.

Una bandeja única para organizar todo el trabajo

AIScanConnect incorpora una bandeja desde la que puedes ver qué documentos están pendientes, cuáles se están procesando y cuáles necesitan revisión.

Esto cambia bastante la experiencia cuando se trabaja con varias facturas.

En lugar de procesar un documento y empezar de nuevo con el siguiente, AIScanConnect permite crear una auténtica cola de trabajo.

Subes diez facturas, o llegan automáticamente desde el correo, y el sistema se ocupa de ir procesándolas en segundo plano. Tú puedes continuar trabajando en FacturaScripts y volver después a revisar los resultados.

Cuando terminas una factura y la importas, AIScanConnect puede llevarte directamente a la siguiente pendiente.

El objetivo es que la gestión diaria termine pareciéndose más a esto:

Abrir bandeja → revisar → validar → importar → siguiente factura.

Menos navegación, menos pasos repetitivos y mucha más continuidad.

Facturas directamente desde el correo

Una de las funciones más importantes de AIScanConnect es la posibilidad de conectar una o varias cuentas de correo IMAP.

Puedes utilizar una cuenta específica para proveedores, por ejemplo:

facturas@empresa.es

y hacer que AIScanConnect revise automáticamente el buzón una vez al día.

Cuando encuentra mensajes nuevos con documentos compatibles, analiza sus adjuntos, descarta elementos que no deberían tratarse como facturas y envía los documentos válidos a la cola de procesamiento.

El correo original permanece intacto.

AIScanConnect no necesita borrar mensajes, moverlos ni alterar la organización del buzón para poder trabajar con ellos.

También incorpora una función de recuperación histórica, útil cuando quieres comenzar a utilizar el plugin con una cuenta que ya contiene meses de facturas anteriores.

Puedes indicar, por ejemplo, que quieres revisar los últimos 120 días y AIScanConnect recorrerá ese periodo intentando recuperar únicamente los documentos que todavía no se hayan procesado.

Protección frente a documentos duplicados

Cuando empiezas a automatizar la recepción de facturas aparece inmediatamente una pregunta:

¿Qué ocurre si la misma factura llega dos veces?

Puede pasar fácilmente.

Un proveedor puede reenviar una factura. Puede existir el mismo PDF en dos correos. Un usuario puede subir manualmente un documento que ya había entrado desde IMAP.

AIScanConnect incorpora detección de duplicados basada en el contenido del archivo.

Cada documento se identifica mediante su SHA-256, lo que permite reconocer el mismo archivo aunque llegue por caminos diferentes.

Si un documento ya existe, AIScanConnect puede detectarlo antes de volver a procesarlo.

Esto no solo ayuda a mantener una bandeja limpia. También evita realizar llamadas innecesarias al proveedor de inteligencia artificial.

Un único archivo original durante todo el proceso

AIScanConnect también se ha diseñado para evitar algo bastante habitual en sistemas documentales: terminar con varias copias físicas de la misma factura.

El documento recibido por AIScanConnect se almacena utilizando el sistema de archivos adjuntos de FacturaScripts.

Cuando posteriormente se crea la factura de proveedor, el mismo archivo original puede quedar relacionado con la factura, sin necesidad de generar otra copia del PDF.

De esta forma, el documento que llegó desde el correo, el que revisaste dentro de AIScanConnect y el que finalmente puedes abrir desde la factura de proveedor es el mismo archivo físico.

Una factura. Un documento original.

La inteligencia artificial extrae. Tú mantienes el control.

Automatizar no significa importar facturas a ciegas.

AIScanConnect utiliza AiScan para interpretar el documento y extraer información como proveedor, NIF/CIF, número de factura, fecha, vencimiento, líneas, cantidades, precios, descuentos, impuestos, retenciones, forma de pago y totales.

Pero antes de crear la factura definitiva, los datos pasan por una pantalla de revisión.

Puedes ver el documento original junto a los datos detectados, modificar cualquier campo y corregir las líneas antes de continuar.

AIScanConnect realiza además comprobaciones antes de importar.

Si los importes no cuadran, el sistema no intenta inventar automáticamente una solución.

Te informa de qué está ocurriendo para que puedas revisar el documento y decidir cómo corregirlo.

Por ejemplo, algunos proveedores muestran los gastos de envío únicamente en la zona de totales y no como una línea normal de la factura. En una situación así, AIScanConnect puede detectar que las cifras no cuadran y mostrar la diferencia.

El usuario puede añadir manualmente los portes, corregir el subtotal y volver a validar.

La automatización acelera el trabajo, pero la decisión final sigue estando en manos de la persona que revisa la factura.

Aprovecha las facturas anteriores como contexto

AIScanConnect también puede aprovechar una de las capacidades más interesantes de AiScan: utilizar información de facturas anteriores del mismo proveedor como contexto adicional.

Esto resulta especialmente útil con proveedores recurrentes que utilizan siempre estructuras similares, referencias propias, descripciones particulares o formatos complejos.

Cuando existe una coincidencia clara de proveedor y está habilitada esta opción, AIScanConnect puede realizar un segundo análisis apoyándose en el histórico disponible.

La idea no es simplemente leer una factura de forma aislada, sino mejorar progresivamente el contexto disponible para determinados proveedores.

El proveedor correcto, mucho más cerca desde el principio

Una factura correctamente escaneada sigue necesitando relacionarse con el proveedor adecuado de FacturaScripts.

AIScanConnect utiliza los mecanismos de identificación disponibles para intentar localizar automáticamente el proveedor correspondiente.

Cuando encuentra una coincidencia suficientemente clara, por ejemplo mediante el NIF/CIF, puede dejar el proveedor ya seleccionado en la pantalla de revisión.

Esto elimina otro de esos pequeños pasos que, multiplicado por cientos de facturas al año, termina suponiendo bastante tiempo.

Pensado para trabajar con volumen

AIScanConnect no se limita a permitir subir un PDF.

El plugin incorpora una arquitectura de procesamiento mediante cola para que el trabajo pesado no tenga que realizarse dentro de la misma petición del navegador.

Puedes enviar varios documentos y continuar utilizando FacturaScripts mientras se procesan.

Cada documento pasa por diferentes estados y queda registrado para poder conocer qué ha ocurrido durante su procesamiento.

Entre las funciones que reúne actualmente AIScanConnect se encuentran:

• importación múltiple de documentos mediante arrastrar y soltar;
• recepción automática de facturas desde correo IMAP;
• recuperación histórica de mensajes;
• procesamiento mediante cola de trabajo;
• detección de documentos duplicados por SHA-256;
• revisión visual con documento original y datos extraídos;
• identificación automática del proveedor cuando existe una coincidencia clara;
• contexto histórico basado en facturas anteriores;
• edición manual de cabecera y líneas antes de importar;
• validación de importes antes de crear la factura;
• importación detallada o resumida;
• conservación del mismo archivo original después de importar;
• navegación automática entre facturas pendientes.

Todo gira alrededor de una misma idea: reducir la cantidad de trabajo mecánico que hay entre recibir una factura y tenerla correctamente registrada en FacturaScripts.

AiScan sigue siendo el motor

AIScanConnect no sustituye a AiScan.

Es importante entender esta relación.

AiScan es el motor de análisis mediante inteligencia artificial. AIScanConnect es la capa de conexión y automatización que construye el flujo de trabajo alrededor de ese motor.

Esto permite seguir utilizando los proveedores y modelos compatibles con AiScan mientras AIScanConnect se ocupa de organizar el proceso completo.

La configuración del proveedor de inteligencia artificial sigue realizándose desde AiScan. AIScanConnect utiliza esa configuración para procesar los documentos.

Así puedes continuar trabajando con OpenAI, Gemini, Mistral, xAI u otros servicios compatibles según las opciones disponibles en AiScan.

De una herramienta de escaneo a un flujo de trabajo automatizado

Ese es probablemente el cambio más importante que introduce AIScanConnect.

AiScan permite interpretar una factura con inteligencia artificial.

AIScanConnect convierte esa capacidad en un proceso:

Correo → documento → cola → IA → revisión → validación → FacturaScripts.

Y cuando el documento entra manualmente:

Arrastrar archivos → cola → IA → revisión → validación → FacturaScripts.

El usuario interviene donde aporta valor: revisando la información y confirmando que la factura es correcta.

El resto puede quedar automatizado.

Menos tiempo moviendo documentos. Más tiempo trabajando con la información.

Cuando una empresa procesa pocas facturas, descargar un PDF, subirlo y revisarlo puede parecer una tarea pequeña.

Cuando ese proceso se repite cada semana, cada mes y con distintos proveedores, esos minutos empiezan a acumularse.

AIScanConnect está pensado precisamente para reducir ese trabajo repetitivo.

No pretende eliminar el control humano.

Pretende eliminar gran parte del trabajo que ocurre antes de que ese control sea necesario.

Las facturas llegan. AIScanConnect las organiza. AiScan las interpreta. Tú las revisas. FacturaScripts las registra.

AIScanConnect convierte el escaneo mediante IA en un verdadero flujo de trabajo para FacturaScripts.

• Guia de instalación y configuración de AIScanConnect
• Cómo actualizar FacturaScripts y sus plugins
• Plan de desarrollo y sugerencias de FacturaScripts